Dématérialisation des formulaires
Sécurité des formulaires digitaux : digitalisez vos processus en toute confiance
Accélérez le traitement de vos données et gagnez en productivité grâce à la digitalisation de vos formulaires, tout en garantissant la sécurité des formulaires digitaux à chaque étape.
Avec la solution Open Bee, vous remplacez les formulaires papier par des versions électroniques sécurisées, accessibles depuis n’importe quel terminal (ordinateur, tablette, smartphone).
Chaque formulaire est hébergé en France, signé électroniquement si besoin, et intégré dans votre environnement documentaire, pour un suivi fiable, conforme et sans rupture dans vos processus métiers.
Convertissez vos formulaires papier au digital sécurisé
Transformez vos formulaires papier en formulaires digitaux sécurisés, facilement créés, diffusés et traités via la plateforme Open Bee.
- Créez vos formulaires de façon simple et rapide en mode glisser/déposer, via une interface de design intuitive
- Intégrez tous types de champs (liste, tableau, case à cocher, signature, …) et personnalisez vos modèles selon votre charte graphique
- Diffusez vos formulaires électroniques de façon instantanée à vos collaborateurs mobiles et sédentaires, pour une saisie simple et rapide
- Partagez le formulaire public sur votre site web, vos réseaux sociaux en toute simplicité avec un simple lien idéal pour les devis, enquêtes de satisfaction…
- Simplifiez la collecte d’information sur le terrain au travers d’une application mobile iOS, Android dédiée
- Facilitez l’approbation et le traitement des données capturées avec le déclenchement dynamique de circuits de validation
- Conservez de façon centralisée l’ensemble des réponses apportées aux formulaires électroniques et facilitez en l’analyse
Avec Open Bee, vous digitalisez vos formulaires tout en assurant la traçabilité, la conformité et la sécurité des données capturées.
Gagnez en réactivité grâce à des formulaires digitaux sécurisés
Libérez vos équipes des lourdeurs du papier avec une solution moderne, sécurisée et adaptée à tous les services de votre entreprise (Achat, RH, Qualité, Technique…).
- Digitalisez les processus métier en réduisant les coûts liés à l’impression, l’archivage et le traitement manuel,
- Collectez, traitez et analysez les données en temps réel, avec des formulaires structurés et intelligents,
- Bénéficiez d’une sécurité renforcée dans la gestion des formulaires digitaux : traçabilité des actions, stockage sécurisé, contrôle des accès,
- Offrez à vos collaborateurs une plus grande agilité, qu’ils soient au bureau ou en déplacement, avec une expérience fluide sur mobile ou tablette.
70% Réduction possible des coûts par le passage en mode dématérialisé
Voyez ce que notre solution peut faire pour vous
Valorisez les données de chaque service
Avec l’utilisation des formulaires électroniques
Les formulaires électroniques sécurisés permettent à chaque service de l’entreprise de gagner en efficacité, en fiabilité et en traçabilité :
- Finance : demandes d’engagement, bons de commande, notes de frais, …
- Ressources humaines : entretiens de recrutement, évaluations, demandes de congés, …
- Technique : PV d’installation, comptes rendus d’intervention, relevés…
- Qualité : fiches de contrôle, rapports inspection de sécurité, …
- Marketing : enquêtes de satisfaction, sondages, BAT, …
Intégrée à la puissance d’une plateforme digitale globale
Vos formulaires seront optimisés et exploités en l’intégrant à nos solutions GED dans un module de circuit de validation, de signature électronique associée, pour un suivi en temps réel avant de stockées vos documents avec l’archivage électronique.
Avec Open Bee, vos formulaires digitaux deviennent des outils puissants, connectés à vos processus métier, et garantissent à la fois productivité, collaboration et sécurité.
Consultez notre documentation
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- Dématérialiser les formulaires
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés du formulaires électroniques de leur création jusqu’à leur conservation en passant par la saisie
- Démo : Création d’un formulaire électronique
Cette vidéo vous présente notre solution permettant de créer de manière simple et rapide votre formulaire personnalisé
FAQ
Dématérialisation des formulaires
Pourquoi automatiser la gestion des formulaires ?
L’automatisation de la gestion des formulaires renforce la sécurité électronique des données, offre des réponses immédiates aux demandes, réduit la paperasse administrative, améliore l’accessibilité des formulaires à distance et facilite la transmission d’informations.
Comment les formulaires électroniques aident à améliorer la gestion de la qualité en entreprise ?
De nombreuses entreprises utilisent des systèmes de gestion électronique de documents (GED) pour faciliter la collecte, l’organisation et la diffusion de documents importants relatifs à la qualité. Les formulaires électroniques aident les équipes à simplifier la saisie et l’analyse de tout type de cas et de non-conformité. Grâce au workflow et à la bibliothèque des modèles de questionnaires et de rapports, les tâches de planifications et de suivi des audits, sont aussi facilités pour une gestion de qualité optimisée.
Comment le module formulaire électronique s’adapte à chaque secteur d’activité ?
Le module formulaire électronique d’Open Bee offre une flexibilité qui lui permet de s’adapter à chaque secteur d’activité de manière illimitée. En effet, le formulaire a plusieurs utilités au-delà de la simple collecte d’informations. Il peut être utilisé efficacement sous la forme d’une check-list pour vérifier la réalisation d’une succession d’actions. Dans n’importe quel secteur d’activité, le module peut être conçu pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise ou service. Que ce soit pour effectuer des inspections sur le terrain, gérer des demandes de services, suivre des processus de fabrication, ou encore pour collecter des données clients, le module formulaire électronique peut être adapté et personnalisé en fonction des objectifs de chaque entreprise.
Comment les formulaires électroniques sont gérés par la GED ?
Le module formulaire électronique offre une interface intuitive, permettant à tout utilisateur de créer et de personnaliser facilement ses formulaires, sans nécessiter de compétences techniques avancées. Une fois que les formulaires sont créés, les droits d’accès peuvent être définis pour contrôler les personnes qui peuvent consulter ou modifier ces formulaires. Les données collectées peuvent être exportées ou importées vers d’autres solutions.
La GED facilite ainsi le traitement des formulaires grâce à des fonctionnalités avancées de classement et de validation. Des règles de traitement automatisées peuvent être mises en place pour accélérer le flux de travail et garantir la conformité avec les politiques internes de l’entreprise.
Comment le service RH utilise les formulaires électroniques ?
Le service RH utilise les formulaires électroniques pour simplifier et automatiser les tâches liées au recrutement en collectant, stockant et gérant les informations des candidats de manière électronique, ce qui permet de réduire le temps et les efforts nécessaires. De plus, ces formulaires permettent d’analyser les compétences des candidats pour sélectionner les profils les plus adaptés. Ils sont également utilisés pour suivre les performances des employés, identifier les domaines d’amélioration et fournir des formations. En outre, les formulaires sont utiles pour gérer les demandes de congés, de formation et de télétravail, simplifiant ainsi la collecte d’informations nécessaires à leur validation et à leur suivi.
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