La plateforme digitale Open Bee

La Gestion Electronique de documents simplifiée

 

Logiciel GED recherche et developpement

Fluidifiez et accélérez la capture 

Découvrez les fonctionnalités de la dernière version du module de Gestion Electronique de Documents (GED) Open Bee et révolutionnez votre façon de travailler.

Plus de 14 ans d’expertise au service de vos documents

  •  Centralisez vos documents quel que soit leur format (PDF, Word, Excel, Image, vidéo, …) et leur origine (papier, Application métier, email, …) et classez-les de manière logique et structurée
  • Gérez vos utilisateurs selon plusieurs niveaux d’habilitation : Administrateur, Utilisateur Standard, Utilisateur externe (invité)
  • Retrouvez instantanément tout contenu grâce au moteur de recherche de type « Google »
  • Gérez les numéros de version de vos documents et assurez-vous de publier la dernière version à jour
  • Synchronisez vos fichiers entre votre poste informatique,  vos périphériques mobiles et la GED Open Bee
  • Partagez en quelques clics tout document avec vos contacts internes ou externes
  • Collaborez de manière sécurisée au sein de Digital Work Place
  • Conservez durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et normes en vigueur.
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Un collaborateur agile en vaut 3 !

  • Accédez à toute l’information de votre entreprise depuis un smartphone ou une tablette et ne soyez plus pris au dépourvu
  • Dopez les fonctionnalités de votre imprimante multifonction et éliminez le papier.
  • Paramétrez des dates de rappel pour vos documents importants (période d’essai, contrats et abonnements) et ne manquez plus une échéance
  • Soyez automatiquement notifié de la mise à jour de contenu (liste de prix, fonctionnalités, fiche client, ..)

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Questions Fréquentes
Gestion électronique de documents

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) ?

Les fonctionnalités d’une GED (solution de gestion électronique de documents) sont diversifiées et peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Parmi les fonctionnalités que les entreprises peuvent intégrer à leur GED, on retrouve notamment :

  • Centralisation des documents de l’entreprise, quelle que soit leur origine ou format.
  • Classification automatique des documents en utilisant des règles de classement préalablement configurées.
  • Recherche et accès en temps réel à l’information depuis n’importe quel appareil (smartphone, ordinateur, tablette).
  • Automatisation des processus de validation grâce à des workflows.
  • Archivage sécurisé et confidentiel de l’ensemble des documents.
  • Organisation et partage sécurisé des données de l’entreprise avec des niveaux d’autorisation spécifiques pour les utilisateurs.
  • Conservation à long terme des documents de l’entreprise dans un coffre-fort électronique, en conformité avec les cadres légaux et les normes en vigueur.

La plateforme GED Open Bee offre une solution de gestion électronique de documents complète et flexible. En plus de ses fonctionnalités de base, elle propose plusieurs modules qui permettent d’enrichir ses capacités et de répondre aux besoins spécifiques des entreprises.

Parmi les modules les plus couramment utilisés et qui peuvent être intégrés à la GED, on retrouve :

  • Formulaires électroniques : Facilitent la création, la distribution et la collecte de formulaires électroniques personnalisés, simplifiant ainsi la gestion des données.
  • Signature électronique : Permet l’accélération des processus de validation et de contractualisation en autorisant la signature électronique des documents.
  • Coffre-fort électronique : Assure la conservation sécurisée et conforme aux exigences légales des documents sensibles.
  • Espace de travail collaboratif : Favorise la collaboration en permettant un accès partagé et sécurisé aux documents, ainsi que des fonctionnalités de travail en équipe.
  • Circuits de validation de documents : Automatisent les flux de travail en intégrant des circuits de validation personnalisés pour une gestion efficace des approbations.

L’intégration de ces modules à la GED de base offre une solution complète pour la gestion électronique de documents, permettant ainsi une personnalisation selon les besoins particuliers des entreprises.

La dématérialisation des factures fournisseurs via la plateforme GED propose une automatisation intégrale du processus, de la capture initiale à la génération des écritures comptables dans votre ERP ou logiciel financier. La solution intègre un moteur d’intelligence artificielle performant qui est capable de traiter un volume important de factures, quelle que soit leur origine ou leur format, en extrayant de manière précise les informations essentielles et en vérifiant leur exactitude. En parallèle, elle permet d’accélérer les circuits de validation, garantissant ainsi une obtention plus rapide du bon à payer, la possibilité d’anticiper les escomptes et d’éviter les pénalités associées aux retards de paiement.

Il est à noter que cette démarche assure la conformité avec la réforme de la facture électronique prévue d’ici 2026 en France, mettant fin à l’utilisation du format papier dans les échanges inter-entreprises, tout en permettant de réaliser des économies substantielles.

La mise en place d’un projet de dématérialisation des documents comprend six étapes essentielles pour assurer une transition réussie vers une gestion dématérialisée des documents. Pour vous accompagner dans cette démarche, nos consultants GED vous proposent un guide étape par étape :

  • Identifier les problèmes liés à la gestion actuelle de vos documents : Il est crucial de comprendre les dysfonctionnements et les points d’amélioration de votre gestion documentaire actuelle. Cela implique une analyse approfondie des processus de gestion, des méthodes de stockage et de la circulation des documents au sein de votre entreprise.
  • Comprendre vos besoins réels en gestion documentaire : Une fois les problèmes identifiés, clarifiez vos besoins spécifiques en matière de gestion documentaire. Cela inclut la nature et la quantité de vos documents, votre environnement numérique actuel, la gestion des flux de documents et les services concernés.
  • …

Le guide étape par étape pour mettre en place un projet de dématérialisation des documents.