Le Workflow accélère le flux d’information
propulsé par la plateforme Open Bee
Accélérez le traitement et la validation de vos documents
Offrant l’avantage de s’adapter à toutes les entreprises et à tous les domaines d’activités, le module logiciel Open Bee de Workflow vous permet d’accélérer le circuit de validation et de traitement des documents.
Automatisez la validation de vos documents
Au sein de vos différents groupes de travail et services :
- Concevez en quelques minutes des circuits linéaires ou conditionnels d’approbation à destination de vos collaborateurs.
- Définissez en mode glisser/déplacer les acteurs, tâches à réaliser et délais associés.
- Besoin d’approuver un document de manière ponctuelle ? Nul besoin d’appeler l’administrateur système, laissez-vous guider par l’assistant en ligne pour créer des workflows à la volée.
- Intégrez tous types de documents à partir de toutes sources : scanner, périphérique multifonction (MFP), serveur de messagerie, Applications métiers, Microsoft Office, …
- Déclenchez de manière dynamique vos processus de validation en fonction du type de documents, de leur dossier de classement dans la GED ou d’une métadonnée
- Bénéficiez, en tant que Superviseur, d’une traçabilité en temps réel de la complétion des tâches par les différents acteurs de workflows.
Avec le circuit de validation
Boostez votre productivité et gagnez en performance
- Pilotez en temps réel l’avancée de vos processus de traitement des demandes d’engagement, factures fournisseurs, BAT, dossiers RH, …
- Réduisez vos délais de traitement et coûts opérationnels associés
- Tirez profit d’une réactivité optimale par l’automatisation de la validation et des prises de décision plus rapides
- Renforcez l’agilité collaborative au sein et à l’extérieur de votre organisation grâce à la capacité de valider des tâches depuis vos PCs et appareils mobiles.
Une question sur notre outil de Workflow ?
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- Sphère le partage sécurisé
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- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
FAQ
Workflow
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow, ou circuit de validation électronique, fait référence à l’approbation de documents à travers l’accomplissement de tâches par différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier. Il permet d’automatiser des processus répétitifs, de suivre les tâches associées à un document et d’éviter des erreurs de saisie liées à un processus manuel.
Quels sont les workflows plus utilisés en entreprise ?
Parmi les workflows les plus couramment utilisés en entreprise, citons :
- La demande d’achat : depuis la création de la demande d’achat jusqu’à la validation de la direction et à l’envoi du bon de commande au fournisseur.
- La facture fournisseur : de la réception de la facture à la validation du paiement.
- Le contrat de travail : de la rédaction du contrat de travail à la validation du DRH, à la communication au salarié et à la signature électronique.
- La demande de congés : de la création de la demande de congés via un formulaire électronique à la validation du DRH et à l’envoi de notifications au collaborateur concerné.
- La réclamation client : de l’enregistrement de la réclamation au traitement et à l’envoi de notifications au client.
- Automatisation des validations de notes de frais, les collaborateurs peuvent envoyer dynamiquement leurs justificatifs vers les acteurs concernés pour accélérer la validation.
Pourquoi mettre en place un circuit de validation électronique ?
La mise en place d’un circuit de validation électronique permet d’automatiser les processus, d’accélérer les validations, de suivre en temps réel, d’éliminer les tâches répétitives, et d’assurer une traçabilité complète des actions. Cela simplifie la gestion des documents et optimise la productivité de l’entreprise.
Quels sont les services de l’entreprise concernés ?
Le module workflow trouve des applications dans divers services de l’entreprise :
- Le service comptabilité peut accélérer la validation des factures et des bons à payer.
- Le service commercial peut collaborer de manière plus fluide sur l’élaboration de devis, de contrats de vente et de bons de commande.
- Le service des ressources humaines peut automatiser les tâches liées à l’intégration de nouveaux collaborateurs, aux demandes de congés et à la validation des contrats de travail.
De manière générale, le workflow facilite la collaboration sur les projets de l’entreprise en assurant la fluidité et la continuité des tâches entre les différents acteurs.
Comment le circuit de validation d’Open Bee contribue à la gestion de la qualité en entreprise ?
Le moteur de workflow intégré dans la plateforme GED contribue considérablement à améliorer la gestion de la qualité au sein des entreprises :
- En garantissant la conformité aux réglementations et normes de qualité, car il facilite la validation et la diffusion des documents conformes, assurant ainsi une traçabilité et une audibilité efficaces lors des contrôles.
- En réduisant la manipulation manuelle des documents, grâce à l’automatisation des processus de gestion documentaire, la GED favorise une efficacité opérationnelle accrue et en accélérant leur recherche.
- En centralisant les données liées à la qualité, la GED soutient le suivi et le contrôle de la qualité des produits en facilitant l’accès à des documents techniques essentiels pour les opérateurs de production et les équipes de contrôle qualité.
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