La Gestion Électronique du cycle de vie de vos documents
Identifiez les moments clés du cycle de vie
Les documents professionnels ont leur propre cycle de vie qui débute dès la production de l’information — que ce soit par la création, la réception ou la collecte de données.
Cette gestion documentaire, marquée par des étapes clés telles que l’utilisation, le partage, la révision, l’archivage, et enfin, l’élimination ou la conservation à long terme pour des raisons de conformité, est essentielle pour maintenir l’intégrité et l’accessibilité des informations cruciales au sein des entreprises.
Optimisez la gestion et la visibilité de vos documents
Découvrez les fonctionnalités de ce module de gestion des documents en leur donnant un Cycle de Vie.
Traçabilité complète du cycle de vie du document
Assurez-vous de ne jamais perdre le fil d’un document grâce à une visibilité complète sur son cycle de vie. De la création à l’archivage, chaque interaction est enregistrée, facilitant ainsi le suivi des modifications et l’audit des processus.
Collaboration documentaire optimisée
Les équipes peuvent s’impliquer activement à chaque étape du cycle de vie des documents, assurant une meilleure coordination et une prise de décision éclairée, tout en gardant un œil sur les versions et les contributions.
Optimisation de la gestion d’archives
Accélérez la recherche et la récupération de documents et répondez aux exigences de conformité sans effort. Le module automatise les pratiques d’archivage et réduit le risque d’erreur humaine, tout en assurant la préservation et la continuité de l’information pour l’avenir.
Des fonctionnalités du module cycle de vie des documents
- Paramétrer une règle de gestion de cycle de vie pour un ensemble de documents identifiés selon une règle de classement ou un dossier.
- Sélectionner la date d’activation de la règle et la durée de conservation du document.
- Choisir les personnes à notifier lorsque les documents sont expirés ainsi que la fréquence de notifications.
- Suivre les documents expirés et les traiter en les supprimant définitivement ou en les masquant.
Les processus de gestion documentaires
Optimisez l’espace de stockage en supprimant des documents expirés.
- Libérez de l’espace de stockage en supprimant les documents expirés.
- Optimisez les temps de recherche
- Améliorez la gestion des documents comptables (factures clients, fournisseurs) au-delà de la période de conservation légale.
- Assurez-vous que les utilisateurs de la solution ne consultent et ne diffusent pas du contenu périmé.
Améliorez votre conformité RGPD
- Répondez à l’obligation relative au RGPD pour vous assurer de la suppression automatique de documents personnels dans les délais impartis (exemple : pour respecter la durée de conservation des CV de 2 ans).
Les étapes du cycle de vie de documents
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FAQ cycle de vie des documents
Qu’est-ce que la théorie des trois âges des archives ?
La théorie des trois âges des archives est un concept en gestion documentaire qui identifie trois phases distinctes dans la vie des documents : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives. Chaque phase correspond à un stade différent d’activité et de traitement des documents.
- Les archives courantes, aussi appelées archives actives, sont des documents fréquemment utilisés pour les opérations quotidiennes d’une entreprise. Ils restent à proximité immédiate pour un accès facile par ceux qui les ont produits ou qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
- Les archives intermédiaires concernent les documents qui ne sont plus nécessaires au jour le jour, mais qui ont toujours une valeur probante ou légale. Bien qu’ils ne soient plus utilisés régulièrement, ces documents doivent être conservés de manière sécurisée jusqu’à ce qu’ils n’aient plus d’utilité administrative ou légale. (Comme dans le cas de l’archivage avec un coffre-fort numérique)
- Les documents deviennent des archives définitives ou historiques une fois qu’ils n’ont plus de valeur probante pour l’organisation, mais qu’ils sont conservés pour des valeurs patrimoniales, de recherche ou historiques. Ils sont souvent transférés à un service d’archives spécialisé où ils entament une « deuxième vie » et sont soumis à un cadre légal différent.
Comment le module ‘cycle de vie des documents’ peut-il m’aider à respecter la conformité légale ?
Le module aide les organisations à respecter les obligations légales en matière de conservation et de destruction des documents. Il permet de définir des politiques de rétention adaptées à chaque type de document et assure que les archives sont gérées de manière conforme à la réglementation et en respect au temps de conservation de documents.
Comment la dématérialisation des documents s’insère-t-elle dans la gestion du cycle de vie des documents ?
La dématérialisation est un processus clé dans la gestion moderne du cycle de vie des documents, faisant le pont entre la création originale et la conservation à long terme.
En convertissant les documents papier en formats numériques, nous habilitons les archives courantes à être gérées plus efficacement, transformant les interactions quotidiennes avec l’information.
Lorsque ces documents atteignent le stade intermédiaire, notre module de coffre-fort numérique sécurise leur valeur probatoire, assurant qu’ils restent intacts et vérifiables pour une utilisation administrative ou légale future.
Enfin, pour les archives définitives, la dématérialisation permet une préservation durable et accessible, en conformité avec les exigences réglementaires et fiscales. Notre approche assure que chaque étape, de la dématérialisation simple à la dématérialisation fiscale, est une transition sans heurts dans le cycle de vie documentaire, renforçant la traçabilité, l’authenticité et la conformité légale des documents tout au long de leur existence.
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