Offboarding : Soigner le départ d’un salarié avec la GED Open Bee
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Offboarding : Soigner le départ d’un salarié avec la GED Open Bee

Lorsqu’il s’agit de l’expérience collaborateur, on a tendance à accorder plus d’importance à l’onboarding et aux programmes de fidélisation des salariés qu’à l’offboarding, c’est-à-dire l’accompagnement du salarié lors de son départ de l’entreprise. Pourtant, le processus de départ d’un salarié revêt une importance tout aussi significative que celui de son recrutement.

Une bonne gestion de cette phase est essentielle pour préserver l’image de l’entreprise et de la marque et maintenir une relation solide avec le salarié. De plus, il est de plus en plus courant de voir des salariés quitter une entreprise pour y revenir quelque temps plus tard, on les appelle « les salariés boomerang ». Dans cet article, nous vous expliquerons en détail comment mieux gérer le processus d’offboarding.

Qu’est-ce que l’offboarding en RH ?

L’offboarding désigne l’ensemble des actions mises en œuvre lorsqu’un salarié quitte l’entreprise. Il s’agit d’un processus structuré visant à faciliter la transition avec la potentielle nouvelle recrue et à s’assurer que toutes les parties concernées se séparent en bons termes. Quand un salarié quitte l’entreprise, cela comprend diverses étapes, de la notification du départ en passant par la transmission des connaissances jusqu’à la gestion des accès informatiques.

L’importance de l’offboarding

Pour l’entreprise et le salarié

Pour l’entreprise, soigner le départ d’un collaborateur permet de préserver son image et sa réputation. Un départ mal géré peut nuire à l’image de l’entreprise, voire générer un bouche-à-oreille négatif. De plus, le départ d’un salarié peut laisser un vide dans l’organisation et une transition maîtrisée permet de minimiser l’impact sur les autres collaborateurs. Les salariés boomerang sont la preuve qu’un processus de départ réussi peut fidéliser des talents sur le long terme.

Du côté du salarié, un offboarding bien mené contribue à préserver la relation avec l’entreprise. Un départ en bons termes peut ouvrir à de futures opportunités, comme des références professionnelles ou des recommandations. Ainsi, une expérience positive lors du départ contribue à maintenir une bonne réputation professionnelle.

Les avantages d’un offboarding réussi

Au-delà des avantages évoqués précédemment, la gestion efficace de l’offboarding a un impact significatif sur la marque employeur de l’entreprise. Le départ d’un salarié est susceptible d’avoir des répercussions dans les sphères professionnelles et personnelles. Les employés échangent non seulement entre eux au sein de leur milieu professionnel, mais également en dehors du cadre du travail, avec leur famille et leurs amis, qui à leur tour partagent ces informations avec leurs connaissances, et ainsi de suite. Ainsi, la réputation d’une entreprise peut être rapidement renforcée ou ternie.

Mettre en place un processus d’offboarding au sein de l’entreprise laisse au collaborateur une meilleure impression de son expérience au sein de celle-ci, et ce même lorsqu’il décide de la quitter. Il n’hésitera pas à parler positivement de l’entreprise et continuera – sans en avoir conscience – d’être un ambassadeur. Cette recommandation positive peut inciter de nouveaux talents à postuler et à rejoindre les rangs de l’entreprise. Par conséquent, un offboarding bien géré contribue à améliorer la réputation de l’entreprise, à attirer de nouveaux talents et à renforcer sa marque employeur.

Les étapes clés de l’offboarding

La gestion du départ d’un collaborateur comprend plusieurs étapes essentielles. Tout d’abord, il est important d’informer les parties concernées de ce départ, en respectant les délais et les obligations légales. Ensuite, il convient de planifier la transmission des connaissances et de mettre en place des dispositifs pour faciliter cette transition. Cela peut inclure des formations, des documents de référence et des échanges avec les collaborateurs concernés, voire même une passation avec le potentiel remplaçant du salarié en partance.

La gestion des accès informatiques et des outils professionnels est également une étape cruciale de l’offboarding. Il est important de vérifier et restreindre les droits d’accès, de récupérer le matériel mis à disposition et de s’assurer que toutes les informations confidentielles sont protégées.

Enfin, il est recommandé de prévoir un moment d’échange et de feedback entre le salarié et l’employeur. Cela permet de faire le point sur la collaboration passée, de recueillir les impressions du salarié et les éventuelles suggestions d’amélioration.

La GED Open Bee dématérialise l’offboarding RH

Pour un offboarding efficace et transparent

La plateforme Open Bee de Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution idéale pour la dématérialisation des processus RH, y compris l’offboarding. Grâce à la GED, les entreprises peuvent faciliter et automatiser la gestion des documents liés à cette étape souvent perçue comme négative.

Dans cette vidéo, nous vous présentons comment la GED Open Bee permet de centraliser et de stocker de manière sécurisée l’ensemble des documents nécessaires à l’offboarding. Les contrats de travail, les accords de confidentialité, les attestations de fin de contrat, les certificats de travail, et d’autres documents peuvent être numérisés et intégrés dans un seul espace sécurisé. Cela permet d’éviter la perte ou la manipulation incorrecte de documents physiques, permettant ainsi de faciliter leur consultation ultérieure si nécessaire.

Mon coach RH 2.0 – Offboarding : Soigner le départ d’un salarié

Dématérialisation des processus RH : les fonctionnalités clés

La solution GED Open Bee offre des fonctionnalités avancées de recherche et d’indexation. Les documents peuvent être classés et organisés de manière logique et des métadonnées peuvent être associées à chaque document pour une recherche rapide et efficace. Cela permet aux responsables RH de retrouver facilement les documents relatifs à un salarié, à une période donnée ou à un type de document en particulier.

De plus, la GED Open Bee facilite la collaboration et le partage d’informations entre les différents acteurs impliqués dans le processus l’offboarding. Les responsables RH peuvent accorder des autorisations d’accès spécifiques à chaque document, permettant ainsi aux parties concernées, telles que les managers, les membres de l’équipe ou les services juridiques, d’accéder aux informations pertinentes. Ainsi, la transmission des connaissances et la communication tout au long du processus de départ se font de manière fluide.

Enfin, la solution GED offre des fonctionnalités avancées en termes de sécurité et de conformité selon les réglementations en vigueur. Les documents sensibles peuvent être protégés par des mesures de sécurité telles que le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs et les contrôles d’accès stricts. La solution permet également de suivre et d’auditer toutes les actions effectuées sur les documents, assurant ainsi une traçabilité complète et une totale conformité avec les exigences légales pour la conservation des documents.

En conclusion, l’offboarding est un processus essentiel dans la gestion des ressources humaines. Il est crucial de le traiter avec soin, en respectant les obligations légales et en veillant à maintenir une bonne relation avec le salarié. Une bonne gestion de l’offboarding contribue à préserver l’image de l’entreprise, à fidéliser les talents actuels ou futurs et à faciliter la transition au sein des équipes.

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