Dématérialisation des courriers entrants
Organisez le flux d’information entrant multicanal
La remise du courrier en main propre ou dans des bannettes apparaît aujourd’hui comme un mode de gestion complètement désuet et inapproprié aux besoins de flexibilité et de productivité de tout type de société.
Entre courriers administratifs, factures, réclamations, contrats, etc, les entreprises doivent gérer un flux important d’information entrante, mais aussi s’adapter à de nouvelles organisations et façons de travailler avec du personnel à la fois sur place, en mobilité ou en télétravail.
La dématérialisation du courrier entrant
Avec la GED Open Bee, bénéficiez d’une solution moderne pour le traitement du courrier entrant et tout autre document professionnel. La solution vous permet d’accélérer et de sécuriser la diffusion, le traitement et l’archivage du courrier !
Réduisez le temps de traitement de vos documents entrants
Gagnez en productivité à chaque étape du traitement de votre courrier, de sa réception jusqu’à son archivage sécurisé, grâce à l’automatisation des processus.
Traitez et diffusez en un temps record les courriers entrants
Diffusez en un temps record le courrier à vos collaborateurs, qu’ils soient en présentiel ou à distance, et améliorez vos délais de réponse.
Retrouvez facilement vos anciens courriers
Retrouvez facilement d’anciens courriers grâce à notre outil de recherche multicritères avancée.
Automatisez le traitement du courrier grâce à l’intelligence artificielle
Bénéficiez des meilleures technologies de capture intelligente
- Profitez de la puissance de notre module de Smart Capture basé sur un moteur d’Intelligence Artificielle performant pour procéder à la reconnaissance automatique de votre information, quel que soit son format d’origine (papier, numérique) et le canal par lequel vous la recevez (email, fax, MFP, web…).
- Capturez en un instant les métadonnées nécessaires à l’enregistrement des documents que vous aurez préalablement définies (émetteur, date, destinataire, objet, niveau d’urgence/importance…) puis procédez à leur vérification.
Et libérez-vous de tâches chronophages en facilitant le suivi du courrier !
- Diffusez dynamiquement l’information à vos collaborateurs et notifiez-les instantanément des tâches à consulter/traiter directement par email ou depuis leur tableau de bord personnel de la plateforme Open Bee.
- Définissez préalablement des circuits de validation/traitement de l’information afin d’assurer sa fluidité de circulation et son suivi en temps réel. Gagnez en traçabilité et suivez facilement, où que vous soyez, les tâches en cours, traitées ou restées en attente.
- Disposez d’une bibliothèque de modèles pour rédiger facilement une réponse adaptée qui pourra ensuite être reliée au courrier d’origine.
- Procédez à l’analyse des tendances des courriers reçus grâce à des tableaux graphiques générés par notre module Analytics.
- Archivez vos données en toute sécurité dans un coffre-fort électronique labellisé AFNOR NF203.
Gérez efficacement les entrées d’information multicanales
La variété des canaux d’entrée de courrier dans les organisations d’aujourd’hui appelle à une gestion habile et coordonnée. Que ce soit via un formulaire web, par la poste, à l’aide d’une navette interne, par courriel, ou encore via des services de messagerie express tels que FedEx, DHL ou TNT, chaque méthode apporte son lot quotidien de correspondances à traiter.
Ces sources d’information sont cruciales pour rester réactif et pertinent face aux besoins des clients et partenaires.
La gestion complète de vos factures
La réception simplifiée de vos factures fournisseurs
Tirez parti de la fonctionnalité de courrier entrant d’Open Bee pour fluidifier la réception de vos factures fournisseurs.
Avec l’outil GED Open Bee, transformez votre comptabilité fournisseurs en un centre de profit en automatisant la gestion des factures, quel que soit leur volume ou format.
Maîtrisez aussi vos flux sortants !
La dématérialisation des factures sortantes est également simplifiée grâce à Open Bee. La solution vous permet de distribuer et centraliser électroniquement toute la documentation liée à la relation commerciale, y compris les devis, les bons de livraison et les factures.
Proposez à vos clients des espaces privatifs en ligne, sécurisés et faciles d’accès, où ils peuvent consulter et télécharger les documents nécessaires.
Une question sur la solution de courrier entrant ?
Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café !
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Réception du courrier et numérisation des différentes factures :
La personne en charge de l’accueil réceptionne le courrier et numérise les différentes factures. C’est ensuite les collaboratrices affectées à la comptabilité fournisseurs qui s’occupent de réaliser les opérations de vidéos codage. Charles Saunois, Directeur Administratif et Financier, nous confie qu’il peut maintenant suivre les factures et réaliser des relances plus régulières auprès des responsables de service pour que les factures soient validées et payées en temps et en heure. Voir le cas client
Yoann Lutigneaux, Responsable Informatique
Garnier-Thiebaut -
La mairie d’Onzain optimise la gestion de ses courriers et factures avec Open Bee
La mairie d’Onzain, confrontée à des pertes de temps liées à la gestion de documents papier, a choisi la solution Open Bee pour dématérialiser ses courriers et factures. Chaque mois, 250 documents sont numérisés, indexés et classés automatiquement dans la GED, permettant un accès rapide depuis n’importe quel poste ou appareil mobile. Cette solution a optimisé la productivité des 40 agents tout en anticipant la dématérialisation complète de la chaîne comptable.
Consultez notre documentation
- Accélérez la signature de vos documents
Tous les éléments à connaitre concernant la signature électronique. Une étape clé de la transformation digitale des entreprises…
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
- L’intranet d’entreprise en toute mobilité
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés de l’intranet documentaire, plateforme idéale pour partager des fichiers entre collaborateurs
FAQ Courrier entrant
Qu’est-ce que le courrier entrant digitalisé ?
Le courrier entrant digitalisé désigne le processus de réception, traitement et distribution automatisée des courriers reçus par une entreprise, qu’ils soient au format papier ou numérique. Grâce à des technologies de reconnaissance intelligente, le courrier est capturé, trié et distribué de manière dynamique aux destinataires concernés.
Comment fonctionne la capture des informations du courrier entrant ?
La capture des informations se fait via une technologie de Smart Capture utilisant des moteurs de Machine Learning et de Deep Learning. Cette solution identifie automatiquement les données clés comme l’émetteur, le destinataire, la date, l’objet, et le degré d’urgence, permettant ainsi un traitement plus rapide et précis des courriers.
Est-il possible de suivre le traitement du courrier en temps réel ?
Oui, un module de suivi en temps réel est disponible, permettant aux responsables de vérifier l’état d’avancement du traitement des courriers. Ce module donne aussi la possibilité de relancer les tâches en attente et d’analyser les tendances de traitement grâce à des outils analytiques avancés.
Comment le courrier est-il classé après traitement ?
Une fois le courrier reçu et traité, il est classé automatiquement selon des critères prédéfinis comme l’émetteur, la date ou le type de document. Ce classement intelligent garantit une gestion organisée et simplifiée des courriers, facilitant ainsi leur recherche future.
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