Dématérialisation des factures fournisseurs
Automatisez le traitement de vos factures
et transformez votre comptabilité fournisseurs en un centre de profit
Quel que soit le volume ou le format de factures reçues au sein de votre organisation, la solution GED Open Bee vous permet de réduire le temps, les risques et les coûts associés à la capture, intégration comptable, approbation et conservation de vos factures fournisseurs… Vous libérant ainsi pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Tableau de bord stratégique pour la gestion de factures
Obtenez une vision consolidée et en temps réel des factures en attente de validation ou de règlement, avec les widgets du tableau de bord financier, conçus pour la gestion des comptes fournisseurs, mettant en lumière les échéances et optimisant la gestion des dépenses.
Accélérez le traitement de vos factures fournisseurs
- Capturez vos factures quel que soit leur format (papier et électronique)
- Bénéficiez de technologie de reconnaissance et d’algorithmes de déduction avancés pour extraire les informations utiles des factures (en tête et pied de page, lignes articles)
- Vérifiez la pertinence des informations capturées via une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
- Déclenchez automatiquement des circuits de validation électroniques au sein de vos différents services, pour accélérer l’obtention du bon à payer.
- Intégrez dynamiquement vos écritures dans votre progiciel comptable (Sage, Cegid, EBP, …).
- Renforcez votre conformité à la Piste d’Audit Fiable (PAF) en conservant une trace chronologique et à vocation probatoire de tous les documents liés aux commandes fournisseurs, depuis le bon de commande à la preuve de paiement.
Votre service comptable au top de la productivité et de la rentabilité
- Divisez par 5 le délai de traitement d’une facture
- Réduisez de 60% le coût de gestion de vos factures
- Supprimez les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée
- Libérez du temps pour vos collaborateurs pour la réalisation de missions telles que l’analyse financière.
- Améliorez la relation avec vos fournisseurs et ne passez plus à côté de remises pour paiement anticipé
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La démat des factures entrantes en 4 étapes
Vous avez besoin d’informations sur la facturation ?
Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café !
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Une diminution des délais de traitement des factures
de 2 mois à 10 jours
Mis en place depuis plus d’un an, le portail de dématérialisation des factures fournisseurs est aujourd’hui complètement intégré dans les process quotidiens de Solimut.
“ Les délais de traitement sont passés de 2 mois à 10 jours maximum, c’est un gain de temps incroyable ! Sans compter que nous bénéficions d’un suivi individuel et global des délais de traitement pour chaque facture en temps réel. Cette vision globale est aussi accessible aux autres services qui peuvent consulter l’état de traitement des factures les concernant, tout en respectant la confidentialité … »
Notre article dans la presseJacques Dayan, Responsable administratif et financier au sein de Solimut Mutuelles de France
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3 établissements Carrefour dématérialisent leurs factures fournisseurs
« Cela fait bientôt un an que nous avons mis en place la solution de dématérialisation des factures […] cet outil nous permet au quotidien de retrouver facilement les factures numérisées directement dans notre logiciel comptable tout en stockant ces données de manière sécurisée et ordonnée. Nous avons donc décidé de faire à nouveau confiance à Open Bee dans le cadre de la reprise d’un 3ième magasin. » Voir le cas client
Anthéa Roland-Massoni, Responsable de la performance Financière
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20 heures de gagnées par semaine pour le service comptable
C’était la solution qui avait le meilleur rapport qualité prix par rapport à toutes les fonctionnalités dont on avait besoin. En savoir plus
Yoann Lutigneaux, Responsable Informatique,
Société Garnier-Thiébaut
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La stratégie de dématérialisation des factures de Poids Lourds Synergies
Le groupe a connu une révolution dans la gestion des achats grâce à la digitalisation. La dématérialisation des factures fournisseurs est devenue un pilier stratégique pour l’entreprise, permettant une meilleure gestion de la trésorerie grâce à l’automatisation du processus de validation des factures.
Madame Sophie GRANGER, Directrice administrative et financière, Poids Lourds Synergies.
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L’archivage des factures fournisseurs dans la grande distribution
Pour le service comptabilité de l’hypermarché Cora de Sarreguemines, la gestion manuelle des factures fournisseurs, bons de réception et frais généraux, reçus au format papier, est particulièrement chronophage. En effet, l’archivage quotidien puis la recherche de factures parmi plusieurs dizaines de milliers de documents, occasionnent des pertes de temps considérables.
Consultez notre documentation
- Open Bee & la réforme de la facture
Cet ebook vous éclaire sur les nouvelles obligations de la réforme de la facture et vous présente les solutions techniques d’Open Bee…
- Dématérialiser les factures fournisseurs
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
Questions Fréquentes – Factures Fournisseurs
Pourquoi utiliser un logiciel GED pour la gestion des factures fournisseurs ?
La mise en place d’un processus efficace de gestion des factures est nécessaire pour éviter les erreurs, les retards de paiement ou les problèmes de trésorerie. Un logiciel de gestion électronique des documents (GED), offre une solution numérique complète pour organiser, stocker et gérer les factures fournisseurs depuis leur capture jusqu’à la création des écritures comptables dans l’ERP ou le logiciel financier. À l’aide d’un outil de workflow de validation, le service comptabilité peut obtenir plus rapidement la validation d’une facture et donc d’un bon à payer.
En adoptant un tel outil, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire les coûts administratifs et minimiser les risques d’erreurs humaines.
TPE/PME : Quelle est la nouvelle obligation de facturation électronique 2026 ?
Les TPE doivent adopter un logiciel de facturation adapté pour répondre à l’obligation de recevoir et d’émettre des factures sous forme électronique d’ici 2026. À partir du 1er janvier 2026, elles devront être équipées pour recevoir des factures électroniques, et à partir du 1er septembre 2027, pour les émettre également. L’utilisation d’un logiciel de facturation conforme sera essentielle pour se conformer à la législation, faciliter les transactions commerciales et s’intégrer au système de facturation électronique national.
Quelle est la durée de conservation d’une facture fournisseur ?
Les factures fournisseurs doivent respecter le délai de conservation de 10 ans selon le Code du commerce et de 6 ans selon le droit fiscal, il conviendra d’archiver les factures, ses différentes données et les éléments de traçabilité. Ainsi, vous serez assuré de sécuriser l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des données dans le temps.
Comment recevoir les factures fournisseurs (après la réforme) ?
Les factures adressées à vos clients professionnels, c’est-à-dire pour les transactions B2B, seront obligatoirement adressées par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou du Portail Public de Facturation qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de votre client professionnel. Vous n’adresserez donc plus directement vos factures à vos clients.
Qu’est-ce qu’une facture électronique conforme ?
Selon l’article 289 du Code général des impôts, pour qu’une facture électronique soit reconnue et conforme, elle doit respecter 3 points techniques fondamentaux :
– L’authenticité : prouver que l’émetteur de la facture est bien celui qui est mentionné dans les données du document.
– La lisibilité : assurer de la lisibilité du document numérique dans le temps.
– L’intégrité : le contenu de la facture ne peut être modifié ou falsifié durant toute la durée de sa conservation légale.
- à lire aussi : La dématérialisation fiscale x la dématérialisation simple
Quelles sont les meilleures pratiques pour organiser la gestion de la facturation dans une entreprise ?
Organiser la gestion documentaire d’une entreprise peut être fastidieux, en particulier la partie relative à la facturation, qui est un élément central de la comptabilité et de la santé financière de toute organisation. Une gestion précise des factures est indispensable pour maintenir un flux de trésorerie sain, assurer le suivi des paiements, et se conformer aux obligations légales et fiscales. Pour structurer efficacement cette gestion, commencez par la dématérialisation des factures pour réduire la paperasse et améliorer l’efficacité. La dématérialisation permet de gérer les documents numériquement, facilitant l’archivage, la recherche et le partage de l’information, tout en assurant une meilleure traçabilité et un accès sécurisé.
- Comment optimiser la gestion des factures fournisseurs ?
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