Dématérialisation des factures fournisseurs

La mise en place d’un processus efficace de gestion des factures est essentielle pour éviter les erreurs, les retards de paiement ou les tensions sur la trésorerie. Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) offre une solution numérique complète pour organiser, stocker et traiter les factures fournisseurs depuis leur capture (scan, email, EDI…) jusqu’à la création des écritures comptables dans l’ERP ou le logiciel financier.

Grâce à des workflows de validation automatisés, le service comptabilité peut obtenir plus rapidement un bon à payer, suivre les statuts des factures en temps réel, et éviter les pertes de documents ou doublons.

Et avec la réforme de la facturation électronique prévue en 2026, cette approche devient encore plus stratégique. Open Bee intègre désormais nativement le module PDP dans sa plateforme GED : cela permet non seulement de gérer efficacement vos factures fournisseurs, mais aussi d’assurer leur réception conforme via une plateforme immatriculée. Vous centralisez ainsi l’ensemble de vos flux documentaires et fiscaux dans un seul outil, sans surcoût lié au module PDP.

Les TPE doivent adopter un logiciel de facturation adapté pour répondre à l’obligation de recevoir et d’émettre des factures sous forme électronique d’ici 2026. À partir du 1er janvier 2026, elles devront être équipées pour recevoir des factures électroniques, et à partir du 1er septembre 2027, pour les émettre également. L’utilisation d’un logiciel de facturation conforme sera essentielle pour se conformer à la législation, faciliter les transactions commerciales et s’intégrer au système de facturation électronique national.

• Open Bee intègre le module PDP à toutes ses offres, sans surcoût.

Les factures fournisseurs doivent respecter le délai de conservation de 10 ans selon le Code du commerce et de 6 ans selon le droit fiscal, il conviendra d’archiver les factures, ses différentes données et les éléments de traçabilité. Ainsi, vous serez assuré de sécuriser l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des données dans le temps.

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Les factures adressées à vos clients professionnels, c’est-à-dire pour les transactions B2B, seront obligatoirement adressées par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou du Portail Public de Facturation qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de votre client professionnel. Vous n’adresserez donc plus directement vos factures à vos clients.

• Calendrier complet de la réforme de la facturation en France

Selon l’article 289 du Code général des impôts, pour qu’une facture électronique soit reconnue et conforme, elle doit respecter 3 points techniques fondamentaux :
– L’authenticité : prouver que l’émetteur de la facture est bien celui qui est mentionné dans les données du document.
– La lisibilité : assurer de la lisibilité du document numérique dans le temps.
– L’intégrité : le contenu de la facture ne peut être modifié ou falsifié durant toute la durée de sa conservation légale.

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Organiser la gestion documentaire d’une entreprise peut être fastidieux, en particulier la partie relative à la facturation, qui est un élément central de la comptabilité et de la santé financière de toute organisation. Une gestion précise des factures est indispensable pour maintenir un flux de trésorerie sain, assurer le suivi des paiements, et se conformer aux obligations légales et fiscales. Pour structurer efficacement cette gestion, commencez par la dématérialisation des factures pour réduire la paperasse et améliorer l’efficacité. La dématérialisation permet de gérer les documents numériquement, facilitant l’archivage, la recherche et le partage de l’information, tout en assurant une meilleure traçabilité et un accès sécurisé.

• Comment optimiser la gestion des factures fournisseurs ?

Grâce à son module PDP intégré, Open Bee vous permet de centraliser la réception de vos factures fournisseurs dans un seul outil, tout en répondant aux obligations de la réforme 2026.

Vous bénéficiez d’un flux entrant automatisé : les factures sont captées depuis les plateformes officielles, ou depuis votre boite mail, classées automatiquement, soumises à validation via un circuit personnalisé, puis intégrées dans votre ERP ou logiciel comptable.

Mais au-delà de la conformité, le véritable atout réside dans la centralisation de tous vos flux documentaires : factures fournisseurs, factures clients, notes de frais, bulletins de paie, contrats ou courriers — tout est géré dans un environnement unique, sécurisé, avec des tableaux de bord intelligents qui rassemblent vos données clés.

Vous gagnez en efficacité, en traçabilité, et en sérénité.