Fluidifiez et accélérez la capture
La reconnaissance, l’indexation et classification de vos documents
Offrant une automatisation inégalée, les applications logicielles Open Bee de capture vous permettent de classer et d’indexer intelligemment l’ensemble de vos documents d’origine papier ou électronique.
Numérisation de documents pour une meilleure gestion
Convertissez vos documents papier en format électronique. Ce premier pas essentiel simplifie la gestion et le stockage de vos documents en offrant un accès rapide et sécurisé aux informations nécessaires.
Reconnaissance et indexation intelligentes
Utilisez la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour transformer vos documents numérisés en données modifiables. Attribuez des métadonnées efficaces lors de l’indexation afin de faciliter la recherche et la récupération ultérieure.
Classification automatique par apprentissage machine
Profitez de l’apprentissage machine pour classifier automatiquement vos documents en catégories logiques. Cette classification améliore grandement l’efficacité de la gestion documentaire, rendant l’organisation et le repérage de l’information plus intuitifs.
Intégrez des documents numérisés dans vos processus métiers
L’intégration de vos documents papiers et électroniques
- Intégrez tous types de documents à partir de toutes sources : scanner, périphérique multifonction (MFP), serveur de messagerie, Applications métiers, Microsoft Office, …
- Bénéficiez d’un vaste panel de technologies de reconnaissance avancée : OCR, Code à Barres, QR Code, LAD/RAD, algorithmes d’analyse sémantique, Database Look Up, machine learning et deep learning …
- Embarquez la technologie Open Bee au cœur de votre multifonction et exploitez de nouvelles fonctionnalités directement depuis l’écran tactile (+ d’infos)
Bénéficiez de l’arborescence de la GED
- Capturez les informations importantes de vos documents pour opérer un classement et renommage intelligent dans votre solution de gestion documentaire Open Bee
- Retrouvez vos documents plus rapidement avec le moteur de recherche avancée de la GED
La solution de numérisation de documents s’intègre à la GED
pour une dynamisation de vos processus de gestion
- Automatisez la manière de communiquer les documents entrants à vos collaborateurs
- Agrégez votre contenu en un point unique
- Transformez votre information en données exploitables
- Éliminez le papier dans vos échanges et optimisez votre rentabilité
Profitez du tableau de bord de la GED
- Initiez dynamiquement des processus métiers à partir de données capturées au sein de vos documents, avec le workflow.
- Rassemblez vos informations métiers dans le tableau de bord, à l’aide des widgets.
La solution de capture est disponible en on-premise ou en cloud
Les avantages d’une plateforme cloud
- Bénéficiez d’un déploiement ultra rapide
- Simplifiez la maintenance applicative de votre solution logicielle Open Bee
- Garantissez la continuité de vos processus métiers même à distance
- Facilitez l’accès à vos données en centralisant votre information
La sécurité documentaire en priorité
- Renforcez la sécurité de vos échanges par un cryptage de bout en bout des données transférées, avec la solution certifiée ISO 27001.
Les fonctionnalités clés du module Capture Intelligente
Une question sur notre outil de capture intelligente ?
On premise ou en Cloud, bénéficiez de la solution la plus adaptée pour votre entreprise en vous faisant conseiller par nos consultants.
Capturez vos flux d’informations : courriers, factures, bulletins de paie, centralisez tout en un point
Télécharger nos brochures
- Notre Brochure Corporate
Réinventez votre gestion documentaire avec les meilleures technologies associées à la plateforme digitale de gestion de contenus
- Dématérialiser les factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
- Dématérialiser les factures fournisseurs
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
Ils témoignent de notre expertise
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Un souhait d’améliorer la gestion des documents
Pour le service comptabilité de l’hypermarché Cora de Sarreguemines, la gestion manuelle des factures fournisseurs, bons de réception et frais généraux, reçus au format papier, est particulièrement chronophage. Basée sur des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capturer les informations utiles sur les factures numérisées, Open Bee Smart Capture extrait les données choisies par l’équipe comptable (nom du fournisseur, date de facture) et procède au classement de ces dernières, de manière simple et organisée. En savoir plus
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Un outil qui fait la reconnaissance et la capture des codes barres
Dans l’optique de réduire considérablement les pertes de temps liées au traitement manuel des certificats médicaux, la ffgolf s’est donc équipée de la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal. L’objectif est désormais d’insérer sur une majorité de certificats, un code à barres contenant un identifiant unique par licencié. Une fois le document dûment complété et renvoyé à la fédération, ce dernier sera numérisé puis classé automatiquement dans la GED, dans le dossier du licencié, grâce à la lecture de code à barres opérée par la solution Open Bee™ Scan de notre gamme capture. En savoir plus
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Vilogia optimise l’archivage et la recherche documentaire avec Capture intelligente
Pour réduire les pertes de temps liées à l’archivage manuel, Vilogia a adopté la solution Open Bee™ Smart Capture. Les 8 000 documents papier sont désormais dématérialisés, indexés, et archivés automatiquement dans une arborescence structurée. Grâce au moteur de recherche intégré, les collaborateurs peuvent retrouver et partager rapidement les documents sans quitter leur poste de travail. Cette automatisation a permis à Vilogia de réduire de 50 % le temps consacré à l’archivage et d’économiser 80 % du temps dédié à la recherche des documents.
Questions Fréquentes
Smart Capture
La différence entre numérisation, reconnaissance, indexation et classification automatique des documents
La numérisation est le processus de conversion de documents papier en format électronique pour faciliter leur gestion. Ensuite, la reconnaissance, notamment via l’OCR, permet de transformer le texte des documents numérisés en données modifiables. L’indexation attribue des métadonnées aux documents pour faciliter la recherche et la récupération. Enfin, la classification automatique utilise l’apprentissage machine pour organiser les documents en catégories logiques, améliorant ainsi l’efficacité de la gestion documentaire. Le module Smart Capture d’Open Bee intègre ces étapes pour une transformation efficace des documents en données numériques structurées.
- Lire l’article complet : Le module Smart Capture : les 4 points clés à comprendre
Comment classer les documents administratifs selon les processus métier de l’entreprise ?
Pour classer efficacement les documents administratifs, il convient de créer une structure de classement dans la GED qui miroite les processus métier de l’entreprise. En utilisant la GED Open Bee, on peut établir une arborescence de dossiers et sous-dossiers représentant l’ordre organisationnel interne et les flux de travail documentaires. Cela rend la recherche et l’accès aux documents plus intuitifs et rapides. Les étapes clés pour une arborescence efficace comprennent l’analyse des processus métier, la création d’une structure de dossiers cohérente, la définition de règles de nommage précises, et une communication claire vers les équipes pour assurer une adoption et une gestion pérennes.
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