La FFGolf automatise le traitement de 20.000 certificats médicaux
Un besoin de dématérialiser les certificats médicaux
En France, tout licencié qui désire participer à des compétitions de golf doit impérativement faire enregistrer son certificat médical de non-contre-indication à la pratique de ce sport, auprès de la Fédération française de golf (ffgolf). Chaque année, ce sont 20 000 certificats médicaux au format papier qui sont traités, en grande partie par le siège de la ffgolf engendrant de nombreux désagréments tels que des pertes de temps pour le traitement, l’enregistrement, l’archivage et la recherche des documents.
Passer du format papier au numérique
Afin de réduire considérablement les problèmes causés par le traitement au format papier des certificats médicaux de ses adhérents, la Fédération française de golf a mis en place les solutions de dématérialisation et de Gestion Electronique de Documents Open Bee™.
Un outil qui fait la reconnaissance et la capture des codes barres
Dans l’optique de réduire considérablement les pertes de temps liées au traitement manuel des certificats médicaux, la ffgolf s’est donc équipée de la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal. L’objectif est désormais d’insérer sur une majorité de certificats, un code à barres contenant un identifiant unique par licencié. Une fois le document dûment complété et renvoyé à la fédération, ce dernier sera numérisé puis classé automatiquement dans la GED, dans le dossier du licencié, grâce à la lecture de code à barres opérée par la solution Open Bee™ Scan de notre gamme capture.
Numériser les documents et les centraliser
dans une solution GED
Grâce à la mise en œuvre d’une solution automatisée de classement des certificats médicaux, la ffgolf estime pouvoir gagner 80 % sur le temps précédemment passé pour l’archivage manuel des documents.
- Meilleure traçabilité des documents
- 80 % de temps gagné avec l'archivage électronique
- 20000 certificats médicaux par an sont traités
Quels sont les bénéfices de la solution ?
Automatiser le classement et le suivi
- Une solution de dématérialisation permettant un traitement rapide et automatisé des certificats médicaux.
- Meilleure traçabilité des certificats et des gains de temps conséquents dans la recherche des certificats en cas d’accident.
La recherche du document facilitée
De plus, grâce au moteur de recherche d’Open Bee™ Portal, les collaborateurs de la ffgolf auront la possibilité d’accéder en quelques secondes à un certificat donné, en saisissant simplement le numéro de licence d’un compétiteur. Ainsi, si un golfeur se blesse lors d’une compétition, la ffgolf pourra retrouver très facilement le certificat médical du sportif, archivé dans le portail documentaire, afin de vérifier la validité du document.
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Témoignage de l’équipe
Christophe Laurence, Directeur des Opérations Open Bee
Nous avons pu répondre avec pertinence aux besoins de la ffgolf, notamment grâce à notre expérience dans le domaine de la dématérialisation haut-volume et notre maîtrise technique de lecture des codes à barres. Également, notre client a pu apprécier l’ergonomie et la facilité d’utilisation de nos solutions au quotidien, facteur déterminant au succès d’un projet GED au sein d’une organisation
En savoir plus sur ces solutions proposées
- Notre Brochure Corporate
Réinventez votre gestion documentaire avec les meilleures technologies associées à la plateforme digitale de gestion de contenus
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.