Ressources Humaines : la solution GED
Un service au coeur de la transformation digitale
Pourquoi digitaliser vos processus RH ?
La dispersion, dans les différents services, des documents relatifs à vos salariés : contrats de travail, bulletins de paie, correspondances… ou à la stratégie RH (procédures, formulaires…), vous exposent à divers désagréments.
Optimisez la visibilité, le partage et le traitement de votre information liée à vos Ressources Humaines !
Une solution logicielle globale : GED RH
Centralisez en un point unique toute votre information RH
Classez dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers, tous les documents échangés avec vos salariés, et ce, quelle que soit leur origine : progiciel RH, emails, Word, papier…).
Mettez-en œuvre un portail documentaire RH pour diffuser auprès de vos collaborateurs toute votre information : bulletins de paie électroniques, règlement intérieur…
Prémunissez-vous de l’obsolescence et de la perte de documents !
Point unique de partage d’information RH
Centralisez toutes vos données RH en un seul endroit, facilitant le partage d’informations au sein de votre équipe.
Gain de productivité grâce aux recherches rapides
Améliorez la productivité grâce au classement intelligent, vous permettant de trouver les données RH essentielles en quelques secondes.
Réduction des délais de traitement
Rationalisez vos processus et réduisez les délais de traitement, pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et la prise de décision.
Accélérez la validation des documents RH
Intégration des documents RH
Intégrez vos demandes de congés et de remboursement de notes de frais dans un circuit de validation électronique : le workflow. Ainsi, assurez-vous de leur approbation dans les délais impartis.
Vue en temps réel du statut des documents
Pilotez votre activité RH en disposant d’une vue, en temps réel, de tous les documents en fonction de leur statut : en attente de traitement, validés ou refusés, lors du tableau de bord avec les widgets interactifs.
Éliminez les échanges de documents au format papier et gagnez du temps dans la communication avec vos collaborateurs, qu’ils soient sédentaires ou géographiquement dispersés.
Optimisez la distribution de vos bulletins de paie
Grâce à la solution de Dématérialisation de Bulletins de Paie Open Bee™, automatisez le traitement des bulletins de paie de vos collaborateurs.
De la capture à la conservation et à la distribution, Open Bee™ vous offre une solution complète et simple pour passer au bulletin de paie électronique, en respectant la législation en vigueur.
Témoignage de RH
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Tous les salariés reçoivent leurs bulletins de paie au format électronique
je suis Responsable Comptable et Ressources Humaines, les bulletins de paie étaient distribués physiquement en interne. Nous avons également fait le choix de la dématérialisation des bulletins de paie pour anticiper les obligations légales[…] Aujourd’hui c’est moi qui gère de A à Z les bulletins de paie. Je m’occupe donc de l’impression virtuelle depuis notre ERP RH et je valide ensuite la distribution. Une fois par mois, à la clôture de mes paies, je génère mon fichier, j’envoie les bulletins électroniques aux salariés via la solution Open Bee™.
Mylène GIAJ, Responsable Comptable & RH, Int Air Médical
Notre offre logiciel adapté aux Ressources Humaines
Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de rendre votre service RH plus agile.
Consultez notre documentation
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Dématérialiser les bulletins de paie
Cette fiche produit relative à la dématérialisation des documents RH s’inscrit dans une démarche de productivité et de réduction des coûts.
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- Dématérialiser les formulaires
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés du formulaires électroniques de leur création jusqu’à leur conservation en passant par la saisie
Questions et Réponses
GED Ressources Humaines
Onboarding, comment intégrer les nouveaux salariés avec une GED RH ?
La plateforme GED permettra d’automatiser la majorité des actions nécessaires à l’intégration des nouveaux talents lors de l’onboarding. Il faut distinguer la dématérialisation des procédures RH (grâce aux formulaires ou aux circuits de validation) et la dématérialisation des documents RH (numérisation et archivage).
Comment le coffre-fort numérique traite et sécurise les bulletins de salaire ?
Le coffre-fort RH sécurise les fiches de paie, notamment grâce à l’horodatage et le hachage des données. Le bulletin de salaire est ensuite déposé dans l’espace sécurisé du salarié. Puis, il envoie une notification au collaborateur.
Combien de temps doit-on archiver les documents RH ?
Les documents intégrés dans vos processus RH tels que les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite doivent être conservés pendant une durée de cinq ans minimum.
Comment optimiser la gestion documentaire RH avec une GED ?
La GED pour la gestion de ressources humaines offre une solution efficace à la gestion des documents RH. En centralisant, structurant et dématérialisant les dossiers papier, elle simplifie l’accès aux informations. Sa capacité à traiter tous types de documents, même non dématérialisés, en fait un outil polyvalent. De plus, elle propose des outils d’organisation des fichiers, de classement cohérent, et de création de modèles de dossier, accélérant ainsi les processus RH. En résumé, la GED améliore significativement la gestion documentaire du service RH.
Comment l’application mobile Sphère sécurise le partage d’informations pour les ressources humaines ?
L’application mobile Sphère offre aux professionnels des ressources humaines une solution simple et sécurisée pour le partage d’informations, améliorant ainsi l’efficacité et la confidentialité des processus RH.
Grâce à l’application mobile Sphère, les professionnels des ressources humaines peuvent partager les fiches de paie de manière sécurisée et transparente avec les collaborateurs, répondant ainsi aux recommandations en matière de sécurité de l’ordre national. Les fichiers de paie peuvent être facilement téléchargés, partagés et consultés à partir de l’application, permettant une communication fluide et une collaboration efficace entre les différents acteurs.
Quel type de formulaire électronique pour le service RH ?
- Entretiens de recrutement : Créez des formulaires électroniques pour collecter les informations des candidats, y compris leurs antécédents professionnels, leurs compétences, et leurs disponibilités. Facilitez ainsi la gestion des candidatures et des entretiens.
- Évaluations des performances : Concevez des formulaires électroniques pour recueillir les évaluations des employés, les objectifs atteints, les commentaires des superviseurs, et les plans de développement professionnel. Cela simplifie le processus d’évaluation et permet un suivi plus efficace de la performance.
- Demandes de congés : Mettez en place des formulaires électroniques pour que les employés puissent soumettre leurs demandes de congés en ligne. Cela permet un suivi automatisé des jours de congé disponibles et simplifie l’approbation des demandes.
- Formation et développement : Créez des formulaires électroniques pour enregistrer les demandes de formation et de développement professionnel des employés. Vous pouvez également utiliser ces formulaires pour évaluer l’efficacité des formations dispensées.
- Déclarations d’incidents : Établissez des formulaires électroniques pour signaler et documenter les incidents en milieu de travail, tels que les accidents, les harcèlements ou les conflits. Cela aide à assurer la conformité aux réglementations et à garantir la sécurité des employés.
- Modification des informations personnelles : Permettez aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles, telles que les coordonnées de contact, les bénéficiaires d’assurance, etc., grâce à des formulaires électroniques conviviaux.
- Départ et cessation d’emploi : Créez des formulaires électroniques pour traiter les formalités de départ des employés, y compris la remise de matériel, les retours d’équipement, et les formulaires de départ.
Comment la GED Open Bee se connecte avec d’autres outils RH ?
La GED Open Bee s’intègre de manière fluide avec d’autres outils RH grâce à l’utilisation d’API, facilitant ainsi la connectivité avec d’autres solutions du domaine. Un exemple de cette interopérabilité est la connexion entre Open Bee et Time RH, qui crée un écosystème complet renforçant la gestion des ressources humaines et la préservation sécurisée des documents.
Comment la GED peut-elle faciliter le suivi des échéances des contrats de travail avec les employés ?
La gestion de contrats est simplifiée dans la GED. Elle offre une visibilité claire sur les dates d’expiration, en vous alertant à l’approche des échéances contractuelles importantes, vous laissant le temps nécessaire pour préparer les évaluations de performance, discuter des renouvellements de contrat ou planifier les successions. Elle vous aide également à respecter les délais légaux pour les notifications de non-renouvellement, minimisant le risque d’erreurs coûteuses et assurant une gestion RH fluide et conforme aux réglementations en vigueur.
La GED contribue donc à un environnement de travail mieux organisé, où les responsabilités RH sont gérées de manière proactive, renforçant ainsi la confiance et la transparence entre l’entreprise et ses collaborateurs.
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