Dématérialisation des factures clients
Simplifiez et automatisez la distribution de factures à vos clients
Simple d’utilisation et conforme à la législation Française en vigueur, la dématérialisation des factures clients est une solution Open Bee qui vous permet de créer des espaces privatifs en ligne pour chacun de vos clients et de télédistribuer tous vos documents commerciaux tels que vos bons de commandes, bon de livraison, factures, …
La facturation clients n’a jamais été aussi simple
- Distribuez vos factures à vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP, …).
- Partagez vos documents au sein d’un Portail cloud sécurisé et personnalisé aux couleurs de votre entreprise.
- Automatisez la communication de vos factures à destination du secteur public via le connecteur Portail Chorus Pro intégré (Obligatoire depuis le 1er janvier 2020, pour toutes les entreprises).
- Soyez en conformité avec la réglementation Française en implémentant une signature électronique, un horodatage et une conservation de vos pièces au sein d’un composant coffre-fort numérique, certifié par l’AFNOR.
- Renforcez votre conformité à la Piste d’Audit Fiable (PAF) en conservant une trace chronologique et à vocation probatoire de tous les documents liés aux commandes clients, depuis le bon de commande à la preuve de paiement.
Accélérez le règlement de vos factures chez vos clients
- Améliorez votre visibilité en identifiant les clients qui ont (ou pas) téléchargé vos factures
- Communiquez automatiquement des relances aux clients qui n’ont pas consulté leurs factures
- Réduisez le nombre de litiges en animant un fil de discussion avec vos contacts
- Simplifiez la validation du bon à payer en associant dynamiquement l’ensemble des documents de la transaction commerciale (bons de commande et de livraison signés) à chaque facture
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Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café.
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1h30 gagnée par jour pour le traitement administratif des commandes
Grâce à Open Bee, nous avons pu réduire considérablement nos coûts d’impression et d’affranchissement ainsi que nos coûts de traitement administratif pour l’envoi des factures… En savoir plus
Laurianne Serin, Responsable Projets Relations Clients
Groupe Pilardière -
Mieux aborder la réforme de la facture
Le projet de dématérialisation des factures clients avait déjà été abordé dès 2020, notamment avec l’échéance de la réforme de la facture qui impose leur digitalisation dans un proche avenir…
En savoir plusStéphanie Bernier, Assistante de Direction
Groupe Bernier
Consultez notre documentation
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IndustrieCette société industrielle d’envergure internationale est spécialisée dans la vente d’appareils électroménagers. Son projet de transformation digitale est axé autour de la dématérialisation des factures et le portail de la relation clients.
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Deezer accélère et fiabilise le traitement de ses factures
EcommerceLa société Deezer souhaite réorganiser la gestion de ses factures fournisseurs, de la dématérialisation au classement des données comptables.
- Dématérialiser les factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
FAQ
Dématérialisation de factures clients
Comment émettre une facture électronique selon la réglementation ?
Pour émettre une facture électronique, l’entreprise doit, à partir de son logiciel comptable ou un ERP, créer une facture électronique avec les mentions obligatoires, en respectant la norme sémantique européenne EN 16931.
Il est possible d’intégrer le logiciel comptable à une solution de dématérialisation de factures clients pour l’automatisation et le classement des factures.
Quelles sont les fonctionnalités d’une solution de dématérialisation de factures clients ?
Ce type de solution permet aux entreprises de :
- Définir un cycle de vie de la facture, en suivant les statuts : dépôt, rejet, paiement ou encaissement.
- Transmettre la synthèse à la plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation.
- Suivre la traçabilité des transactions pour se conformer à la Piste d’Audit Fiable (PAF).
- Archiver les factures au sein d’un coffre-fort numérique pour respecter la durée légale de conservation de documents.
- Diffuser et relancer les clients qui n’ont pas retourné leurs factures, grâce aux circuits de validations.
Comment simplifier la gestion de facture clients ?
Pour simplifier la gestion des factures clients, les entreprises peuvent bénéficier des fonctionnalités proposées par le module Analytics. Le tableau de bord spécialement conçu pour les factures clients offre une vue concise des principaux indicateurs. Il est possible de surveiller de près les données liées aux factures dématérialisées. Cette surveillance permet d’identifier rapidement les clients qui n’ont pas téléchargé leurs dernières factures, ce qui permet ensuite d’initier des relances ciblées et dynamiques.
Quels formats de facture électronique sont conformes aux exigences légales ?
Avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation, les factures devront impérativement être émises dans l’un des trois formats suivants :
- UBL (Universal Business Language),
- CII (Cross Industry Invoice), qui sont des formats de factures sous forme de fichier XML,
- Factur-X, un format combinant un fichier PDF lisible par les utilisateurs et des données en XML intégrées.
Comment envoyer une facture vers la plateforme Chorus ?
Depuis la GED Open Bee, il est possible d’envoyer une facture vers la plateforme Chorus Pro en suivant trois étapes :
- Déposer les factures dans le cloud Open Bee.
- Renseigner le numéro de la facture et le nom du client.
- Valider et suivre le traitement de vos factures en temps réel.
Quels sont les coûts associés à une facture papier par rapport à une facture dématérialisée ?
Une facture papier coûte en moyenne 3.30 €, tandis que sa version électronique revient à seulement 0.80 €. Le gain engendré s’élève à 4.50 € par document, en prenant en compte les coûts de préparation, d’envoi, de rapprochement, d’archivage, ainsi que les opérations de suivi comme la gestion des relances, des litiges et de la trésorerie.
- Tableau des coûts générés : facture papier vs facture dématérialisée
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