Pourquoi digitaliser les processus de votre service technique avec une GED ?
La gestion manuelle des documents techniques — dossiers clients, fiches d’intervention, manuels d’utilisation, rapports de maintenance, plans, devis, etc. — entraîne souvent une dispersion de l’information entre les services et les techniciens. Entre les documents envoyés par email, les formats papier difficiles à centraliser et les multiples sources d’information, les équipes se heurtent à des pertes de temps, des erreurs de suivi et une visibilité réduite sur les projets en cours.
Avec la GED Open Bee, vous centralisez, classez et sécurisez l’ensemble de vos documents techniques dans un espace unique et collaboratif. Les techniciens, managers et responsables qualité accèdent rapidement aux fichiers dont ils ont besoin, sur le terrain comme au bureau, et peuvent ainsi optimiser le partage de l’information, accélérer le traitement des demandes et améliorer la qualité du service client.
Point unique de partage et de gestion des documents techniques
Gagnez du temps en centralisant l’ensemble de vos documents techniques — plans, rapports d’intervention, dossiers clients, devis, manuels — au sein d’une plateforme GED unique. Grâce à son intégration avec vos outils métiers, ERP et GMAO, Open Bee vous permet de suivre facilement l’avancement des circuits de validation et d’améliorer la traçabilité des informations.
Collaboration renforcée entre techniciens, managers et services
Avec la GED Open Bee, vos équipes techniques, services clients et responsables qualité travaillent ensemble plus efficacement. La plateforme permet de partager et mettre à jour les documents techniques en temps réel, que ce soit entre services internes ou avec des partenaires et prestataires externes. Résultat : une collaboration optimisée, moins de doublons et des informations toujours à jour, même en mobilité.
Accélération des interventions et réduction des erreurs
En mettant en place une GED technique avec capture intelligente, vos techniciens accèdent immédiatement aux informations essentielles, même sur le terrain, depuis une tablette ou un smartphone. Les processus documentaires sont rationalisés, les risques d’erreurs manuelles sont réduits et la productivité des équipes est considérablement améliorée. Cette numérisation intelligente optimise aussi la recherche de données et facilite le suivi des interventions.
Une collaboration renforcée entre vos équipes
Classez vos documents en toute facilité
Centralisez en un point unique vos dossiers clients et toute l’information technique de votre entreprise : contrats, fiches d’interventions, PV de recette…
Classez dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers, chaque document échangé avec vos clients et collaborateurs.
Prémunissez-vous de la perte de documents et supprimez les copies papier.
Partage d’information simple entre les équipes sédentaires et terrain
Exploitez les dernières technologies comme les smartphones et tablettes en offrant à vos forces itinérantes un accès simple et rapide aux dernières versions des documents (manuels techniques, plans, rapports…).
Faites signer les fiches d’intervention et de maintenance directement depuis les périphériques mobiles.
Éliminez le papier dans les échanges avec vos clients !
Les meilleures technologies associées
Utilisez la vidéo pour la collaboration à distance
La technologie XE aR+ d’AMA, associée à la plateforme de stockage et de partage d’Open Bee offre un moyen de sécuriser et de certifier les contenus générés de différents flux vidéos. Ce qui représente une avancée significative dans la collaboration à distance.
Ainsi, chaque technicien qui devra capter des images vidéos sur le terrain que ce soit pour un chantier, pour une machine outil, des explorations d’appareils ou de bâtiments… Pourra les transmettre aux fournisseurs ou autres opérateurs qui souhaitent valider la version originale des images.
Optimisation de la satisfaction client
Notre outil de capture intelligent, associé à notre moteur de recherche performant, vous permet de retrouver en quelques secondes chaque dossier complet de vos clients.
Accélérez ainsi les processus de maintenance, d’intervention et de gestion des litiges.
Conserver une trace de l’ensemble des échanges et optimisez ainsi vos relations clients.
Notre offre logiciel adaptée à vos équipes techniques
Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de faire gagner en agilité vos collaborateurs mobiles et de déployer un intranet technique performant !
FAQ GED technique
Comment une GED améliore-t-elle la gestion des documents techniques ?
La GED Open Bee permet de centraliser, organiser et sécuriser tous vos documents techniques : dossiers clients, plans, rapports d’intervention, devis, manuels, etc. Grâce à la capture intelligente, les fichiers papier et numériques sont regroupés dans un espace unique accessible aux techniciens, responsables qualité et managers. Résultat : une meilleure traçabilité, moins d’erreurs et une réduction des délais d’intervention.
Est-il possible de scanner les documents techniques pour les intégrer automatiquement à la GED ?
Oui. La solution de capture intelligente Open Bee permet de scanner vos documents techniques (fiches d’intervention, rapports de maintenance, plans…) depuis votre multifonction connectée à Open Bee et d’en extraire automatiquement les données essentielles grâce à l’OCR. Chaque fichier est ensuite enrichi de métadonnées (nom du client, référence du produit, date d’intervention, etc.) pour simplifier les recherches et optimiser la gestion documentaire.
La GED peut-elle s’intégrer à une GMAO ou un ERP pour les services techniques ?
Absolument. La GED Open Bee s’interface avec vos systèmes existants tels que GMAO, ERP, CRM ou logiciels métiers. Cette intégration permet de lier automatiquement les documents aux interventions, projets et équipements concernés, et d’offrir aux techniciens un accès direct à l’information sur le terrain. Cela facilite la coordination entre services et optimise la gestion globale des opérations techniques.
Comment la GED améliore-t-elle la collaboration entre les équipes techniques et les autres services ?
La GED Open Bee offre un espace unique et sécurisé pour partager les documents entre techniciens, managers, services clients et responsables qualité. Les équipes peuvent accéder en temps réel aux plans, rapports et documents nécessaires, même en mobilité, depuis une tablette ou un smartphone. Cette collaboration optimisée réduit les délais de traitement et améliore la qualité de service auprès des clients.
La GED peut-elle aider à respecter les obligations réglementaires et qualité ?
Oui. La GED Open Bee garantit la traçabilité complète des documents techniques et facilite la conformité aux normes ISO, aux audits internes et aux exigences réglementaires du secteur. Les droits d’accès, l’historique des modifications et la conservation sécurisée des documents sont entièrement maîtrisés, réduisant ainsi les risques liés à la gestion papier.
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