5 étapes pour envoyer des documents par email en toute sécurité
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5 étapes pour envoyer des documents par email en toute sécurité

Envoyer des documents sensibles par email peut comporter des risques de sécurité. Des mesures comme l’utilisation d’un outil de partage sécurisé ou la création d’espaces sécurisés avec contrôle d’accès sont essentielles, surtout pour protéger les informations confidentielles. Des politiques strictes et la formation des employés aux bonnes pratiques renforcent aussi la sécurité. Découvrez dans cet article 5 étapes clés pour envoyer vos documents sensibles par email en toute tranquillité.

envoyer un document sécurisé par mail

Au sommaire :
1. Choisir des outils de partage sécurisé
2. Créer des espaces sécurisés avec contrôle d’accès
3. Dématérialiser les documents pour une gestion efficace
4. Favoriser une collaboration sécurisée
5. Former les employés aux bonnes pratiques de sécurité

Choisir des outils de partage sécurisé

Lorsqu’il s’agit d’envoyer des documents par email, la sécurité ne doit pas être prise à la légère. Une étape fondamentale est d’opter pour des outils conçus pour la protection des données. L’utilisation d’une GED constitue un moyen efficace de contrôler et de sécuriser le partage d’informations.

Les GED modernes offrent une suite de fonctionnalités axées sur la sécurité qui vont au-delà de la simple organisation des fichiers. Elles assurent une gestion centralisée des documents, où l’accès peut être finement paramétré, et où les données sensibles sont cryptées et tracées. Au lieu de compter sur des dossiers dispersés et potentiellement non sécurisés, une GED offre un espace unifié et protégé où les documents sont non seulement stockés, mais aussi partagés de manière contrôlée.

Pour les professionnels manipulant des informations confidentielles, comme dans le secteur juridique, la GED n’est pas qu’un moyen de numérisation et de classement. C’est une solution complète qui permet de maintenir l’intégrité et la confidentialité des dossiers clients lors du partage par email, grâce à des protocoles de sécurité robustes et des options de partage sécurisé. En suivant cette première étape, les entreprises posent une base solide pour un partage de documents sécurisé.

ged signature électronique

Créer des espaces sécurisés avec contrôle d’accès

Mettre en place des droits d’accès personnalisés

Pour renforcer la sécurité des documents envoyés par email, il est important de mettre en place des droits d’accès personnalisés pour chaque document. Chaque utilisateur se voit attribuer des permissions spécifiques en fonction de son rôle et de ses besoins. Ainsi, vous pouvez définir précisément qui peut consulter, modifier, partager ou supprimer chaque document. Cette gestion fine des accès permet de compartimenter l’information et de limiter les risques de fuite ou d’utilisation malveillante. Il est également possible de créer des profils utilisateurs prédéfinis (administrateur, contributeur, lecteur) et les attribuer en quelques clics à vos collaborateurs.

Pour les documents plus sensibles, il est possible de restreindre l’accès à un nombre limité de personnes en créant des espaces sécurisés dédiés. Chaque action sur un document est tracée, vous permettant de garder un œil sur qui fait quoi.

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Garantir que seules les personnes autorisées accèdent aux documents

L’envoi de documents par email comporte toujours un risque, celui que le mauvais destinataire y ait accès. Une erreur de saisie dans l’adresse email ou un transfert non autorisé peut rapidement tourner au cauchemar. En utilisant une GED avec des espaces sécurisés et un contrôle d’accès strict, vous vous assurez que seules les personnes habilitées peuvent consulter et utiliser les documents.

Pour garantir un cloisonnement optimal de l’information, une GED vous permet de créer des espaces sécurisés protégés par mot de passe. Chaque espace est indépendant et accessible uniquement aux utilisateurs autorisés. Vous pouvez ainsi compartimenter les documents par service, par projet ou par niveau de confidentialité. La gestion des droits d’accès associée à ces espaces sécurisés vous donne une maîtrise totale sur la diffusion de l’information.

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Dématérialiser les documents pour une gestion efficace

Centraliser les documents dans un espace unique

La transition vers une gestion documentaire numérique est essentielle pour augmenter l’efficacité opérationnelle. La dématérialisation, en convertissant vos documents papier en format numérique et en rassemblant tous les fichiers numériques au sein d’une solution de GED, crée un hub central pour vos informations. Cela simplifie la recherche et la récupération de données spécifiques.

Dans une démarche de dématérialisation, il est crucial de choisir des outils qui permettent une numérisation aisée et une classification intuitive des documents selon divers critères tels que le type, la date, le client ou le projet. Un système de GED performant peut offrir ces fonctionnalités, automatisant l’importation et l’indexation des documents dans différents formats, des fichiers texte aux tableurs en passant par les PDF. Tout est alors accessible depuis un référentiel unique, ce qui améliore la traçabilité et la productivité.

Accéder aux informations en temps réel depuis tout appareil

L’un des principaux avantages de la dématérialisation est de pouvoir accéder à vos documents à tout moment et depuis n’importe où. Avec une GED hébergée dans le cloud comme le propose Open Bee, vous disposez d’un accès sécurisé à vos fichiers 24h/24 et 7j/7, que vous soyez au bureau, en télétravail ou en déplacement. Une simple connexion Internet suffit pour consulter et partager vos documents depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette.

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Favoriser une collaboration sécurisée

La GED est aussi un outil collaboratif. Ainsi, vos collaborateurs peuvent accéder, consulter ou co-éditer selon les droits que vous leur attribuez.

Chaque utilisateur accède ainsi à la version la plus à jour du document, évitant les confusions et les erreurs liées aux échanges de fichiers par email. Les éventuelles modifications sont enregistrées dans la GED et vous gardez un historique complet des versions. Avec la plateforme Open Bee, vous pouvez également définir des circuits de validation pour soumettre un document à approbation avant sa diffusion. Chaque étape du workflow est notifiée aux personnes concernées pour une collaboration fluide et traçable.

Chaque action (consultation, téléchargement, impression) est enregistrée et vous pouvez être notifié, si vous le souhaitez, de toute intervention sur un fichier. Vous savez ainsi qui a accédé à l’information et quand, ce qui renforce la traçabilité et la sécurité de vos échanges.

Cette transparence est particulièrement utile pour suivre l’avancement d’un projet ou d’un dossier client. Vous êtes alerté dès qu’un contrat est signé, qu’un bon de commande est validé ou qu’une facture est déposée. Les processus métiers sont ainsi accélérés et vous gagnez en réactivité.

Former les employés aux bonnes pratiques de sécurité

Établir des politiques strictes pour l’envoi de documents par email

la sécurité numérique lors de déplacement
copyright Open Bee – tous droits réservés

Si l’utilisation d’une GED renforce considérablement la sécurité de vos échanges, il est essentiel d’y associer des bonnes pratiques au niveau des employés. L’erreur humaine reste l’une des principales causes de fuite de données. Il est donc important d’établir des politiques claires et strictes pour encadrer l’envoi de documents par email au sein de votre entreprise.

Ces règles peuvent inclure l’interdiction d’envoyer des fichiers confidentiels non chiffrés, l’obligation d’utiliser des mots de passe forts pour protéger les documents sensibles ou encore la nécessité de vérifier attentivement les destinataires avant l’envoi d’un email. En formalisant ces bonnes pratiques et en les communiquant régulièrement aux équipes, vous créez une véritable culture de la sécurité qui responsabilise chaque collaborateur.

Assurer la confidentialité des données grâce à la certification ISO 27001

La protection des données confidentielles est un enjeu majeur pour les entreprises. Une fuite d’information sensible peut avoir des conséquences désastreuses en termes d’image et de compétitivité. C’est pourquoi il est primordial d’opter pour une solution certifiée ISO 27001, norme internationalement reconnue pour la sécurité de l’information. Cette certification atteste du haut niveau de sécurité et de confidentialité offert par la plateforme.

La GED Open Bee est certifiée ISO 27001, attestant ainsi de son haut niveau de sécurité pour la gestion et le partage d’informations sensibles.

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