Dématérialisation des factures fournisseurs
Automatisez le traitement de vos factures
et transformez votre comptabilité fournisseurs en un centre de profit
Quel que soit le volume ou le format de factures reçues au sein de votre organisation, la solution GED Open Bee vous permet de réduire le temps, les risques et les coûts associés à la capture, intégration comptable, approbation et conservation de vos factures fournisseurs… Vous libérant ainsi pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Accélérez le traitement de vos factures fournisseurs
- Capturez vos factures quel que soit leur format (papier et électronique)
- Bénéficiez de technologie de reconnaissance et d’algorithmes de déduction avancés pour extraire les informations utiles des factures (en tête et pied de page, lignes articles)
- Vérifiez la pertinence des informations capturées via une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
- Déclenchez automatiquement des circuits de validation électroniques au sein de vos différents services, pour accélérer l’obtention du bon à payer.
- Intégrez dynamiquement vos écritures dans votre progiciel comptable (Sage, Cegid, EBP, …).
- Renforcez votre conformité à la Piste d’Audit Fiable (PAF) en conservant une trace chronologique et à vocation probatoire de tous les documents liés aux commandes fournisseurs, depuis le bon de commande à la preuve de paiement.
Votre service comptable au top de la productivité et de la rentabilité
- Divisez par 5 le délai de traitement d’une facture
- Réduisez de 60% le coût de gestion de vos factures
- Supprimez les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée
- Libérez du temps pour vos collaborateurs pour la réalisation de missions telles que l’analyse financière.
- Améliorez la relation avec vos fournisseurs et ne passez plus à côté de remises pour paiement anticipé
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Une diminution des délais de traitement, de 2 mois à 10 jours
Mis en place depuis plus d’un an, le portail de dématérialisation des factures fournisseurs est aujourd’hui complètement intégré dans les process quotidiens de Solimut.
“ Les délais de traitement sont passés de 2 mois à 10 jours maximum, c’est un gain de temps incroyable ! Sans compter que nous bénéficions d’un suivi individuel et global des délais de traitement pour chaque facture en temps réel. Cette vision globale est aussi accessible aux autres services qui peuvent consulter l’état de traitement des factures les concernant, tout en respectant la confidentialité …”
Notre article dans la presseJacques Dayan, Responsable administratif et financier au sein de Solimut Mutuelles de France
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20 heures de gagnées par semaine pour le service comptable
C’était la solution qui avait le meilleur rapport qualité prix par rapport à toutes les fonctionnalités dont on avait besoin. En savoir plus
Yoann Lutigneaux, Responsable Informatique,
Société Garnier-Thiébaut
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Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café !
Consultez notre documentation
- Garnier-Thiebaut simplifie sa gestion des factures fournisseurs
IndustrieGarnier-Thiebaut, société spécialisée dans le tissage, la confection et la commercialisation de linge de maison, a choisi Open Bee pour mettre en place sa solution de gestion électronique de documents.
- Dématérialiser les factures fournisseurs
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
Questions Fréquentes – Factures Fournisseurs
Pourquoi utiliser un logiciel GED pour la gestion des factures fournisseurs ?
Il est crucial de mettre en place un processus efficace de gestion des factures pour éviter les erreurs, les retards de paiement ou les problèmes de trésorerie.
C’est là qu’intervient un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Ce type de logiciel offre une solution numérique complète pour organiser, stocker et gérer les factures fournisseurs depuis leur capture jusqu’à la création des écritures comptables dans l’ERP ou le logiciel financier.
En adoptant un tel outil, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire les coûts administratifs et minimiser les risques d’erreurs humaines.
Quelle est la durée de conservation d’une facture fournisseur ?
Les factures fournisseurs doivent respecter le délai de conservation de 10 ans selon le Code du commerce et de 6 ans selon le droit fiscal, il conviendra d’archiver les factures, ses différentes données et les éléments de traçabilité. Ainsi vous serez assuré de sécuriser l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des données dans le temps.
Comment recevoir les factures fournisseurs (après la réforme) ?
Les factures adressées à vos clients professionnels,c’est-à-dire pour les transactions B2B, seront obligatoirement adressées par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou du Portail Public de Facturation qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de votre client professionnel. Vous n’adresserez donc plus directement vos factures à vos clients.
Qu’est-ce qu’une facture électronique conforme ?
Selon l’article 289 du Code général des impôts, pour qu’une facture électronique soit reconnue et conforme, elle doit respecter 3 points techniques fondamentaux :
– L’authenticité : prouver que l’émetteur de la facture est bien celui qui est mentionné dans les données du document.
– La lisibilité : assurer de la lisibilité du document numérique dans le temps.
– L’intégrité : le contenu de la facture ne peut être modifié ou falsifié durant toute la durée de sa conservation légale.
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