Carrosserie Pressoir

Des enjeux majeurs avec l’archivage des dossiers clients

La carrosserie Pressoir est une entreprise familiale du secteur automobile. Celle-ci fait partie du réseau national AD, elle voit passer entre 150 et 200 clients par mois, elle propose de la carrosserie, de la peinture, des réparations, du remplacement de pare-brise et suivant les assurances, des services à domicile.

Quelles étaient les problématiques documentaires ?

Quand un client se présentait en atelier, il fallait toujours lui demander sa carte grise ou son permis, par exemple si celui-ci voulait un véhicule de prêt. Il fallait donc faire des recherches associées à la personne, « tout rassembler ou refaire des photocopies encore et encore, c’était long, ça prenait du temps et de la place pour conserver tous ces papiers » nous déclare Virgine en charge du suivi client. Ensuite, poursuit-elle, il y a aussi les ‘gros dossiers’ avec les suivis d’experts où il est demandé de tout conserver, notamment les factures, les bons de livraisons.  Effectivement, en cas de problème, il est nécessaire de chercher dans les archives les documents certifiés pour valider l’achat de la pièce.

Comment l’entreprise utilise les solutions ?

Avec un accès simplifié à la gestion documentaire

Au quotidien, quand un client arrive vers la chargée d’accueil, il lui est demandé son nom ou s’il connait son numéro d’immatriculation de véhicule. La recherche est faite sur Open Bee portal et en quelques secondes, le dossier client complet est trouvé, avec tous les documents associés qui ont été scannés auparavant. La gestion documentaire est donc plus efficace.

En archivant les dossiers clients

Un des objectifs de l’administration est de pouvoir réimprimer des documents tels que cartes grises, permis de conduire, contrôle de géométrie si l’expert le demande ou alors un client. Nous utilisons Open Bee Portal pour archiver tous nos dossiers de ressources humaines, les classons par salarié avec leur dossier personnel : tout ce qui est fiche de paye, visite médicale, arrêt de travail, nous informe la responsable.

Quels sont les prochains challenges ?

Centraliser et dématérialiser les factures fournisseurs

Comme objectif futur, l’entreprise souhaite pouvoir dématérialiser les factures fournisseurs et bons de livraisons, pour pouvoir les centraliser facilement sur la plateforme digitale Open Bee.

• gain de place au sein des archives physiques
• Gain de temps dans le traitement des documents
• Classer automatiquement les fichiers et dossiers par thèmes

Quels ont été les bénéfices pour la carrosserie ?

• Gain de temps, la recherche est effectuée en quelques secondes.
• Gain de place, plus aucun papier conservé dans les tiroirs. 
• Automatisation et classement intelligent : les dossiers clients sont dématérialisés, et automatiquement classés par numéro d’immatriculation dans la solution logicielle Open Bee.
• Satisfaction client : les clients bénéficient d’un gain de temps dans le traitement de leurs dossiers, ils en sont satisfaits.