La gestion documentaire pour le secrétariat et l’administration
Un service au cœur de la transformation digitale
Une fonction au cœur de la gestion de documents
Votre fonction devient de plus en plus polyvalente. Chaque jour, vous êtes amené à effectuer de diverses tâches qui nécessitent de manipuler un grand nombre de documents. Bien souvent au format papier, ce dernier complexifie votre travail et vous fait perdre du temps.
Découvrez comment la solution GED Open Bee™ permet d’optimiser le temps et sécuriser le partage de documents avec votre équipe !
Point unique de partage de l’information
Gagnez du temps et suivez l’avancement de votre circuit de validation. Avec le logiciel GED secrétariat, tous vos documents sont centralisés dans une seule plateforme digitale.
Collaboration renforcée entre vos équipes
Que vous travailliez sur un projet avec des collègues de différents services ou avec des clients, le système vous permet de partager et de mettre à jour des documents en temps réel.
Sécurité renforcée
avec le coffre-fort
Les fonctionnalités de sécurité avancées du coffre-fort électronique garantissent que seul le personnel autorisé peut afficher, modifier ou supprimer des documents.
Moins de saisies et de tâches répétitives
Classez, en quelques clics, tous vos documents au format électronique et ne dépensez plus d’énergie à gérer des archives papier avec le coffre-fort électronique.
Convertissez en moins de 10 secondes, un document papier de 40 pages au format MS Word, sans devoir le re-saisir et tout en respectant la mise en page du document original.
Quel que soit le format de vos courriers entrants, ne faites plus de photocopies : envoyez simplement un lien par email aux personnes concernées.
Gagnez du temps au quotidien
Recherchez et retrouvez en quelques secondes vos documents classés avec n’importe quel mot-clé de leur contenu, grâce à la technologie de reconnaissance de caractère (OCR).
Bénéficiez d’un suivi précis de l’ensemble de l’information échangée avec vos collègues de travail. Profitez d’un accès à l’ensemble de l’information depuis votre poste de travail et limitez ainsi les allers-retours entre les services.
Notre offre logiciel GED secrétariat
Découvrez comment les solutions Open Bee™ vous permettent d’accélérer et de faciliter la gestion de vos documents au quotidien.
Consultez notre documentation
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Dématérialiser les factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
À découvrir également
Comment gérer facilement tout le courrier entrant avec la GED ?
La solution de gestion électronique de documents permet de classer la réception du courrier entrant, mais aussi d’en faire la distribution automatiquement vers les équipes concernées. Tous les documents professionnels sont gérés (facture, bulletin de salaire, ticket de caisse)…
Comment traiter les fiches d’inscription ou les formulaires transmis aux collaborateurs ?
Idéal pour les TPE et les PME, le module formulaire électronique permet de transmettre toutes vos fiches ou formulaires administratifs avec un simple lien public. La collecte d’informations est simplifiée et le traitement automatisé.
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