10 raisons d’utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie
À l’ère du digital, la dématérialisation est devenue la normalité dans beaucoup d’entreprises. Gain de temps, meilleure gestion des données et maîtrise des coûts constituent les principales motivations à dématérialiser. Si la dématérialisation peut s’appliquer à toutes les tâches administratives de l’entreprise, elle allège grandement les Ressources Humaines lorsqu’il s’agit de la paie.
La dématérialisation du bulletin de paie modifie la voie de transmission des bulletins de salaire. Avec ce procédé, il n’est plus nécessaire d’envoyer les fiches de paie par courrier postal. C’est un moyen sécurisé et pratique de gérer les bulletins de paie. Quand une entreprise dématérialise la paie, elle peut, si elle le souhaite, utiliser un coffre-fort numérique. Mais qu’est-ce que le coffre-fort numérique ? Comment ça fonctionne ? À quoi sert un coffre-fort numérique ? Quels sont les avantages pour l’entreprise et les salariés ? On fait le point.
Coffre-fort numérique (CFN) : c’est quoi ?
Le coffre-fort numérique (ou CFN) est une solution de stockage dématérialisée des bulletins de salaire. Le coffre-fort digital est un espace sécurisé où l’entreprise peut mettre à disposition des salariés leurs bulletins de paie. Il suffit de mettre à la disposition des collaborateurs un identifiant d’accès et un mot de passe, pour qu’ils puissent récupérer leurs fiches de paie. L’accès d’un coffre-fort numérique vous permet de répondre à l’obligation légale de garantir l’intégrité et la disponibilité du bulletin de paie pendant une durée de 50 ans. Mais que peut-on faire exactement avec un coffre-fort digital ?
Stocker les documents au format digital présente 3 fonctions intéressantes pour le responsable RH :
- Premièrement, il vous permet d’importer les bulletins de salaire numériques de vos salariés en une seule fois et de manière sécurisée.
- Ensuite, cette solution de dématérialisation facilite la distribution des bulletins de paie grâce à un procédé automatisé reprenant les données des salariés.
- Enfin, la plateforme proposant le coffre-fort digital notifie automatiquement les salariés lorsque leur bulletin de paie électronique est disponible dans leur espace sécurisé.
Bien entendu, selon l’offre de coffre-fort numérique, plusieurs fonctionnalités complémentaires sont possibles.
Comment le coffre-fort numérique traite et sécurise les bulletins de salaire ?
Les Ressources Humaines préparent les bulletins et les réunissent en un seul fichier. Une fois cette étape finalisée, les RH déposent le fichier dans le coffre-fort numérique. Le CFN traite ensuite le fichier et découpe ce dernier automatiquement avant de sécuriser les fiches de paie (par l’horodatage, le hachage, etc). Enfin, il dépose chaque bulletin dans l’espace sécurisé de chacun des salariés. Pour finir, il adresse une notification aux collaborateurs pour leur signifier qu’ils peuvent aller consulter le document.
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Avantages du coffre-fort numérique : 10 bonnes raisons de l’adopter
Il existe de nombreuses raisons d’adopter le coffre-fort pour les bulletins de paie dans son entreprise. En effet, cette solution présente différents avantages que voici :
- Avantage numéro 1, le coffre-fort électronique vous fait gagner du temps.
- Ensuite, il simplifie le traitement des données.
- C’est une solution qui permet de centraliser en ligne les informations concernant les salariés
- Et, qui améliore les échanges entre les Ressources Humaines et les salariés.
- Aussi, le coffre-fort digital permet de diminuer les coûts de gestion de l’entreprise.
- Autre avantage, il limite le risque d’erreurs de distribution.
- Il facilite également les contrôles éventuels des administrations comme l’URSSAF.
- C’est un espace sécurisé qui permet de garantir la confidentialité des données.
- Les fiches de paie électroniques de salaires peuvent être consultés par les salariés pendant une durée d’au moins 50 ans, même quand ces derniers ont quitté l’entreprise.
- Et, pour finir, le coffre-fort électronique est une solution écologique puisque l’entreprise n’a plus besoin d’imprimer des grandes quantités de papier.
Dématérialisation de la paie et coffre-fort digital
La solution idéale pour les salariés
Comme expliqué précédemment, le coffre-fort électronique rh ne manque pas d’avantages. Si l’entreprise a de nombreuses bonnes raisons de l’adopter, les salariés aussi vont l’apprécier.
- Avec le coffre-fort digital, les salariés accèdent instantanément à leurs bulletins de paie dématérialisés. Ils n’ont plus besoin de se déplacer pour le récupérer et n’ont plus à se soucier d’un oubli ou un problème de distribution.
- Ils sont également rassurés, car le format dématérialisé leur offre un sentiment de sécurité plus important quant à la confidentialité de leurs données.
- Ils ont accès à leurs bulletins de paie sous forme électronique pour une très longue durée.
- S’ils le souhaitent, ils peuvent le télécharger au format PDF et l’imprimer en cas de besoin.
Pour conclure, on peut dire que le coffre-fort électronique est une solution utile tant pour les salariés que l’entreprise et son service RH. Conserver durablement ses documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, devient une priorité. La plateforme Open Bee et son coffre-fort numérique permettent de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, la sécurité, la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des documents à vocation probatoire qui y sont déposés.
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