Pourquoi passer à la dématérialisation de documents ?

La gestion de contenu au format papier est à l’origine d’une énorme perte de temps et d’énergie. Un employé de bureau moyen passe environ 20 heures par semaine à s’occuper de la paperasse. C’est beaucoup de temps passé sur quelque chose qui pourrait être évité avec un peu de planification.
Opter pour la dématérialisation, permet de s’affranchir des tracas de l’impression de documents, de leur classement dans des dossiers ou des classeurs, et de leur archiver dans un endroit sûr, tout en libérant un espace qui pourrait être utilisé à d’autres fins.

Il est également plus facile de trouver ce dont on a besoin lorsqu’il est stocké sous forme numérique plutôt que physique : si un document important est stocké sur un ordinateur, dans une GED ou dans le Cloud, il suffit de quelques secondes pour le retrouver. Alors que s’il était classé dans un classeur ou dans une salle d’archive, il faudrait plusieurs minutes pour « mettre la main » dessus.

En passant au zéro papier, il est possible de réaliser des économies financières, et ce, de plusieurs façons. Tout d’abord, il est beaucoup moins coûteux de stocker des documents sous forme numérique que physique.

Ensuite, l’envoi de documents de type factures de vente ou bulletins de salaire est moins coûteux que l’envoi de courriers au format papier.

Également, la réduction des coûts d’impression, de photocopies associées à un partage digital de l’information permet de contribuer à réduire les frais opérationnels, de manière significative.

Dans le monde d’aujourd’hui, on attend des entreprises qu’elles maintiennent des niveaux élevés de sécurité et d’intégrité des données. L’un des moyens d’y parvenir est de passer au zéro papier, c’est-à-dire de stocker tous les documents de votre entreprise sous forme électronique plutôt que sur des documents physiques.

En effet, il est plus facile de protéger les données de votre entreprise si elles sont stockées dans un cloud sécurisé, un logiciel de GED intégrant des mécanismes d’authentification forte double facteur (2FA), de gestions fines des droits d’accès et des permissions et de cryptage des données en transit et au repos, que si elles se trouvent au sein d’armoires et de classeur qui peuvent être consultés librement, dérobés ou détruits lors de sinistres incendies ou inondation.

Selon l’Agence de la transition écologique (Ademe), le papier représente 75 % des déchets en entreprise. Le passage au zéro papier est également bénéfique pour l’environnement : au lieu de produire des tonnes de déchets de papier, vous pouvez réduire votre empreinte carbone et apporter votre contribution, lutter contre la déforestation, la consommation d’eau et la coupe d’arbres. Et ainsi contribuer à établir un plan d’actions en vue de répondre aux enjeux du développement durable.

Se passer de papier n’est pas seulement la bonne chose à faire, c’est aussi une nécessité. De nombreux secteurs d’activité doivent se conformer à des réglementations, des normes et des directives qui les obligent à s’affranchir du papier. Par exemple, depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises fournisseurs de l’Etat, d’une collectivité territoriale ou d’un établissement public, quelle que soit leur taille. Ces dernières doivent donc se connecter à la plateforme Chorus Pro pour déposer leurs factures et se faire régler.
De même, les institutions financières et prestataires de soins de santé doivent procéder à des opérations de dématérialisation.

De plus, à partir du premier juillet 2024, si vous êtes assujettis à la TVA et quelle que soit votre taille, vous devrez être en mesure d’accepter la réception de factures électroniques de la part de vos fournisseurs et de les intégrer dans votre système de gestion, de comptabilité ou de gestion commerciale.

Et, à partir de cette date, de manière progressive jusqu’en janvier 2026, en fonction de la taille de votre entreprise, vous devrez être capable d’émettre des factures électroniques dans un des formats rendus obligatoires par la réforme ; puis de les transmettre vers vos clients, non plus directement comme aujourd’hui, mais via soit la plateforme publique du MINEFI, soit via une plateforme privée agréée par ce ministère.