Comment organiser la gestion documentaire dans une entreprise ?
Voyons les bonnes pratiques à connaître pour une gestion documentaire optimisée dans une entreprise. Les fonctionnalités à prendre en compte pour automatiser les tâches les plus chronophages de votre quotidien et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.
La gestion documentaire en entreprise
Lorsqu’une entreprise se créée, elle génère beaucoup de documents professionnels : documents comptables, factures, impôts, contrats, fiches de paie, etc. La quantité de documents nécessaires à une entreprise ne fait qu’augmenter année après année.
Pour éviter de perdre de nombreuses heures dans la recherche de vos documents ou encore avoir d’autres problèmes liés à la gestion de vos documents papier (comme la perte ou la détérioration des documents…), l’organisation et le classement de documents deviennent un enjeu.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion documentaire ?
La gestion documentaire est l’ensemble de tâches et de procédures visant à atteindre un niveau plus élevé d’efficacité dans l’utilisation de l’information, de façon à les rendre accessibles et exploitables. Ainsi, c’est une manière de sécuriser le patrimoine numérique de l’entreprise, en réduisant et segmentant l’accès seulement aux personnes autorisées.
C’est à travers cette gestion que des processus sont créés pour assurer le stockage correct de toutes les informations d’une entreprise. Gérer des documents c’est bien plus que classer des papiers dans des tiroirs ou dans le cloud, il faut créer des standards et ajuster des règles et procédures pour les réaliser.
Comment démarrer une gestion documentaire en deux étapes ?
Le monde traverse en permanence une transformation numérique et la manière de gérer les documents se modernise de plus en plus.
Plusieurs outils technologiques sont apparus sur le marché pour aider les entreprises dans cette mission et, ainsi, dans un scénario marqué par l’énorme augmentation des flux de données générés – et qui doivent être stockés – les entreprises doivent entraîner des techniques de gestion documentaire plus efficaces, en passant par exemple, à la dématérialisation de documents.
Ceci entraîne non seulement la numérisation de documents papier, mais toute une gestion dès la création ou réception de chaque document, en passant par son utilisation et modification et en finissant par son archivage ou stockage. Faisons le point.
1. Passer à la dématérialisation de documents
Pour cela, il est nécessaire connaître les besoins de l’entreprise en matière de sécurité informatique en fonction de la valeur et de l’utilisation de chaque document, ainsi que son volume. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Accessibilité : les fichiers auxquels vous accédez fréquemment doivent être facilement stockés selon une règle de classement préalablement établie afin que vous puissiez les retrouver rapidement l’ors de vos échanges.
- Sécurité : les documents ont une valeur juridique ou qui sont impactés par des réglementations (comme les bulletins de paie, par exemple), devront être stockés en toute sécurité pour être accessibles dans le temps et seulement aux personnes concernées. L’espace numérique idéal sera le coffre-fort numérique pour assurer l’intégrité des documents et le temps de conservation avec l’archivage à vocation probatoire.
- Traçabilité : les documents utilisés lors d’un travail collaboratif devront avoir des données détaillées concernant l’accès et les modifications, ainsi que ses mises à jour.
- Automatisation : créer un circuit de validation automatique entre collaborateurs pour que les documents puissent être envoyés aux personnes concernées à tour de rôle.
Pour franchir le cap et passer à la dématérialisation, vous pouvez mettre en place un système de gestion documentaire efficace.
Celui-ci peut être modulaire et facilement intégré aux solutions métiers pour une utilisation optimale. Voyons plus en détail comment utiliser une solution GED pour automatiser votre gestion documentaire.
2. Choisir une solution documentaire personnalisable
Pour pouvoir choisir un système de gestion de documents, il est important de prendre en compte les éléments, tels que le nombre de personnes concernés dans les équipes, le volume de documents, et leur utilisation comme expliqué auparavant. Vous devez par exemple vous assurer que le logiciel choisi soit intuitif et qu’il soit adaptable à vos besoins.
Cependant, une fois le logiciel installé dans l’entreprise, il est nécessaire que les employés soient formés à l’utilisation de ce nouveau système. Identifier ce qui doit être personnalisé et paramétré en fonction des utilisations les plus nécessaires pour l’équipe selon le métier, afin qu’il y ait une véritable économie de temps et un gain financier considérable.
Il est important aussi de vérifier si le logiciel GED sélectionné peut s’intégrer à d’autres outils ou logiciels métiers qui sont déjà en place dans votre entreprise.
Découvrez ci-dessous quelques conseils dont un système de gestion électronique de documents (GED) peut s’adapter de manière cohérente aux besoins de votre métier.
Pour en savoir plus :
Comment choisir sa solution GED ?
Les incontournables en gestion documentaire électronique
Disposer d’outils numériques ne suffit pas pour avoir une organisation correcte de l’ensemble de documents d’une entreprise. Il est nécessaire d’établir des règles d’utilisation, des procédures et un circuit de validation cohérent entre les membres d’une équipe.
Dans cette rubrique, nous vous montrons quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour bien structurer la gestion documentaire dans votre société.
Organiser et sécuriser le classement des documents avec une GED
L’utilisation d’un outil dédié à la gestion documentaire permet de mettre en place des procédures pour organiser le classement des documents, cela peut se faire d’une manière automatisée ou manuelle.
On retrouve différentes méthodes d’organisation comme le classement hiérarchique, le classement par mots-clés, le classement par catégories et le classement chronologique. Chacune d’elles présente ses propres avantages et inconvénients. Il est important de prendre en compte ses propres besoins afin de choisir la meilleure règle de classement pour un service ou une société.
La gestion des droits d’accès est aussi un aspect essentiel pour garantir la confidentialité et la sécurité des documents. Les technologies permettent le contrôle des accès et aussi d’inclure des systèmes de cryptage, des mots de passe et des systèmes de gestion des droits d’accès, afin de réduire le risque de perte et de corruption des données.
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Comment l’IA peut apporter de l’intelligence à la GED ?
Mettre en place un cycle de vie des documents
En effet, faire le tri et voir les documents prioritaires n’est pas une tâche si simple. Cependant, avec un outil de cycle de vie de documents, qui peut être intégré en tant que module de votre GED, vous pouvez gérer les urgences de chaque document à suivre. Sur des fonctionnalités modulables, vous pouvez paramétrer les règles de gestion, choisir les personnes à notifier et faire un suivi des documents qui sont en cours de validation ou déjà expirés.
En plus, avec ce module, vous pouvez vous assurer que les utilisateurs de la solution ne consultent et ne diffusent pas du contenu périmé. Ainsi, l’entreprise pourra répondre à l’obligation relative au RGPD pour vous assurer de la suppression automatique de documents personnels dans les délais impartis (exemple : pour respecter la durée de conservation des CV de 5 ans).
Automatiser le flux documentaire avec un circuit de validation
Le logiciel de gestion documentaire Open Bee, vous permet également de concevoir un circuit de validation des tâches, déclencher de manière dynamique les validations aux responsables préalablement sélectionnés et avoir une traçabilité en temps réel du suivi de l’information dans les équipes. Cela vous permettra de réduire le temps de traitement et de renforcer l’agilité collaborative. (Exemple : demande de traitement d’une facture, ou validation dynamique des notes de frais).
Gérer tous les formats du courrier entrant
Une fois que votre stratégie d’organisation documentaire est mise à plat, il faudra gérer l’arrivée de ces nouveaux documents entrants, qu’il soit en format papier ou numérique, tels quels courriels, fax, lettres ou encore colis. A l’aide des technologies de Machine Learning et Deep Learning, le module Smart Capture permet d’identifier les données sur les documents et de les classer selon vos critères dans les dossiers spécifiques, ainsi que distribuer aux différents destinataires concernés.
Découvrez en détails les fonctionnalités clés de notre plateforme globale, dans notre document dédié : l’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant.
Les principes de la gestion documentaire sont très simples et en respectant quelques règles dans votre organisation, vous serez certain d’optimiser votre temps et réaliser des économies significatives. Également par cette nouvelle organisation interne, vous serez amené à soulager les salariés pour qu’ils soient au service du mieux vivre ensemble dans la société. La gestion électronique de document est un moyen très efficace de réussir en équipe en laissant les tâches chronophages de coté et en se concentrant sur l’essentiel de chaque métier.