Dématérialisation des factures : 5 conseils pour bien choisir sa solution GED
La gestion de l’information au format numérique est devenue incontournable dans les entreprises. Elle permet de gagner en transparence, d’optimiser la productivité et la visibilité, d’éviter les erreurs et de réaliser des économies financières significatives. Parfaitement intégrée avec les logiciels de gestion comptable, commerciale et financière, une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) est un véritable atout pour optimiser au quotidien le traitement de vos factures de ventes et d’achats.
Vous êtes décidés à franchir le pas et accélérer la transformation digitale de votre organisation par la dématérialisation des factures. Voici 5 conseils pour vous aider à bien aborder votre projet.
Sommaire
1. Définir vos besoins en matière de gestion de vos factures clients et fournisseurs
2. Vérifier la compatibilité de la solution de GED avec vos solutions actuelles
3. S’assurer que la solution de GED dispose d’un module performant et dédié à la gestion de factures
4. Demander à évaluer la solution logicielle
5. S’assurer de la pérennité de la solution, notamment au regard de la réforme de la facture électronique 2024
Factures clients et fournisseurs :
- Conseil n°1 : Définir vos besoins en matière de gestion de vos factures
Avant de sélectionner un logiciel de GED pour procéder à la dématérialisation des factures, il est essentiel de bien définir vos besoins en matière de gestion documentaire.
Vous voulez éliminer la saisie des écritures comptables et accélérer la validation des factures d’achats dans le cadre de l’obtention du bon à payer ? Vous souhaitez communiquer vos factures clients via un portail sécurisé et ainsi éliminer totalement le papier et réaliser des économies financières ?
À cet effet, vous pouvez avoir recours à un consultant pour vous aider à définir le périmètre de votre projet de dématérialisation de documents ainsi que les objectifs à atteindre. Ses recommandations devront être en accord avec la stratégie et l’objectif de votre entreprise et de votre service administratif et comptable. Son aide sera précieuse pour identifier les fonctionnalités recherchées et pour vous préconiser la solution la plus adaptée à votre organisation !
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Compatibilité de la solution GED
- Conseil n°2 : Vérifier la compatibilité de la solution GED avec vos solutions actuelles.
Dans le cadre d’un projet de dématérialisation des factures, il est important de bien vérifier la compatibilité de votre fournisseur GED avec vos applications logicielles existantes. Une fois que vous avez identifié les applications avec lesquelles vous travaillez, il est important de déterminer comment votre logiciel de gestion documentaire va s’interfacer avec votre infrastructure « back office ».
Dans le cadre d’un processus de dématérialisation des factures de vente, la solution GED doit être capable de dynamiquement capturer les documents produits par votre suite comptable ou gestion commerciale pour ensuite les communiquer de manière sécurisée à vos clients.
Concernant la dématérialisation des factures d’achats, la solution de GED doit tout d’abord pouvoir être en mesure d’importer votre fichier des écritures comptables (FEC) pour intégrer votre référentiel fournisseurs et éventuel plan analytique. Ensuite, le logiciel doit pouvoir interroger, via requête SQL, votre ERP ou progiciel comptable afin de comparer les factures reçues versus les bons de commandes approuvés, idéalement en intégrant les lignes articles. Tout cela pour vérifier la cohérence des montants, des unités facturés et identifier de possibles erreurs dans la facturation.
Enfin, l’intégration des écritures comptables doit pouvoir être opérée de la manière la plus simple possible pour éviter la fastidieuse étape de saisie manuelle et les risques d’erreurs associés. Idéalement, il devra être possible pour tout collaborateur, disposant des droits d’accès de pouvoir rechercher une facture directement depuis l’application métier (Sage, Cegid, Microsoft, SAP, …) par un simple clic.
Module dédié à la gestion de factures
- Conseil n°3 : S’assurer que la solution GED dispose d’un module performant et dédié à la gestion de factures
Un module de gestion de factures performant intégré à votre plateforme de GED est essentiel pour la gestion documentaire dématérialisée de vos factures clients et fournisseurs.
La performance d’une solution de GED associée à la dématérialisation des factures peut être mesurée en fonction de plusieurs facteurs.
- Le premier est sans aucun doute lié à l’automatisation des tâches. Une plateforme de GED doit impérativement disposer d’une brique applicative permettant la capture multi source et la reconnaissance dynamique des factures pour éviter toute saisie manuelle d’information et « robotiser » les processus de validation, distribution, rapprochement et d’intégration comptable.
- Dans un second temps, la solution doit être capable de gérer des volumétries importantes de documents papiers numérisés et électroniques. Elle doit offrir, au travers de techniques comme l’intelligence artificielle, le traitement OCR ou sémantique, un taux de reconnaissance proche des 95 % associé à une vitesse de traitement élevée (au minimum 15 factures d’achat par minute).
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Fonctionnalités de la solution logicielle
- Conseil n°4 : Demander à évaluer la solution logicielle
La solution logicielle que vous vous apprêtez à acheter pour la dématérialisation des factures doit correspondre à vos besoins. Étant donné que vous choisissez un programme ou un logiciel pour votre entreprise, il est important de demander à plusieurs personnes de l’évaluer.
En faisant cela, vous aurez une idée plus précise de la façon dont votre logiciel sera utilisé au sein de votre service comptable ou financier. Les utilisateurs finaux seront également en mesure de vous dire s’ils ont des difficultés avec le logiciel ou au contraire si celui-ci leur sera d’une utilité certaine pour s’affranchir des contraintes liées au papier et des tâches chronophages associées.
Au final, cela leur permettra de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse financière ou encore la relance clients.
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Réforme de la facture électronique 2024
- Conseil n°5 : S’assurer de la pérennité de la solution, notamment au regard de la réforme de la facture électronique 2024
La facture électronique est au centre des débats politiques, économiques et techniques depuis de nombreuses années. Elle est aujourd’hui au cœur d’un vaste chantier législatif, visant à la rendre obligatoire d’ici 2024.
En fonction de la taille de votre organisation, vous avez encore quelques années pour vous préparer à cette révolution. Avant de vous décider à opter pour une solution de GED de dématérialisation des factures, il est fondamental de vérifier que l’éditeur de cette dernière ait bien anticipé les enjeux techniques de cette réforme.
En effet, un logiciel demeure un outil fonctionnel. Si celui-ci est toujours capable d’accomplir les tâches pour lesquelles il a été conçu, il est en revanche primordial de vérifier qu’il pourra s’adapter aux changements technologiques qui surviennent régulièrement. Si vous choisissez d’adopter une GED pour la dématérialisation des factures, vous devrez donc prendre en compte le fait que l’éditeur ait une « roadmap » clairement définie pour la maintenir à jour. Car d’ici 2024, vous serez, sans aucun doute, amené à faire évoluer votre solution dans la mesure où les normes liées à la facture électronique évolueront.
En conclusion, la sélection d’une solution de GED en liaison avec votre projet de dématérialisation des factures d’achats et de vente doit être soigneusement analysée pour vous permettre de déterminer la meilleure approche en termes de coût/bénéfice, de fonctionnalités et de compatibilité avec votre environnement.
Nous vous conseillons vivement d’envisager d’abord le recours à une entreprise spécialisée dans le domaine de la gestion de l’information (exemple logiciel ECM…) et dotée de compétences complémentaires vous permettant de bénéficier d’un accompagnement de bout en bout, de l’audit de vos besoins à la formation de vos collaborateurs.