La Gestion Electronique de documents simplifiée

Les fonctionnalités d’une GED (solution de gestion électronique de documents) sont diversifiées et peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Parmi les fonctionnalités que les entreprises peuvent intégrer à leur GED, on retrouve notamment :

• Centralisation des documents de l’entreprise, quelle que soit leur origine ou format.
• Classification automatique des documents en utilisant des règles de classement préalablement configurées.
• Recherche et accès en temps réel à l’information depuis n’importe quel appareil (smartphone, ordinateur, tablette).
• Automatisation des processus de validation grâce à des workflows.
• Archivage sécurisé et confidentiel de l’ensemble des documents.
• Organisation et partage sécurisé des données de l’entreprise avec des niveaux d’autorisation spécifiques pour les utilisateurs.
• Conservation à long terme des documents de l’entreprise dans un coffre-fort électronique, en conformité avec les cadres légaux et les normes en vigueur.

Une GED permet de classer, organiser, et partager facilement les documents d’entreprise, tout en gérant les tâches associées. Les documents peuvent être organisés en dossiers et sous-dossiers, et le classement automatisé, par exemple pour les bulletins de paie, assure une gestion simplifiée.

Open Bee facilite aussi le suivi des tâches en envoyant des notifications et en affichant les documents en attente de validation, pour une gestion optimisée et fluide. Explorez l’ensemble des fonctionnalités pour une gestion documentaire avancée : traçabilité, automatisation, sécurité et même capture automatique des emails.

• Comment utiliser une GED ?

La version 7.0 de la GED Open Bee introduit notamment :

• Une interface utilisateur entièrement repensée pour une meilleure interaction.
• Une personnalisation améliorée de l’authentification avec possibilité d’ajouter textes, couleurs, images, ou fonds de couleur à l’univers de l’entreprise.
• Un nouveau tableau de bord qui et dispose de cinq sections distinctes : le header, le bandeau supérieur, un menu rétractable, des accès rapides, et l’innovation majeure, les widgets.

Plus d’efficacité grâce à un code optimisé en coulisses améliorant les performances de la plateforme.

La plateforme GED Open Bee offre une solution de gestion électronique de documents complète et flexible. En plus de ses fonctionnalités de base, elle propose plusieurs modules qui permettent d’enrichir ses capacités et de répondre aux besoins spécifiques des entreprises.

Parmi les modules les plus couramment utilisés et qui peuvent être intégrés à la GED, on retrouve :

• Formulaires électroniques : Facilitent la création, la distribution et la collecte de formulaires électroniques personnalisés, simplifiant ainsi la gestion des données.
• Signature électronique : Permet l’accélération des processus de validation et de contractualisation en autorisant la signature électronique des documents.
• Coffre-fort électronique : Assure la conservation sécurisée et conforme aux exigences légales des documents sensibles.
• Espace de travail collaboratif : Favorise la collaboration en permettant un accès partagé et sécurisé aux documents, ainsi que des fonctionnalités de travail en équipe.
• Circuits de validation de documents : Automatisent les flux de travail en intégrant des circuits de validation personnalisés pour une gestion efficace des approbations.

L’intégration de ces modules à la GED de base offre une solution complète pour la gestion électronique de documents, permettant ainsi une personnalisation selon les besoins particuliers des entreprises.

La dématérialisation des factures fournisseurs via la plateforme GED propose une automatisation intégrale du processus, de la capture initiale à la génération des écritures comptables dans votre ERP ou logiciel financier. La solution intègre un moteur d’intelligence artificielle performant qui est capable de traiter un volume important de factures, quelle que soit leur origine ou leur format, en extrayant de manière précise les informations essentielles et en vérifiant leur exactitude. En parallèle, elle permet d’accélérer les circuits de validation, garantissant ainsi une obtention plus rapide du bon à payer, la possibilité d’anticiper les escomptes et d’éviter les pénalités associées aux retards de paiement.

Il est à noter que cette démarche assure la conformité avec la réforme de la facture électronique prévue d’ici 2027 en France, mettant fin à l’utilisation du format papier dans les échanges inter-entreprises, tout en permettant de réaliser des économies substantielles.

• Calendrier complet de la réforme de la facturation en France

La mise en place d’un projet de dématérialisation des documents comprend sept étapes essentielles pour assurer une transition réussie vers une gestion dématérialisée des documents. Pour vous accompagner dans cette démarche, nos consultants GED vous proposent un guide étape par étape :

• Identifier les problèmes liés à la gestion actuelle de vos documents : Il est crucial de comprendre les dysfonctionnements et les points d’amélioration de votre gestion documentaire actuelle. Cela implique une analyse approfondie des processus de gestion, des méthodes de stockage et de la circulation des documents au sein de votre entreprise.
• Comprendre vos besoins réels en gestion documentaire : Une fois les problèmes identifiés, clarifiez vos besoins spécifiques en matière de gestion documentaire. Cela inclut la nature et la quantité de vos documents, votre environnement numérique actuel, la gestion des flux de documents et les services concernés.
• …

Le guide étape par étape pour mettre en place un projet de dématérialisation des documents.

La GED trouve son utilité dans divers secteurs d’activités confrontés à une gestion complexe des documents. Les mairies et collectivités, par exemple, optimisent leurs processus administratifs grâce à la GED dédiée aux mairies et collectivités, répondant ainsi aux normes de dématérialisation imposées. De même, le secteur médical, en traitant un volume croissant de données sensibles, profite d’une solution GED dédiée à la santé, respectant les normes et garantissant la sécurité des informations. Les professionnels du BTP, sont aussi amenés à collaborer avec de nombreux acteurs, impliquant un échange substantiel de documents et de données. Une solution GED BTP offre des réponses efficaces à ces contraintes administratives, notamment en termes de délais et de logistique.

De nombreux secteurs trouvent également une valeur ajoutée dans l’adoption d’une solution GED. Parmi eux, on peut citer notamment :

• La comptabilité, avec la GED compta, pour gérer les documents financiers.
• Les ressources humaines qui, en gérant les documents et dossiers RH, bénéficient d’une optimisation des processus avec la GED RH, d’une réduction des erreurs et d’une simplification de la conformité aux réglementations.

Pour aller plus loin : Qui a besoin d’une GED ?