La dématérialisation des documents
Sommaire
La dématérialisation des documents est un processus par lequel un document papier est converti en format électronique. Le procédé le plus courant consiste à numériser les documents via une imprimante multifonction ou un scanner, puis à les partager, les traiter, les valider ou encore les conserver au format numérique, le plus souvent PDF. Toutefois, la dématérialisation peut aussi consister en absence totale d’impression (et donc de papier) dans un flux de communication d’information. Quotidiennement mis en œuvre, ce processus s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des organisations.
Dématérialisation : définition
La dématérialisation en clair
La dématérialisation est une transformation des documents imprimés au format papier en version numérique. Elle permet d’assurer le stockage, le partage et le travail collaboratif de l’information. L’objectif principal est de fournir un environnement sûr pour le stockage et l’utilisation des documents. Ce procédé électronique s’applique à tout type de document, notamment les factures, les contrats, les notes de frais, les bulletins de salaire, les courriers, …
La numérisation et la dématérialisation sont deux processus similaires, qu’il convient de différencier.
En effet, la numérisation désigne le processus d’enregistrement d’un document sur un support électronique. La dématérialisation est une étape plus avancée de la numérisation. Ainsi, elle inclut la notion d’automatisation d’un processus de distribution, de classement ou d’archivage à vocation probatoire (dans un coffre-fort numérique par exemple).
Par conséquent, ces deux procédés digitaux peuvent être réalisés séparément ou combinés dans un processus métier global.
Les avantages de la dématérialisation
Les entreprises qui adoptent la dématérialisation bénéficient d’une série d’avantages concrets :
– Gain de temps : Réduction du temps passé à rechercher, classer et traiter des documents. Le traitement automatisé réduit les tâches répétitives.
– Réduction des coûts : Diminution des coûts d’impression, de stockage physique et de gestion manuelle.
– Amélioration de la sécurité : Les documents dématérialisés sont protégés contre la perte, les dommages physiques (incendie, inondation) et peuvent être cryptés pour éviter les accès non autorisés.
– Conformité légale : L’archivage électronique probatoire permet de répondre aux exigences légales et réglementaires (RGPD, obligations fiscales, etc, et notamment la réforme de la facturation en France qui arrive à grands pas).
– Collaboration facilitée : Les documents peuvent être partagés et validés rapidement en interne ou avec des partenaires externes.
De plus en plus d’entreprises ont recours à la dématérialisation pour simplifier leurs process métiers.
À cet effet, il est important de prendre en considération le point de départ du processus.
Soit l’information est d’origine papier. Dans ce cas, il conviendra de mettre en œuvre une opération de numérisation des documents via une imprimante multifonction (MFP) ou un scanner pour générer un (ou plusieurs) fichiers PDF qui seront ensuite gérés au format 100 % électronique.
Soit l’information est d’origine électronique. Les modalités de dématérialisation consisteront alors à s’affranchir totalement (ou partiellement*) de la génération de documents papier. Ainsi, l’ensemble du processus se réalisera exclusivement via le format numérique. Prenons l’exemple d’une communication de factures de vente à des clients ou des bulletins de paie à des collaborateurs générés par un ERP, une gestion commerciale ou un SIRH. Dans ces cas de figure, la dématérialisation consistera à communiquer ces documents électroniques au moyen de solutions logicielles adaptées à ces tiers. Les versions papier n’existeront pas.
*Une dématérialisation pourra être effectivement partielle, car à ce jour, la réglementation permet encore à des clients ou des salariés de recevoir un document au format papier.
La GED : un pilier au processus de dématérialisation
Quels types de documents peuvent être dématérialisés ?
La dématérialisation peut s’appliquer à tout type de document, qu’il s’agisse de documents administratifs, commerciaux ou juridiques. Quelques exemples :
- Factures : Passage à la facturation électronique, avec des solutions conformes aux exigences légales (comme la réforme de la facturation électronique en France).
- Bulletins de salaire : Transmission électronique via une plateforme sécurisée.
- Contrats : Signatures électroniques et archivage numérique sécurisé.
- Notes de frais : Saisie automatisée et traitement sans papier.
À savoir : la dématérialisation fiscale x la dématérialisation globale
La gestion électronique des documents et la dématérialisation
La mise en place d’une solution GED dans le cadre d’une démarche de dématérialisation permet de supporter l’ensemble des étapes nécessaires au traitement de l’information. Elle offre une approche structurée et cohérente pour la conversion des documents physiques en format numérique, assurant ainsi une gestion plus efficace et sécurisée des informations au sein de l’entreprise. En intégrant une solution GED, l’entreprise se dote des outils nécessaires pour simplifier et optimiser sa gestion documentaire.
À savoir :
- La capture et reconnaissance des informations à partir des supports numérisés
- Le classement automatisé dans une arborescence de dossiers structurés
- La communication de documents à des tiers et le traitement collaboratif (validation, coédition, …)
- La sécurisation du contenu
- L’archivage à vocation probatoire
