Int’Air Médical a choisi de dématérialiser les bulletins de paie
La responsable RH de la société Int’Air Médical nous présente son retour d’expérience après avoir implémenté la solution :
Nous sommes une PME d’une centaine de salariés, nous sommes montés jusqu’à 120 ces derniers mois, et prévoyons pour fin 2019 entre 120 et 130 salariés permanents.
Nous sommes dans l’industrie, nous produisons et fabriquons du matériel médical et respiratoire.
Pour ma part, je suis Responsable Comptable et Ressources Humaines, et je travaille avec une personne en binôme qui m’assiste sur la partie RH et la comptabilité, dont la paie, depuis plusieurs mois.
Un besoin initial d’automatiser la distribution des paies
La responsable du service nous répond : n’ayant qu’un site et l’ensemble de nos collaborateurs sur ce site, les bulletins de paie étaient distribués en interne, nous n’avions donc pas de frais postaux. Je faisais mon tour tous les mois pour distribuer tous les bulletins de paie. Cela prenait donc beaucoup de temps.
Entre les impressions, la mise sous pli et la distribution, il fallait compter une heure et demi consacrée à la distribution des bulletins de paie.
Nous avons également fait le choix de la dématérialisation des bulletins de paie pour anticiper les obligations légales qui vont sûrement tomber dans les prochains mois.
L’opportunité d’en faire profiter tous les collaborateurs
Une centralisation de l’imprimante multifonction à la GED
Elle nous apporte quelques précisions : Venant du secteur médical, nous avions déjà la solution GED pour la dématérialisation des factures fournisseurs avec Open Bee™.
Nous avons un contrat depuis des années avec Konica Minolta pour tout ce qui concerne les systèmes d’impression, avec le système de dématérialisation de factures fournisseurs.
Nous sommes également en train d’implémenter le système Chorus pour la facturation, et du coup, il était pour nous logique que ce soit aussi Open Bee™ qui nous fournisse notre solution de dématérialisation de bulletins de paie.
Tous les salariés reçoivent leurs bulletins de paie électronique
J’ai de mon côté bien accompagné les collaborateurs sur le téléchargement de leurs bulletins de paie depuis leur mobile, et à présent, beaucoup se servent de l’application Open Bee™.
Les collaborateurs sont donc satisfaits de la solution et comprennent les bénéfices qu’elle leur apporte.
Une utilisation rapide et facile pour la responsable du service
Elle nous précise, comme tous les logiciels, il y a bien sûr le temps de prise en main. Une fois le fonctionnement compris, nous n’avons rencontré aucun souci, la solution fonctionne très bien. C’est moi qui gère de A à Z les bulletins de paie. Je m’occupe donc de l’impression virtuelle depuis notre ERP RH et je valide ensuite la distribution. Une fois par mois, à la clôture de mes paies, je génère mon fichier, j’envoie les bulletins électroniques aux salariés via la solution Open Bee™.
- 1h30 de gagné chaque jour pour le traitement administratif
- Chaque dossier est classé et attribué au bon service suivant les règles internes
- Réduction des coûts d'impression, d'affranchissement et d'envoi des factures
Quels ont été les bénéfices de la solution ?
- Automatisation des tâches répétitives pour le traitement administratif des commandes.
- Réduction des coûts d’impression, les feuilles de salaire sont distribuées par email.
- Libère du temps pour d’autres actions liées aux ressources humaines pour les salariés.
Ils témoignent de notre expertise
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Êtes-vous satisfaite de ces solutions ?
Oui, tout à fait, déjà au niveau de la GED et de la dématérialisation de factures fournisseurs, nous étions très satisfaits des solutions tant au niveau de la performance que de la simplicité d’utilisation, et cela s’est confirmé avec la solution de dématérialisation de bulletins de paie.
Mylène GIAJ, Responsable Comptable & RH, Int Air Médical
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Avez-vous également mesuré des bénéfices financiers ?
De mon côté, il y a une économie sur mon temps de travail puisque je suis passée d’une heure et demi à 10 minutes dédiées à la distribution des bulletins de paie tous les mois.
Il y a également les coûts d’impression et les enveloppes qui sont supprimés, mais nous n’avons pas quantifié cela.
Lorsque nous avions étudié le projet de dématérialisation de bulletins de paie, nous avions fait un calcul de retour sur investissement, et nous étions gagnants avec la solution Open Bee™. C’est ce qui a bien sûr pesé dans la décision des dirigeants puisqu’il y avait un réel gain de temps et de réelles économies.Mylène GIAJ, Responsable Comptable & RH, Int Air Médical
En savoir plus sur ces solutions proposées
- Dématérialiser les bulletins de paie
Cette fiche produit relative à la dématérialisation des documents RH s’inscrit dans une démarche de productivité et de réduction des coûts.
- Dématérialiser les factures fournisseurs
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.