Pourquoi digitaliser les process commerciaux avec une GED ?
La GED Open Bee agit comme un logiciel de gestion commerciale à part entière, conçu pour simplifier et fiabiliser vos processus de vente. Elle centralise tous vos documents — devis, contrats, bons de commande, factures, grilles tarifaires ou catalogues — dans un intranet sécurisé accessible à vos équipes commerciales et administratives.
Grâce à sa connexion avec votre logiciel Sage Gestion Commerciale, Open Bee automatise le classement et la mise à jour des documents associés à chaque client ou transaction. Vous disposez ainsi d’une gestion des contrats fluide, d’un suivi instantané des devis et bons de livraison, et d’un partage d’informations totalement sécurisé entre services.
En un mot, la GED Open Bee devient le pivot numérique de votre activité commerciale : un outil unique pour travailler plus vite, plus juste et plus efficacement.
Choisir entre une solution On-Premise et Cloud pour votre équipe commerciale
Bénéficiez de la flexibilité d’une plateforme qui s’adapte aux besoins de votre équipe commerciale. Que vous optiez pour une infrastructure On-Premise pour un contrôle total ou une solution Cloud pour une flexibilité accrue et un accès à distance.
Intégration fluide avec vos outils commerciaux
Maximisez l’efficacité de la gestion de vos documents commerciaux grâce à une intégration fluide avec vos outils existants. La GED Open Bee est entièrement interopérable avec de nombreux systèmes logiciels, permettant une synchronisation optimale des données.
Gestion simplifiée des entités multiples
Gérez facilement les flux de documents de plusieurs entités commerciales au sein d’une seule et même plateforme. La GED permet une organisation structurée pour chaque entité, assurant une gestion centralisée et efficace de toutes vos activités commerciales.
Centralisez en un point unique toute votre information commerciale
Classez dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers, tous les documents échangés avec vos clients et ce, quelle que soit leur origine (gestion commerciale, emails, documents Word, papier…).
Mettez en œuvre un intranet documentaire pour diffuser auprès de vos collaborateurs toute l’information marketing et commerciale.
Prémunissez-vous de l’obsolescence et de la perte de documents !
Profitez des innovations de la version 7 de la GED Open Bee, avec un nouveau tableau de bord et des widgets interactifs pour une gestion documentaire encore plus performante.
Faites gagner en agilité votre équipe commerciale
Renforcez la mobilité de vos commerciaux en leur offrant un accès rapide aux dossiers clients et à l’information commerciale, directement depuis leurs smartphones et tablettes.
Faites signer les bons de livraison et devis directement depuis vos périphériques mobiles et accélérez la gestion de vos commandes en éliminant le papier dans les transactions commerciales.
Enrichissez vos présentations clients via une application mobile moderne et intuitive !
Vous voulez vous faire rembourser vos déplacements en transmettant vos reçus et vos notes de frais directement au service comptabilité ? Cela dans un seul et même outil pour collaborer avec toutes les équipes.
Optimisez votre relation clients
Retrouvez, en quelques secondes, toute information et accélérez ainsi les processus de gestion des commandes, des livraisons et des litiges.
Conservez, sur plusieurs années, l’historique des échanges documentaires réalisés avec vos clients.
Donnez accès à vos clients, à l’ensemble des documents les concernant, grâce à un extranet sécurisé.
Les fonctionnalités clés de la GED pour le commerce
Notre GED dédiée au service commercial
Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de rendre votre service commercial plus agile.
Découvrez le logiciel Open Bee avec le catalogue 360°
Un outil indispensable pour les équipes commerciales et services de vente
Optimisez la gestion de vos documents commerciaux, contrats clients, devis, bons de commande ou de livraison grâce à une plateforme unique : le logiciel GED Open Bee™, conçu pour centraliser, sécuriser et accélérer l’ensemble de vos processus commerciaux.
Notre catalogue 360° vous présente en détail comment la GED soutient la performance des équipes de vente : gestion structurée de vos documents commerciaux, accès rapide à l’information client, diffusion automatisée des contrats et propositions, collaboration fluide avec les équipes ADV et marketing, workflows de validation internes, signature électronique intégrée, etc.
Vous y découvrirez également comment la plateforme se connecte à vos autres services — gestion commerciale, comptabilité, direction financière — pour garantir une circulation maîtrisée de l’information et renforcer l’efficacité de votre organisation commerciale.
Explorez une vision complète des fonctionnalités et cas d’usage dédiés aux équipes commerciales, et téléchargez le document pour comprendre comment Open Bee™ simplifie, accélère et sécurise l’ensemble de vos processus de vente.
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Le Groupe Pilardière améliore la gestion documentaire commerciale avec Open Bee
Laurianne Serin, Responsable Projets Relations Clients au sein du Groupe Pilardière, a opté pour Open Bee afin de moderniser et optimiser les processus commerciaux. La mise en place d’un intranet dédié permet désormais aux commerciaux d’accéder facilement à leurs documents à distance, facilitant ainsi la préparation de leurs rendez-vous.
Laurianne Serin, Responsable Projets Relations Clients
Groupe Pilardière
FAQ GED dédiée à l’équipe commerciale
Comment une GED améliore-t-elle la gestion des documents commerciaux ?
La GED Open Bee permet de centraliser, classer et sécuriser tous vos documents commerciaux : devis, bons de commande, factures, catalogues, tarifs, etc. Grâce à la capture et à la numérisation intelligente des documents, les fichiers papier et numériques sont regroupés dans un espace unique, accessible aux équipes commerciales, marketing et financières. Résultat : moins de perte d’informations, une meilleure traçabilité et une collaboration renforcée.
Peut-on automatiser les processus de devis, commandes et factures avec une GED ?
Oui. La GED Open Bee intègre des workflows d’automatisation qui accélèrent le traitement des documents commerciaux : validation des devis, signature électronique des contrats, génération automatique des bons de commande et suivi des factures. Cette automatisation réduit les délais de traitement et limite les risques d’erreurs humaines.
La GED peut-elle s’intégrer à mon CRM ou ERP pour la gestion des ventes ?
Absolument. La GED Open Bee s’interface facilement avec vos outils commerciaux existants, tels que Salesforce, HubSpot, Sage, Cegid, Divalto ou tout autre ERP/CRM. Cette intégration vous permet de lier directement les documents clients aux opportunités commerciales, de suivre les contrats en temps réel et de renforcer la coordination entre les équipes ventes et administration des ventes.
Comment la GED facilite-t-elle la collaboration entre les équipes commerciales ?
En regroupant tous les documents commerciaux dans un espace centralisé et sécurisé, la GED Open Bee offre aux équipes ventes, marketing et finance un accès instantané et contrôlé aux informations. Les commerciaux peuvent consulter les devis, partager les catalogues ou vérifier le statut d’une commande, où qu’ils soient, même en mobilité. Cette collaboration en temps réel accélère les prises de décision et améliore l’expérience client.
Est-il possible de scanner les documents commerciaux pour les intégrer à la GED ?
Oui. La solution de capture intelligente Open Bee permet de scanner vos documents commerciaux (contrats signés, bons de commande, justificatifs, etc.) directement depuis un bouton connecté à votre multifonction et d’en extraire automatiquement les informations essentielles grâce à l’OCR, les important dans la GED. Chaque fichier est enrichi de métadonnées (client, numéro de commande, date, montant, etc.), ce qui facilite la recherche rapide et le suivi des transactions.
Consultez notre documentation
- Dématérialisation des notes de frais
Cette fiche produit relative à la dématérialisation notes de frais facilite la gestion électronique des dépenses professionnelles
- Notre Brochure Corporate
Réinventez votre gestion documentaire avec les meilleures technologies associées à la plateforme digitale de gestion de contenus
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
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