Définition GED (Gestion Électronique de Documents)
Sommaire :
1. GED (Gestion électronique de documents) : définition
2. Sigles et acronymes du terme GED
3. Quel est le rôle d’une GED ?
4. Quelles sont les principales fonctionnalités d’une GED ?
C’est quoi une GED ?
La gestion électronique documentaire (GED) est aujourd’hui un outil incontournable pour la dématérialisation des documents, permettant aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs documents (papiers ou électroniques) et de les archiver au sein d’espace(s) sécurisé(s).
Ce type de logiciel GED permet de réduire les coûts de stockage, de traitement et de gestion des documents papiers.
Ainsi, les entreprises ont une meilleure visibilité de leurs données et peuvent accéder en temps réel à l’information depuis n’importe quel périphérique (smartphone, ordinateur ou tablette).
Avec l’automatisation des processus métiers et de circuits de validation (workflow), les gains de productivité pour les entreprises, sont significatifs. En fonction du type de document, la GED se décline et s’adapte aux attentes et enjeux des entreprises.
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Les différents types de GED
La GED manuelle vise à identifier les documents à archiver dans le système informatique (tri et scanne des documents).
Ensuite, la GED semi-automatique permet d’automatiser certaines tâches chronophages, notamment lorsqu’il s’agit de récupérer des données, de numériser des documents et/ou de les valider.
Enfin, la GED complètement automatisée permet d’accéder instantanément aux informations essentielles, en un même espace, sans avoir besoin de passer par un opérateur.
GED : définition
La GED : qu’est-ce ?
En définition : La gestion électronique documentaire (GED) est un système informatique de gestion de l’information qui permet de centraliser toutes les données d’une entreprise.
Cet outil permet de collaborer, collecter, archiver et sécuriser, l’ensemble des flux entrants et sortants, quelle que soit la source (contrats, courriers, factures, devis, bons de commande, bulletins de paie, feuilles de congé…).
Ce type de plateforme digitale permet de dématérialiser et d’archiver en temps réel l’ensemble des documents papiers au format électronique. Le logiciel GED peut être utilisé dans et par toutes les organisations : entreprises, institutions, administrations, services publics, etc.
Au-delà des dispositifs imposés par la loi, de plus en plus de structures décident de passer le cap de la GED, permettant ainsi de réduire les coûts de traitement liés au papier, d’améliorer significativement la productivité et d’avoir une meilleure réactivité face aux changements.
Le sigle GED
Le sigle GED est le terme le plus largement utilisé pour parler de la gestion électronique de documents, mais il existe d’autres acronymes :
• DMS (Document Management System) et EDM (Electronic Document Management) sont les équivalents en anglais de la GED.
• GEIDE (Gestion électronique d’information et de documents de l’entreprise), anciennement utilisé pour désigner la GED.-
• GEC (Gestion électronique des courriers) désigne la gestion électronique de contenu, principalement pour la gestion de courrier.
• ECM (Entreprise content management) est parfois employé comme synonyme de GED, mais à la différence de la GED, l’ECM englobe seulement le contenu de l’organisation (et non les documents d’entreprises).
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Comment fonctionne une GED ?
La mise en place d’une GED permet aux entreprises de disposer d’un système d’information consultable et accessible facilement en temps réel et sur n’importe quel périphérique (ordinateur, smartphone ou tablette).
Les administrateurs peuvent ainsi centraliser la gestion des documents tout en facilitant la recherche d’information et la communication interne.
Le rôle d’une GED est de pouvoir gérer toutes les données de l’entreprise (flux entrants et flux sortants), et de favoriser, grâce au partage sécurisé, la collaboration entre et avec les équipes, partenaires ou clients.
Les informations étant accessibles instantanément, cela permet d’informer les utilisateurs de toutes actions et avancés sur le projet (signature de contrat, mise à jour d’un document, formulaire électronique complété, etc.), et le cas échéant en cas d’erreur (budget dépassé, délai non respecté, erreur de saisie…) de pouvoir réagir rapidement.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’une GED ?
Les fonctionnalités d’une GED sont nombreuses et variées, afin de s’adapter aux attentes et enjeux des entreprises. Pour résumer, voici les fonctionnalités principales et incontournables d’une GED :
• Capturer les documents, qu’il soit au format papier ou numérique (à l’aide des technologies comme l’OCR, par exemple).
• Centraliser l’ensemble des documents de l’entreprise et ce quelle que soit la source ou le format, de manière sécurisée.
• Classer automatiquement des documents grâce à des règles de classement préalablement paramétrées
• Rechercher et accéder en temps réel à l’information et depuis n’importe quel périphérique (smartphone, ordinateur ou tablette)
• Automatiser vos processus de validation (workflow), par exemple, validation des notes de frais.
• Archiver et sécuriser en toute confidentialité l’ensemble de vos documents
• Organiser et partager en toute sécurité les données de l’entreprise, en attribuant des niveaux d’habilitation spécifiques aux utilisateurs
• Conserver durablement l’ensemble des documents de l’entreprise, au sein de coffre-fort numérique, et ce, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur
• Réduire l’empreinte carbone des entreprises en passant par la dématérialisation de documents.
Pour aller plus loin : Le fonctionnement d’une GED en 4 étapes clés
En savoir plus sur la solution GED Open Bee
Quel métier utilise la GED ?
Selon les métiers, la GED s’applique à des objets et processus différents. Exemples d’usages :
- La GED pour la comptabilité / Finance : capture et indexation des factures fournisseurs (OCR), rapprochement commande-réception-facture, archivage probatoire, réforme de la facture (Factur-X).
- La GED pour l’équipe Achats : gestion des contrats et fournisseurs, validation des demandes d’achat, traçabilité du cycle P2P.
- La GED pour le RH : dossier salarié, diffusion des bulletins dans l’ESC, signatures de documents RH, respect des durées de conservation.
- La GED pour le Commercial / Ventes : référentiel des offres et contrats signés, traçabilité des validations, articulation avec le CRM.
- La GED pour les banques et assurances : gestion des dossiers clients (KYC), archivage sécurisé des pièces justificatives, suivi des contrats et conformité réglementaire (Bâle III, LCB-FT, RGPD).
Quel secteur d’activité utilise la GED ?
En plus des métiers, la GED répond aussi à des besoins très spécifiques selon les secteurs. Quelques exemples concrets :
- La GED pour l’immobilier : centralisation des mandats, baux, états des lieux, suivi des transactions et gestion des archives légales.
- Le logiciel documentaire pour les notaires : conservation probatoire des actes, traçabilité des signatures, partage sécurisé avec les clients et institutions.
- La GED pour l’automobile et le transport : suivi des dossiers clients, conformité SIV, organisation des documents liés aux ventes, entretiens et garanties.
- La GED pour le BTP : circulation des plans, devis, factures et documents de chantier, coordination en temps réel entre architectes, ingénieurs et sous-traitants.
- La GED pour les mairies et collectivités : gestion des délibérations, arrêtés, courriers entrants, avec un archivage électronique conforme aux obligations légales.
Ces déclinaisons montrent que la GED peut être configurée aussi bien selon le métier que selon le secteur, pour concilier conformité, performance et gain de temps.
Quelles sont les nouvelles applications de la GED ?
Grâce à une GED modulaire, de nouveaux usages s’ouvrent à vous pour mieux structurer, automatiser et valoriser vos informations.
L’indexation et la Lecture Automatique de Documents (LAD)
La LAD dans la GED regroupe plusieurs technologies capables d’extraire automatiquement les informations contenues dans un document, qu’il soit structuré ou non :
- RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) : identifie le type de document (facture, devis, bon de commande…) en comparant sa mise en page à des modèles existants.
- OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : transforme les caractères imprimés en texte exploitable grâce à une bibliothèque de formes et un dictionnaire intégré.
- IRC (Reconnaissance Intelligente de Caractères) : apporte une couche supplémentaire d’intelligence pour améliorer la fiabilité de l’extraction.
Le Workflow (ou flux de travail)
Le workflow permet de modéliser et de gérer l’ensemble des tâches à accomplir dans un processus métier. Il décrit le circuit de validation : rôles des acteurs, délais, étapes de validation… Bref, un cadre précis qui assure le bon déroulement des opérations. Concrètement, il intervient après la phase d’acquisition des documents pour en orchestrer le traitement.
La Gestion des Connaissances (Knowledge Management – KM) avec une GED
La GED joue un rôle clé dans le KM car elle permet de :
- Centraliser les savoirs : tous les documents (procédures internes, rapports de R&D, présentations marketing, notes RH, études de marché…) sont regroupés dans un seul environnement.
- Organiser l’information : grâce aux métadonnées, aux index et aux plans de classement, les connaissances sont hiérarchisées et faciles à retrouver.
- Capitaliser l’expérience : au lieu que les informations restent dans les boîtes mails ou sur les disques durs des collaborateurs, elles sont stockées et sécurisées dans la GED.
- Partager facilement : la GED offre des fonctions de collaboration (commentaires, accès par profils, workflows de validation) qui permettent de diffuser le bon savoir, à la bonne personne, au bon moment.
- Préserver la mémoire de l’entreprise : même quand un collaborateur part, son expertise reste documentée et accessible.
La Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM)
L’ECM couvre tout le cycle de vie de l’information non structurée : documents, e-mails, vidéos, flux audio… Elle s’appuie sur des méthodes de recherche avancées (métadonnées, plans d’indexation hiérarchiques) et intègre souvent des fonctionnalités collaboratives pour faciliter le partage et l’exploitation de ces contenus.
La facturation électronique avec une GED
Obligatoire dès 2026, elle représente un cas d’usage central de la GED.
Compatible avec les ERP, certaines GED permettent de dématérialiser efficacement factures clients et fournisseurs. Des workflows spécifiques à la comptabilité peuvent être configurés pour gérer automatiquement ces flux et simplifier le traitement des factures.
En résumé, la GED fournit l’infrastructure qui rend les données exploitables et transmissibles à l’échelle de l’organisation.
