Dans la fonction achats,
la solution GED simplifie votre quotidien

En s’interfaçant avec votre ERP, Open Bee optimise votre processus P2P (procure-to-pay) en automatisant la comparaison entre le montant de la facture et celui de la commande d’achat. Puis automatiser la demande d’avoir et générer des emails directement aux fournisseurs. Le connecteur fait avec Business Central permet également de détecter les erreurs de quantités livrées ou facturées et de synchroniser le statut en temps réel dans l’ERP afin de centraliser l’information.

Oui, la gestion de contrats est simplifiée dans la GED.
La GED peut vous alerter avant l’expiration des contrats, vous donnant suffisamment de temps pour renégocier, renouveler ou résilier des accords, et ainsi éviter des pénalités ou des interruptions de service.

La dématérialisation des documents transforme la gestion des achats en un processus plus fluide et efficient. Pour les acheteurs, cela signifie que toutes les demandes d’achats, les bons de commande, et les factures fournisseurs, quelle que soit leur forme originale – qu’ils soient papiers ou sous formats bureautiques électroniques – sont centralisés en un point unique. Cette centralisation assure une accessibilité instantanée et sécurisée, tout en réduisant les risques liés à la manipulation physique des documents.

Avec un système de classification automatique, la dématérialisation permet d’organiser les documents par fournisseur et par type dans une arborescence claire de dossiers et sous-dossiers. Ce niveau d’organisation systématique réduit les erreurs humaines associées au classement manuel et accélère le processus d’archivage.

La recherche de documents devient également beaucoup plus intuitive grâce à la puissance des moteurs de recherche intégrés à la GED. Les acheteurs peuvent localiser les documents nécessaires en quelques clics en utilisant des mots-clés, des références de commande ou tout autre terme pertinent. Ce processus optimisé diminue considérablement le temps passé à rechercher des documents perdus ou mal classés, assure une meilleure coopération entre les départements et augmente la réactivité face aux requêtes ou audits.

La réforme de la facturation électronique va profondément transformer les échanges entre fournisseurs et acheteurs. Pour les services achats, cela signifie une obligation de recevoir, traiter et archiver des factures au format électronique, via une plateforme comme une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

En intégrant une GED PDP comme Open Bee, vous anticipez cette transition sereinement : toutes les factures fournisseurs peuvent être réceptionnées au format dématérialisé, classées automatiquement, archivées de manière conforme, et rapprochées facilement avec les bons de commande. Couplée à un circuit de validation digital, la GED permet également de fluidifier vos processus internes tout en assurant la traçabilité et la conformité exigées par la réforme.

Préparer la réforme dès maintenant pour votre service achats, c’est réduire vos risques et rester performant dans un cadre réglementaire en pleine évolution.

Une GED dédiée à la fonction achats est une solution qui centralise et digitalise l’ensemble des documents du processus d’approvisionnement : demandes d’achats, devis, bons de commande, contrats et factures fournisseurs. Elle permet de classer automatiquement ces pièces, de suivre les validations en temps réel, de rapprocher les documents (BC / facture) et d’archiver les dossiers dans un environnement sécurisé conforme aux exigences légales. En simplifiant la circulation des informations et en s’intégrant aux outils métiers existants, la GED optimise la relation fournisseurs et réduit les délais de traitement de bout en bout.