10 raisons d’utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie
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10 raisons d’utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie

A l’ère du digital, la dématérialisation est devenue la normalité dans beaucoup d’entreprises. Gain de temps, meilleure gestion des données et maîtrise des coûts constituent les principales motivations à dématérialiser. Si la dématérialisation peut s’appliquer à toutes les tâches administratives de l’entreprise, elle allège grandement les Ressources Humaines lorsqu’il s’agit de la paie. 

coffre-fort electronique

La dématérialisation du bulletin de paie modifie la voie de transmission des bulletins de salaire. Avec ce procédé, il n’est plus nécessaire d’envoyer les fiches de paie par courrier postal. C’est un moyen sécurisé et pratique de gérer les bulletins de paie. Quand une entreprise dématérialise la paie, elle peut si elle le souhaite, utiliser un coffre-fort numérique. Mais qu’est-ce que le coffre-fort numérique ? Comment ça fonctionne ? Quels sont les avantages pour l’entreprise et les salariés ? On fait le point.

Coffre-fort numérique (CFN) : c’est quoi ?

Le coffre-fort numérique (ou CFN) est une solution de stockage dématérialisé des bulletins de salaire. Le coffre-fort digital est un espace en ligne sécurisé où l’entreprise peut mettre à disposition des salariés leurs bulletins de paie. Il suffit de mettre à la disposition des collaborateurs un identifiant d’accès et un mot de passe, pour qu’ils puissent récupérer leurs fiches de paie. L’accès d’un coffre-fort numérique est valable pour une durée minimale de 50 ans. Mais que peut-on faire exactement avec un coffre-fort digital ?

Le coffre-fort digital a 3 fonctions principales intéressantes pour le responsable RH :

Bien entendu, selon l’offre de coffre-fort numérique, plusieurs fonctionnalités complémentaires sont possibles.

Tout comprendre – Le coffre fort électronique

Comment le coffre-fort numérique traite et sécurise les bulletins de salaire ?

Les Ressources Humaines préparent les bulletins et les réunissent en un seul fichier. Une fois cette étape finalisée, les RH déposent le fichier dans le coffre-fort numérique. Le CFN traite ensuite le fichier et découpe ce dernier automatiquement avant de sécuriser les fiches de paie (par l’horodatage, le hachage, etc). Enfin, il dépose chaque bulletin dans l’espace sécurisé de chacun des salariés. Pour finir, il adresse une notification aux collaborateurs pour leur signifier qu’ils peuvent aller consulter le document.

Avantages du coffre-fort numérique : 10 bonnes raisons de l’adopter

Il existe de nombreuses raisons d’adopter le coffre-fort numérique dans son entreprise. En effet, cette solution présente différents avantages que voici : 

  1. Avantage numéro 1, le coffre-fort électronique vous fait gagner du temps.
  2. Ensuite, il simplifie le traitement des données.
  3. C’est une solution qui permet de centraliser en ligne les informations concernant les salariés
  4. Et qui améliore les échanges entre les Ressources Humaines et les salariés.
  5. Aussi, le coffre-fort digital permet de diminuer les coûts de gestion de l’entreprise.
  6. Autre avantage, il limite le risque d’erreurs de distribution.
  7. Il facilite également les contrôles éventuels des administrations comme l’URSSAF.
  8. C’est un espace sécurisé qui permet de garantir la confidentialité des données. 
  9. Les fiches de paie électroniques de salaires peuvent être consultés par les salariés pendant une durée d’au moins 50 ans, même quand ces derniers ont quitté l’entreprise. 
  10. Et pour finir, le coffre-fort électronique est une solution écologique puisque l’entreprise n’a plus besoin d’imprimer des grandes quantités de papier. 
coffre fort RH
Archivage d’un bulletin de paie

Dématérialisation de la paie et coffre-fort digital

La solution idéale pour les salariés

Comme expliqué précédemment, le coffre-fort électronique ne manque pas d’avantages. Si l’entreprise a de nombreuses bonnes raisons de l’adopter, les salariés aussi vont l’apprécier. 

Pour conclure, on peut dire que le coffre-fort électronique est une solution utile tant pour les salariés que l’entreprise et son service RH. Conserver durablement ses documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur devient une priorité. La plateforme Open Bee et son coffre-fort numérique permettent de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents à vocation probatoire qui y sont déposés.

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