Dématérialisation des factures clients

Pour émettre une facture électronique, l’entreprise doit, à partir de son logiciel comptable ou un ERP, créer une facture électronique avec les mentions obligatoires, en respectant la norme sémantique européenne EN 16931.

Il est possible d’intégrer le logiciel comptable à une solution de dématérialisation de factures clients pour l’automatisation et le classement des factures.

Dès 2026, les petites et moyennes entreprises (TPE/PME) en France devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique. L’obligation d’émettre des factures de manière électronique pour les TPE/PME sera effective à partir du 1er septembre 2027. Cette réforme vise à moderniser les transactions commerciales et exige que les entreprises se préparent à utiliser des plateformes conformes pour la gestion des factures numériques.

Les TPE doivent adopter un logiciel de facturation adapté pour répondre à l’obligation de recevoir et d’émettre des factures sous forme électronique d’ici 2026.

• Open Bee intègre le module PDP à toutes ses offres, sans surcoût.

Ce type de solution permet aux entreprises de :

• Définir un cycle de vie de la facture, en suivant les statuts : dépôt, rejet, paiement ou encaissement.
• Transmettre la synthèse à la plateforme de dématérialisation partenaire et le portail public de facturation.
• Suivre la traçabilité des transactions pour se conformer à la Piste d’Audit Fiable (PAF).
• Archiver les factures au sein d’un coffre-fort numérique pour respecter la durée légale de conservation de documents.
• Diffuser et relancer les clients qui n’ont pas retourné leurs factures, grâce aux circuits de validations.

Et avec la réforme 2026, ces fonctionnalités deviennent incontournables. La plateforme Open Bee inclut désormais, sans surcoût, un module PDP directement dans sa GED. Cela vous permet d’émettre vos factures clients en toute conformité, tout en bénéficiant d’un outil complet pour gérer l’ensemble de vos documents, relances et archivages — le tout dans une seule interface.

Pour simplifier la gestion des factures clients, les entreprises peuvent bénéficier des fonctionnalités proposées par le module Analytics. Le tableau de bord spécialement conçu pour les factures clients offre une vue concise des principaux indicateurs. Il est possible de surveiller de près les données liées aux factures dématérialisées. Cette surveillance permet d’identifier rapidement les clients qui n’ont pas téléchargé leurs dernières factures, ce qui permet ensuite d’initier des relances ciblées et dynamiques.

Avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation, les factures devront impérativement être émises dans l’un des trois formats suivants :

• UBL (Universal Business Language),
• CII (Cross Industry Invoice), qui sont des formats de factures sous forme de fichier XML,
• Factur-X, le format hybride : un format combinant un fichier PDF lisible par les utilisateurs et des données en XML intégrées.

Depuis la GED Open Bee, il est possible d’envoyer une facture vers la plateforme Chorus Pro en suivant trois étapes :

• Déposer les factures dans le cloud Open Bee.
• Renseigner le numéro de la facture et le nom du client.
• Valider et suivre le traitement de vos factures en temps réel.

Une facture papier coûte en moyenne 3.30 €, tandis que sa version électronique revient à seulement 0.80 €. Le gain engendré s’élève à 4.50 € par document, en prenant en compte les coûts de préparation, d’envoi, de rapprochement, d’archivage, ainsi que les opérations de suivi comme la gestion des relances, des litiges et de la trésorerie.

• Tableau des coûts générés : facture papier vs facture dématérialisée

Avec des délais de conservation qui varient selon la nature des documents et les exigences législatives, il est capital de comprendre les nuances et les implications de ces règles.

Qu’il s’agisse des notes de frais, des factures, des bulletins de paie, chaque catégorie de document est soumise à des règles de conservation spécifiques, dictées par la législation et les bonnes pratiques en vigueur, en allant de 5 ans à 50 ans.

• Article : La durée légale de conservation des documents d’entreprise

Open Bee offre bien plus qu’un simple outil de transmission pour vos factures sortantes. Notre solution GED-PDP vous permet d’émettre des factures électroniques conformes à la réforme 2026, tout en profitant de fonctionnalités avancées : suivi en temps réel du statut des factures (dépôt, rejet, encaissement), transmission automatisée vers le portail Chorus ou les PDP partenaires, archivage à valeur probatoire, et tableaux de bord de pilotage.

Vous gérez ainsi l’intégralité de vos flux sortants dans un seul outil, en automatisant les envois, en facilitant les relances et en assurant la traçabilité. Un vrai gain de temps pour les services comptables et une meilleure visibilité sur la gestion client.

Et surtout, Open Bee centralise tous vos flux documentaires : factures clients, factures fournisseurs, documents RH, administratifs, notes de frais… dans un seul outil, avec un espace de stockage sécurisé et des tableaux de bord unifiés.

Un gain de temps considérable pour piloter votre activité, tout en assurant votre conformité.

• Comment choisir sa PDP pour la réforme de la facturation électronique ?