Dématérialisation des courriers entrants
Les cas d'usage

Dématérialisation des courriers entrants

Modernisez votre gestion du courrier

Organisez le flux d’information entrant multicanal

La remise du courrier en main propre ou dans des bannettes apparaît aujourd’hui comme un mode de gestion complètement désuet et inapproprié aux besoins de flexibilité et de productivité de tout type de société. En effet, entre courriers administratifs, factures, réclamations, contrats, etc, les entreprises doivent gérer un flux important d’information entrante, mais aussi s’adapter à de nouvelles organisations et façons de travailler avec du personnel à la fois sur place, en mobilité ou en télétravail.

Avec Open Bee, bénéficiez d’une solution moderne et intuitive vous permettant d’accélérer et de sécuriser la diffusion, le traitement et l’archivage du courrier !

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Automatisez le traitement du courrier grâce à l’intelligence artificielle

Bénéficiez des meilleures technologies de capture…

  • Profitez de la puissance de notre module de Smart Capture basé sur un moteur d’Intelligence Artificielle performant pour procéder à la reconnaissance automatique de votre information, quel que soit son format d’origine (papier, numérique) et le canal par lequel vous la recevez (email, fax, MFP, web…).
  • Capturez en un instant les métadonnées nécessaires à l’enregistrement des documents que vous aurez préalablement définies (émetteur, date, destinataire, objet, niveau d’urgence/importance…) puis procédez à leur vérification.

Et libérez vos collaborateurs de tâches chronophages en facilitant le suivi du courrier !

  • Diffusez dynamiquement l’information à vos collaborateurs et notifiez-les instantanément des tâches à consulter/traiter directement par email ou depuis leur tableau de bord personnel de la plateforme Open Bee.
  • Définissez préalablement des circuits de validation/traitement de l’information afin d’assurer sa fluidité de circulation et son suivi en temps réel.
  • Disposez d’une bibliothèque de modèles pour rédiger facilement une réponse adaptée qui pourra ensuite être reliée au courrier d’origine.
  • Procédez à l’analyse des tendances des courriers reçus grâce à des tableaux graphiques générés par notre module Analytics.
  • Archivez vos données en toute sécurité dans un coffre-fort électronique labellisé AFNOR NF203.

L’intelligence artificielle pour garantir la performance de vos équipes

  • Bénéficiez d’une solution sans code simple à mettre en place et facile d’utilisation au service du courrier entrant.
  • Gagnez en productivité à chaque étape du traitement de votre courrier, de sa réception jusqu’à son archivage sécurisé, grâce à l’automatisation des processus.
  • Diffusez en un temps record le courrier à vos collaborateurs, qu’ils soient en présentiel ou à distance, et améliorez vos délais de réponse.
  • Réduisez significativement vos coûts opérationnels en vous libérant d’une gestion manuelle au format papier : adieu impressions et archivage physique à n’en plus finir !
  • Retrouvez facilement d’anciens courriers grâce à notre outil de recherche.
  • Gagnez en traçabilité et suivez facilement, où que vous soyez, les tâches en cours, traitées ou restées en attente.
  • Traitez, diffusez en un temps record
  • Retrouvez facilement vos anciens courriers
  • Réduisez vos coûts liés aux documents papier
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La signature électronique intégrée à la solution GED Open Bee

Créez vos propres processus métiers en associant le module signature électronique à d’autres modules clés de la plateforme Open Bee. 

  • Fluidifiez vos processus d’approbation, signatures, notifications de vos documents avec notre moteur de workflow. 
  • Suivez en temps réel l’état d’avancement de vos documents à signer. 
  • Archivez vos documents signés au sein d’un coffre-fort électronique certifié NF LOGICIEL – CCFN NF 203, pour assurer une conservation à vocation probatoire de ces derniers.

Vous avez besoin d’informations complémentaires ou d’assistance ?

Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café !

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