Onboarding : comment la GED aide à l’intégration d’un nouveau collaborateur ?
Face à des taux de turnover préoccupants et à l’impact considérable des premiers jours sur la rétention des employés, la digitalisation de l’onboarding apparaît comme une solution incontournable pour les RH. En effet, une intégration stratégique et efficace s’appuie aujourd’hui sur des outils digitaux, tel qu’une GED RH, pour offrir aux nouveaux arrivants une expérience fluide et engageante, essentielle pour pérenniser leur parcours dans l’entreprise. Dans cet article, nous explorerons comment la technologie transforme l’onboarding en un levier de performance et de fidélisation.
Au sommaire :
1. Qu’est-ce que l’onboarding en RH ?
2. Les bénéfices de l’onboarding pour l’entreprise
3. Les coûts d’un onboarding raté
4. Comment réussir à l’onboarding ?
Qu’est-ce que l’onboarding en RH ?
L’onboarding en RH renvoie à l’ensemble des démarches orchestrées par les ressources humaines pour accueillir et intégrer efficacement un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise.
C’est un processus clé qui débute dès la confirmation de l’embauche et se poursuit tout au long des premiers mois, voire de la première année du collaborateur dans l’organisation. Il inclut diverses étapes telles que la préparation de l’arrivée, l’accueil personnel, la formation initiale, la présentation à l’équipe et la mise en œuvre du parcours d’intégration. Ce processus vise à transmettre la culture d’entreprise, les valeurs, les attentes en matière de performance et à faciliter l’engagement et la productivité du nouvel employé.
Découvrez dans cette vidéo comment la technologie Open Bee aide les entreprises à réussir leur processus d’onboarding.
Les bénéfices d’une bonne intégration des nouveaux arrivants
L’onboarding est un pivot essentiel dans l’expérience d’un nouvel employé, et les enjeux qui y sont associés ne sauraient être sous-estimés. Des études révèlent que près de 20 % des nouvelles recrues considèrent quitter leur poste dans la première semaine, et que 4 % d’entre elles prennent cette décision dès le premier jour. Ces chiffres alarmants soulignent les carences possibles dans les pratiques d’onboarding traditionnelles, où l’accueil peut se révéler impersonnel, les formalités administratives accablantes et la mise à disposition de l’équipement et des ressources souvent tardifs.
Un onboarding mal orchestré peut engendrer un sentiment d’isolement et d’inadéquation chez le nouvel arrivant, impactant directement sa motivation et sa performance. Dans ce contexte, repenser l’intégration des employés n’est pas simplement souhaitable, mais devient une nécessité impérieuse, tenant compte tant de l’expérience humaine que des exigences opérationnelles et stratégiques de l’entreprise.
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Les coûts d’un onboarding raté
Le coût d’un onboarding raté va bien au-delà de la déception et du temps perdu – il a des répercussions financières directes sur l’entreprise. Selon une étude Mozart Consulting, la non-réussite de l’intégration d’un nouvel employé peut engendrer un coût variant entre 10 000 et 100 000 euros, en fonction de la nature du poste et du salaire du collaborateur.
Ce montant comprend non seulement les dépenses liées au recrutement, à la formation et au développement, mais aussi la perte de productivité et l’impact sur le moral des équipes. Ainsi, ces coûts s’accumulent lorsqu’on considère de recommencer le processus de recrutement, d’investir à nouveau dans le sourcing de candidats, dans les entretiens, ainsi que dans l’onboarding de remplacement, multipliant ainsi les dépenses pour l’entreprise.
Dans ce contexte financier critique, l’efficacité du processus d’intégration devient une préoccupation majeure pour les RH. Il ne suffit plus d’accueillir le nouvel employé ; il est vital de l’immerger rapidement et efficacement dans la culture et les opérations de l’entreprise. Cela nécessite une stratégie d’onboarding pensée, qui non seulement couvre les besoins de base, mais aussi prévoit des interactions significatives et un accompagnement personnalisé, maximisant ainsi les chances de rétention des talents et de succès à long terme.
Comment réussir à l’intégration d’un collaborateur ?
A travers l’onboarding digital, c’est dès le premier jour du nouvel arrivant que cela commence et s’articule autour de points de contact réfléchis et personnalisés. Le déploiement d’un kit d’informations numérique personnalisé joue ici un rôle prépondérant. En mettant à disposition tout le nécessaire via une interface accessible et conviviale, l’entreprise facilite considérablement les premiers pas du collaborateur. Ce kit peut inclure des documents essentiels, des vidéos de bienvenue, un guide de l’employé, une présentation des collègues et de l’environnement de travail, ainsi que des ressources pour la formation.
La personnalisation de ce kit permet non seulement de fournir toutes les informations pratiques de manière structurée, mais également de transmettre les valeurs et la culture d’entreprise, renforçant ainsi un sentiment d’appartenance dès le départ. De plus, en automatisant la distribution de ces informations essentielles, on assure une cohérence et une complétude qui seraient difficiles à garantir de manière manuelle.
La manière dont un nouveau collaborateur est accueilli et intégré se reflète directement dans sa perception de l’entreprise. Se sentir attendu, valorisé et soutenu dès le premier jour instaure un climat de confiance et d’engagement. Cette impression initiale est souvent déterminante pour la suite de son parcours au sein de l’organisation et peut s’avérer être un facteur clé dans la réduction des taux de départ précoces. En résumé, un bon onboarding digital est celui qui combine efficacité opérationnelle et attention personnalisée, plaçant ainsi les nouvelles recrues sur la trajectoire de la réussite.
Comment la GED Open Bee dématérialise l’onboarding RH ?
La solution GED d’Open Bee s’impose comme une solution idéale pour une dématérialisation complète des processus RH. Dès l’accueil d’un nouveau collaborateur, elle facilite et fluidifie l’ensemble des étapes de l’onboarding. La plateforme ne se limite pas à l’intégration initiale, elle est également un outil précieux tout au long du parcours du salarié au sein de l’entreprise, de la gestion quotidienne des tâches administratives à l’émission des bulletins de salaire, jusqu’à la finalisation du cycle par l’offboarding.
De plus, la connexion d’Open Bee à d’autres outils RH, crée un écosystème complet où la gestion des ressources humaines et la conservation sécurisée des documents se renforcent mutuellement.
Open Bee transforme ainsi chaque étape-clé en une expérience simplifiée et agréable, assurant une transition harmonieuse qui contribue tant à l’efficacité organisationnelle qu’à la satisfaction des employés. Sa capacité à encapsuler tout le cycle de vie professionnel dans un système unique fait d’elle un acteur majeur de la transformation digitale des ressources humaines.