Le coffre-fort électronique, un must-have pour les services RH
A l’ère du tout numérique, où la dématérialisation des données et des documents devient la norme, les services RH n’échappent pas à la règle. Pour rester agile et compétitive, une organisation à tout intérêt à réussir sa transformation digitale. Encore lui faut-il choisir les bons outils. Le coffre-fort électronique (CFE) en est un décisif…
Coffre-fort électronique : quelles utilités pour les services RH ?
Sécuriser la communication des bulletins de salaire
Fini le tour des services en fin de mois pour distribuer les bulletins de paie à chaque salarié. En quelques clics, mettez-les à disposition de tous vos collaborateurs, dans leur coffre-fort numérique RH.
En effet, la législation permet aux services RH d’avoir recours à un système sécurisé pour archiver et consulter les documents électroniques tels que les fiches de paie et autres documents RH. Le coffre-fort électronique est un espace de stockage digitalisé à la fois personnel et sécurisé. Mais pas seulement. Il sert aussi et surtout à garantir la protection et la confidentialité des documents qu’il contient.
Les documents administratifs de vos collaborateurs, comme les bulletins de salaire, représentent des données personnelles particulièrement sensibles. Il est donc essentiel de veiller à leur assurer un niveau de sécurité maximal.
Le module Open Bee coffre-fort numérique vous garantit la protection, l’intégrité, la confidentialité des documents et assure la valeur juridique de vos documents numériques.
Le saviez-vous ?
Assurer la confidentialité de vos échanges
Au-delà de la relation employeur-collaborateur, le coffre-fort numérique au service RH s’avère être un outil particulièrement adapté à la conservation et à l’échange de données sensibles entre le service des ressources humaines et ses conseils.
- Lors de la constitution d’un dossier en vue d’une séance au prud’homme, le CFE permettra de rassembler des éléments et de les communiquer en toute confidentialité avec le cabinet d’avocat spécialisé en droit social.
En effet, il permet de garantir que les documents ne soient accessibles que par les personnes habilitées à avoir accès à l’information, ce qui est par exemple impossible si les documents sont stockés sur un serveur ou sur une solution GED traditionnelle, qui peuvent être accessibles par l’administrateur de la solution ou le prestataire informatique.
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Conserver vos archives papier
Par nature, un coffre-fort électronique est destiné à permettre la conservation des documents et garantir leur intégrité. Par intégrité, on sous-entend le fait que les documents ne soient pas modifiés pendant leur durée de conservation et que ce soit une copie fidèle du document original.
Les normes NF Z42 026 et NF Z42 020 associés aux lois du 13 mars 2000*, et du 5 décembre 2016**, permettent de définir un dispositif fiable de numérisation et de conservation des documents papiers au format électronique.
- Ces dernières offrent la possibilité de stocker l’ensemble de son patrimoine RH de manière plus sécurisé et de permettre un gain de place non négligeable. En effet, sous réserve de respecter les conditions imposées par ces deux normes, il est possible de détruire les originaux papiers si ceux-ci n’ont pas une importance capitale. En effet, au vu des jurisprudences, il est toutefois recommandé pour les contrats de travail qu’ils soient conservés au format papier.
Les avantages de mettre en place un coffre-fort numérique au service RH
- Respect du cadre réglementaire en vigueur, notamment pour la distribution électronique des bulletins de paies,
- Sécurisation des données et des échanges et maintien de la confidentialité,
- Garantie de l’intégrité des documents conservés,
- Archivage à vocation probatoire, garantissant une présomption de fiabilité à une copie numérique,
- Réduction du papier, grâce à la conservation numérique,
- Gain de temps dans la communication des documents confidentiels et dans leur archivage,
- Gain d’espace/de place grâce au stockage numérique,
- …
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*La loi du 13 mars 2000, précise qu’un document électronique à la même valeur juridique qu’un document papier, à condition que son auteur soit dûment identifié et que le document soit conservé dans les conditions de nature à en garantir son intégrité.
** La loi du 5 décembre 2016, précise que l’on peut détruire des documents originaux papiers sous réserve de constituer des copies numériques fiables qui seront conservées dans des conditions préservant leur intégrité.
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