La signature à distance de vos documents
en conformité avec les normes européennes (règlement eIDAS)
La signature électronique permet de signer en ligne vos documents contractuels de manière numérique avec vos collaborateurs et contacts professionnels depuis tout support informatique (ordinateur, tablette, téléphone). Elle garantit une identification fiable des signataires et l’intégrité des documents signés.
Simplifiez la signature de vos documents
Une plateforme digitale qui répond à vos besoins
- Contractualisation à distance
- Gain de temps et réduction significative des coûts par la suppression de l’impression et de l’envoi physique de vos documents
- Sécurité renforcée, chaque signature est protégée par un cachet d’inviolabilité
- Traçacilibité renforcée par un suivi en temps réel de l’état de signature des documents
Des usages illimités pour tous les services de votre entreprise
- Ressources humaines : accélérez le processus de recrutement en partageant et en signant en ligne les contrats de travail avec vos futurs collaborateurs
- Administration des ventes/ Commerce : simplifiez la validation de vos devis, propositions commerciales, CGV avec vos clients et partenaires commerciaux.
- Juridique : optimisez le processus d’approbation de vos documents légaux (contrats, avenants, convocations…)
La signature électronique intégrée à la solution GED Open Bee
Bénéficiez d’une plateforme digitale globale
Créez vos propres processus métiers en associant le module signature électronique à d’autres modules clés de la plateforme Open Bee.
- Fluidifiez vos processus d’approbation, signatures, notifications de vos documents avec notre moteur de workflow.
- Suivez en temps réel l’état d’avancement de vos documents à signer.
- Archivez vos documents signés au sein d’un coffre-fort électronique certifié NF LOGICIEL – CCFN NF 203, pour assurer une conservation à vocation probatoire de ces derniers.
La solution eSignature d’Open Bee
Le cachet électronique : l’intégrité pour les documents d’entreprise
Sécurisez vos documents professionnels en conformité avec eIDAS
Le cachet électronique, conforme au règlement européen eIDAS, constitue la réponse technologique pour authentifier les documents au nom des entreprises et des organismes publics. Avec l’inclusion de l’horodatage qualifié, vous avez une attestation de non-altération des données dans le temps, renforçant ainsi la fiabilité et la sécurité de vos documents officiels.
Le cachet électronique pour vos documents essentiels
Le cachet électronique s’applique à une vaste gamme de documents essentiels à votre activité professionnelle :
- Les factures : vous pouvez certifier l’authenticité de chaque facture, garantissant ainsi la légitimité de vos transactions commerciales.
- Les notes de frais : En apposant un sceau numérique sur ces justificatifs, la solution confirme leur authenticité, permettant une conservation sécurisée.
- Au-delà de ces documents, le cachet électronique s’étend à d’autres supports nécessitant une validation officielle, les diplômes, les devis, les rapports financiers, etc
Une question sur la solution de signature électronique ?
Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails ou pour vous proposer une démo personnalisée.
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La signature digitale accélère la validation des documents :
Avec la signature électronique, on a transformé les délais de signatures qui duraient des semaines en une affaire de jour. Que ce soit pour un mandat de vente ou un compromis, nos clients signent désormais instantanément, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Cela a apporté un gain de temps considérable et un confort inégalé, surtout dans un monde où tout doit aller vite. Et pour nos clients, cela représente une réelle tranquillité d’esprit, sachant que tout peut être géré rapidement et sans contrainte. En savoir plus
Olivia Bonjour, Négociatrice dans le secteur immobilier
FAQ Signature électronique
Quand choisir la signature électronique plutôt que le cachet électronique ?
Pour différencier le cachet et la signature électronique, il faut déterminer son usage. En effet le cachet électronique engage une personne morale (le représentant juridique de l’entreprise) alors que la signature électronique va elle engager une personne physique.
Quels sont les niveaux de sécurité de la signature électronique ?
Pour une bonne gestion documentaire, la plateforme GED Open Bee a 3 niveaux de sécurité différents, la signature électronique simple, avancée et qualifiée. Ces niveaux seront à définir selon l’importance du niveau juridique et financier de vos documents à contracter.
Dans quels cas utilise-t-on la signature électronique ?
Initialement, on la retrouvait surtout dans les transactions financières, en vue d’authentifier et de valider certaines informations. Cependant aujourd’hui cette croyance populaire qui véhicule la signature électronique comment étant uniquement un moyen de signer un document ou un contrat dans le cadre d’une transaction électronique n’est plus d’actualité, il existe une multitude de possibilités où la signature électronique est profitable, voire obligatoire. Notamment, la signature comme procédure de validation est devenue très populaire parmi les entreprises de toutes tailles (TPE/PME, ETI ou GE) et les organismes gouvernementaux.
Quels types de signature électronique permettent de rendre une facture électronique légalement conforme en France ?
En France, il existe 3 procédés pour rendre une facture électronique légalement conforme :
- L’utilisation d’un certificat qualifié ou un cachet serveur RGS**.
- La norme sécurisée (EDI, XML ou un fichier PDF joint)
- La PAF (piste d’audit fiable)
Ces procédés garantissent l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité du document, conformément à l’article 289 du Code général des impôts.
Quelle est la valeur légale d’une signature électronique ?
La signature électronique a acquis une reconnaissance légale depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, qui a introduit dans le Code civil des dispositions spécifiques à l’écrit numérique et à la signature électronique…
Conformément à l’article 1367 du Code civil, la signature électronique doit être accompagnée d’un procédé d’identification fiable garantissant son lien avec l’acte auquel elle se rapporte.
Pourquoi associer la Signature Électronique à un système de GED ?
Associer la signature électronique à un système de GED permet d’instaurer un parcours entièrement dématérialisé pour le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur conservation légale. Cette synergie entre les technologies ouvre la voie à une automatisation des processus de validation, où les signatures peuvent être collectées et apposées de manière sécurisée et les différentes parties impliquées notifiées automatiquement. En intégrant des modules complémentaires, tels que les circuits de validation, on crée un écosystème documentaire cohérent qui non seulement assure le respect des normes de conformité, mais simplifie aussi la gestion quotidienne des documents, rendant les procédures plus rapides et fiables.
Consultez notre documentation
- Accélérez la signature de vos documents
Tous les éléments à connaitre concernant la signature électronique. Une étape clé de la transformation digitale des entreprises…
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- L’intranet d’entreprise en toute mobilité
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés de l’intranet documentaire, plateforme idéale pour partager des fichiers entre collaborateurs
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