Le Workflow accélère le flux d’information
propulsé par la plateforme Open Bee
Accélérez le traitement et la validation de vos documents
Grâce à notre module Workflow de la GED Open Bee, vous pouvez transformer la gestion documentaire de votre entreprise. Conçu pour s’adapter à tous les secteurs d’activité, ce module vous permet d’accélérer considérablement le circuit de validation et de traitement de vos documents.
En intégrant des fonctionnalités intelligentes, vous réduisez les délais d’approbation, minimisez les erreurs humaines et améliorez la collaboration au sein de vos équipes. Profitez d’une solution flexible qui évolue avec vos besoins, et assurez un suivi en temps réel pour une gestion optimisée.
Flexibilité et personnalisation
Créez des circuits d’approbation adaptés à vos besoins en quelques minutes. L’interface intuitive vous permet de définir facilement les acteurs, les tâches et les délais, garantissant ainsi une personnalisation optimale.
Intégration simplifiée des documents
Accédez à tous vos documents, qu’ils proviennent d’un scanner, d’un MFP, d’un serveur de messagerie ou d’applications métiers. Notre solution facilite l’intégration de divers types de documents pour une gestion fluide et centralisée.
Suivi et traçabilité en temps réel
En tant que superviseur, bénéficiez d’une visibilité complète sur l’avancement des tâches au sein des workflows. Suivez en temps réel la complétion des approbations et optimisez la collaboration entre vos équipes.
Automatisez la validation de vos documents
Au sein de vos différents groupes de travail et services :
- Concevez en quelques minutes des circuits linéaires ou conditionnels d’approbation à destination de vos collaborateurs.
- Définissez en mode glisser/déplacer les acteurs, tâches à réaliser et délais associés.
- Besoin d’approuver un document de manière ponctuelle ? Nul besoin d’appeler l’administrateur système, laissez-vous guider par l’assistant en ligne pour créer des workflows à la volée.
- Intégrez tous types de documents à partir de toutes sources : scanner, périphérique multifonction (MFP), serveur de messagerie, Applications métiers, Microsoft Office, …
- Déclenchez de manière dynamique vos processus de validation en fonction du type de documents, de leur dossier de classement dans la GED ou d’une métadonnée
- Bénéficiez, en tant que Superviseur, d’une traçabilité en temps réel de la complétion des tâches par les différents acteurs de workflows.
Grâce à cette mise en œuvre, chaque niveau de validation peut être configuré selon vos processus métier, en assurant une validation efficace et rapide.
Avec le circuit de validation
Boostez votre productivité et gagnez en performance
- Pilotez en temps réel l’avancée de vos processus de traitement des demandes d’engagement, factures fournisseurs, BAT, dossiers RH, …
- Réduisez vos délais de traitement et coûts opérationnels associés
- Tirez profit d’une réactivité optimale par l’automatisation de la validation et des prises de décision plus rapides
- Renforcez l’agilité collaborative au sein et à l’extérieur de votre organisation grâce à la capacité de valider des tâches depuis vos PCs et appareils mobiles.
Que vos acteurs soient internes ou externes à l’organisation, la validation peut s’effectuer en toute sécurité, notamment grâce à l’usage des signatures électroniques intégrées.
Une question sur notre outil de Workflow ?
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Les workflows personnalisés, un atout clé dans le choix d’Open Bee
En 2022, LF Technologies a opté pour la solution de gestion électronique des documents (GED) d’Open Bee afin de rationaliser ses workflows documentaires à travers plusieurs sociétés du groupe. L’intégration fluide dans leur infrastructure existante, combinée à une interface ergonomique, a permis d’améliorer significativement leurs processus. Les workflows personnalisés et la reconnaissance de caractères ont été des facteurs décisifs dans leur choix.
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Cora optimise le traitement des factures avec les workflows d’Open Bee
Le service comptabilité de Cora Sarreguemines a choisi Open Bee pour digitaliser et automatiser la gestion des factures fournisseurs, réduisant ainsi les pertes de temps significatives liées aux processus manuels. Un avantage majeur réside dans l’intégration des factures dans un workflow de validation électronique, permettant une communication dynamique avec les contrôleurs de gestion. Ces derniers peuvent désormais ventiler analytiquement les données via Open Bee et les exporter vers leur progiciel métier, éliminant ainsi les retards de validation entre les différents services.
Le circuit de validation électronique au service de votre gestion documentaire
La mise en place d’un circuit de validation via un logiciel de workflow permet d’optimiser chaque flux de travail métier. En structurant les étapes de validation, vous assurez un contrôle précis à chaque niveau de validation.
Que ce soit pour des documents internes ou externes, leur approbation est facilitée par l’automatisation, la gestion électronique des documents et les signatures électroniques.
Cette mise en œuvre contribue ainsi à une gestion documentaire efficace, rapide et conforme.
Téléchargez nos brochures
- Combien de temps votre entreprise doit conserver les documents ?
Ce document a pour objectif de vous fournir un aperçu synthétique sur les durées de conservation imposées pour les documents les plus courants au sein de l’entreprise.
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
FAQ
Circuit de validation de documents
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow, ou circuit de validation électronique, fait référence à l’approbation de documents à travers l’accomplissement de tâches par différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier. Il permet d’automatiser des processus répétitifs, de suivre les tâches associées à un document et d’éviter des erreurs de saisie liées à un processus manuel.
Quels sont les workflows plus utilisés en entreprise ?
Parmi les workflows les plus couramment utilisés en entreprise, citons :
- La demande d’achat : depuis la création de la demande d’achat jusqu’à la validation de la direction et à l’envoi du bon de commande au fournisseur.
- La facture fournisseur : de la réception de la facture à la validation du paiement.
- Le contrat de travail : de la rédaction du contrat de travail à la validation du DRH, à la communication au salarié et à la signature électronique.
- La demande de congés : de la création de la demande de congés via un formulaire électronique à la validation du DRH et à l’envoi de notifications au collaborateur concerné.
- La réclamation client : de l’enregistrement de la réclamation au traitement et à l’envoi de notifications au client.
- Automatisation des validations de notes de frais, les collaborateurs peuvent envoyer dynamiquement leurs justificatifs vers les acteurs concernés pour accélérer la validation.
Pourquoi mettre en place un circuit de validation électronique ?
La mise en place d’un circuit de validation électronique permet d’automatiser les processus, d’accélérer les validations, de suivre en temps réel, d’éliminer les tâches répétitives, et d’assurer une traçabilité complète des actions. Cela simplifie la gestion des documents et optimise la productivité de l’entreprise.
Ce type de workflow favorise une prise de décision plus fluide et une validation efficace à chaque étape de validation.
Quels sont les services de l’entreprise concernés ?
Le module workflow trouve des applications dans divers services de l’entreprise :
- Le service comptabilité peut accélérer la validation des factures et des bons à payer.
- Le service commercial peut collaborer de manière plus fluide sur l’élaboration de devis, de contrats de vente et de bons de commande.
- Le service des ressources humaines peut automatiser les tâches liées à l’intégration de nouveaux collaborateurs, aux demandes de congés et à la validation des contrats de travail.
De manière générale, le workflow facilite la collaboration sur les projets de l’entreprise en assurant la fluidité et la continuité des tâches entre les différents acteurs.
Comment le circuit de validation d’Open Bee contribue à la gestion de la qualité en entreprise ?
Le moteur de workflow intégré dans la plateforme GED contribue considérablement à améliorer la gestion de la qualité au sein des entreprises :
- En garantissant la conformité aux réglementations et normes de qualité, car il facilite la validation et la diffusion des documents conformes, assurant ainsi une traçabilité et une audibilité efficaces lors des contrôles.
- En réduisant la manipulation manuelle des documents, grâce à l’automatisation des processus de gestion documentaire, la GED favorise une efficacité opérationnelle accrue et en accélérant leur recherche.
- En centralisant les données liées à la qualité, la GED soutient le suivi et le contrôle de la qualité des produits en facilitant l’accès à des documents techniques essentiels pour les opérateurs de production et les équipes de contrôle qualité.
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