L’archivage légal et la copie fiable
Par définition, l’archivage, c’est l’action de conserver et de classer des documents. Plus précisément, l’archivage électronique est motivé par la volonté de stocker sur le long terme des documents et des données numériques. De ce constat, comment définir l’archivage légal ? Cela implique à prendre des précautions pour authentifier le document et son auteur afin que ces données fournies possèdent une valeur de preuve dans le temps, mais avec quelles conditions ? Quelles sont les démarches à connaître pour la dématérialisation ?
Réussir son projet et faire de l’archivage légal
L’archivage à vocation probatoire
On parle d’un archivage légal (ou archivage à vocation probatoire) lorsque l’on recourt à un dispositif d’archivage numérique qui intègre des processus de sécurité (horodatage, signature électronique, empreinte du document, …) et qui garantit ainsi l’intégrité et la pérennité des contenus archivés. Cela leur apporte une valeur juridique auprès de tiers (lors d’un contrôle fiscal, d’un audit, d’une procédure judiciaire, …).
Les experts prennent la parole
Pour vous donner toutes les réponses à vos interrogations, nous avons réuni 2 experts qui décryptent les enjeux d’un tel projet : Isabelle Renard, avocate spécialiste en transformation digitale, et également docteur ingénieur membre de la FNTC*. Jean-Louis Pascon, consultant en dématérialisation, expert en normalisation auprès de l’AFNOR*, l’ETSI et l’ISO* et membre de la FNTC.
5 points clés à connaître sur l’archivage légal
- En quoi consiste l’archivage à vocation probatoire des documents ?
- Que permet la récente évolution du contexte juridique français ?
Quels sont les éléments à prendre en compte lors d’un projet d’archivage légal ? - Faut-il prendre des précautions particulières avant de débuter son projet ?
- Quelles sont vos recommandations pour conduire un projet de dématérialisation ?
Toutes les réponses à vos questions dans la vidéo ci-dessous :
*FNTC, Fédération des Tiers de Confiance
*AFNOR, Association française de normalisation est l’organisation française qui représente la France auprès de l’Organisation internationale de normalisation et du Comité européen de normalisation.
*ISO, Organisation internationale de normalisation est un organisme de normalisation international composé de représentants d’organisations nationales de normalisation de 165 pays
7 étapes clés à mettre en œuvre l’archivage légal
Afin de vous aider à réussir votre projet d’archivage à vocation probatoire, nous avons défini 7 étapes clés à mener :
- Délimitez le périmètre du projet : Commencez par les fondations d’un projet structuré.
- Définissez le contexte de numérisation : Adaptez la numérisation à l’environnement et aux besoins de votre entreprise.
- Identifiez et indexez les documents : Facilitez la recherche et l’accès avec une organisation irréprochable.
- Garantissez l’intégrité des documents : Assurez une conservation fiable et une preuve durable.
- Archivez les documents : Conservez vos documents dans un environnement sécurisé et accessible.
- Implémentez les mesures de sécurité appropriées : Protégez votre patrimoine informationnel contre toute vulnérabilité.
- Documentez le processus global : Tracez chaque étape pour une clarté et une conformité maximales.