Vilogia

Vilogia archive ses documents avec la GED Open Bee™

pour l’archivage de 8 000 documents dématérialisés.

Un besoin d’automatiser l’archivage

Afin de réduire considérablement la perte de temps liée au classement manuel et à la recherche d’informations dans ses archives papiers, Vilogia a décidé d’équiper son service documentation d’une solution de Gestion Electronique de Documents Open Bee™.

Le service documentation du groupe immobilier Vilogia (acteur national du logement), archivait manuellement 8 000 documents papiers : dossiers, articles de presse, publications, études, etc. Cela afin de répondre aux demandes d’informations de ses 1500 collaborateurs. Vilogia recherchait une solution capable de gérer électroniquement un volume important de documents, afin de libérer du temps au personnel concerné pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’économie de papier, une démarche de respect de l’environnement

Le fait de conserver des documents au format électronique, permet de réduire considérablement le nombre de photocopies et donc de réaliser des économies importantes en consommation de papier, tout en s’inscrivant durablement dans une démarche de respect de l’environnement.
Finalement les solutions de GED Open Bee™ permettent au service documentation d’être plus réactif et de satisfaire au mieux les collaborateurs de Vilogia.

Un accompagnement assuré par des partenaires certifiés

L’offre Open Bee™ est commercialisée par un réseau de partenaires certifiés, sous la forme de licences ou d’abonnements mensuels (SaaS). Elle permet d’apporter une solution concrète aux différentes problématiques de gestion documentaire des entreprises. Disponible immédiatement, Cette offre est une solution avec un retour sur investissement rapide.

Demandez un devis

  • 50% de temps économisé sur l'archivage d'un document
  • 8000 documents papiers dématérialisés
  • Chaque fichier est indexé et convertis au format PDF

Bénéficier d’un archivage plus rapide et d’une recherche intuitive

Une solution permettant de dématérialiser et d’indexer tous les formats de document

Pour réduire drastiquement la perte de temps liée à l’archivage manuel et la recherche d’informations dans ses archives papier, Vilogia a donc décidé d’équiper son service documentation de la solution de GED Open Bee™ Scan Portal.
Désormais, les 8 000 documents papiers sont dématérialisés, indexés et convertis au format PDF par la solution Open Bee™ Scan puis archivés, dans une arborescence de dossiers et de sous-dossiers structurée, dans le portail documentaire Open Bee™ Portal.
Ensuite, grâce au moteur de recherche intégré à la GED Open Bee™, il est possible pour tout collaborateur du service documentation de retrouver rapidement un document et de le mettre à disposition du demandeur, sans quitter son poste de travail.
Grâce à l’utilisation d’une solution automatisée de GED Open Bee™, Vilogia économise aujourd’hui 50% sur le temps précédemment passé pour l’archivage des documents papier et 80% sur la recherche et la communication des documents.

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