Comment classer les documents administratifs d’une entreprise ?
Découvrez dans cet article les bonnes pratiques et solutions à mettre en place pour optimiser votre classement de documents et ainsi renforcer l’efficacité globale de votre entreprise.
Lorsqu’une entreprise automatise le classement de ses documents administratifs, elle en tire trois avantages majeurs : Une meilleure collaboration entre les équipes. Une optimisation des espaces de stockage. Une sécurisation de l’accès aux données confidentielles.
Sommaire :
1- Mettre en place une solution GED pour une gestion documentaire centralisée et sécurisée
2- Définir une arborescence claire et une indexation précise des documents
3- Automatiser les workflows documentaires pour gagner en efficacité
Mettre en place une solution GED
Pour une gestion documentaire centralisée et sécurisée
La centralisation de tous les documents dans un référentiel unique et sécurisé est essentielle pour une gestion documentaire efficace. L’adoption d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) répond à ce besoin en offrant un système intelligent de classement et d’archivage. La GED permet de regrouper l’ensemble des documents administratifs au sein d’une plateforme unique, accessible à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Cela évite l’éparpillement des fichiers sur différents serveurs ou ordinateurs.
Toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, peut bénéficier d’une gestion documentaire plus efficace. Prenons l’exemple d’une entreprise du secteur automobile comme la Carrosserie Pressoir. Avant la mise en place d’une GED, la recherche de documents était chronophage. Il fallait sans cesse redemander aux clients leurs papiers, faire des photocopies et archiver physiquement dans un coin du bureau tous ces documents, ce qui prenait beaucoup de temps et d’espace.
En adoptant une solution GED avec des fonctionnalitées dédiées pour les petites entreprises, la Carrosserie Pressoir, a pu bénéficier de la centralisation de tous les documents dans un référentiel unique, qui permet de retrouver instantanément les dossiers clients complets.
La GED s’intègre également aux systèmes d’information existants, permettant ainsi de centraliser les documents sans perturber l’infrastructure informatique. Grâce à cette intégration fluide, les coûts et les difficultés liés à un changement complet de système sont évités, tout en bénéficiant d’une gestion documentaire rationalisée et sécurisée.
Sécuriser l’accès aux documents sensibles
Toutes les actions sur les documents sont tracées et horodatées, ce qui permet aux entreprises d’avoir une visibilité complète sur leur cycle de vie. Cette traçabilité approfondie assure une conformité aux réglementations en vigueur, comme le RGPD, et permet de réagir rapidement en cas d’incident de sécurité.
Par ailleurs, la GED Open Bee est certifiée ISO 27001, une norme internationale qui garantit la mise en place de mesures de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles. Cette certification atteste que la solution répond aux exigences les plus strictes en matière de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité des données. Pour les DSI, c’est la garantie que les documents de l’entreprise sont hébergés sur une plateforme sécurisée et que les risques de fuite d’information sont maîtrisés.
Définir une arborescence claire et une indexation précise des documents
Classer les documents administratifs selon les processus métier de l’entreprise
Pour retrouver facilement les documents, il est important de définir une arborescence logique et adaptée aux processus métier. Avec la GED Open Bee, il est possible de créer une structure de dossiers et sous-dossiers qui reflète l’organisation de l’entreprise et les workflows documentaires associés.
Par exemple, un groupe de transport gérant de nombreux documents liés à ses chauffeurs, véhicules et clients peut créer une arborescence avec des dossiers dédiés à chaque entité. Cela lui permet de naviguer aisément dans sa base documentaire et de retrouver rapidement les informations nécessaires.
Cette arborescence personnalisée offre une navigation intuitive dans la base documentaire et un accès rapide aux informations recherchées. La GED Open Bee s’adapte aux processus existants, fournissant ainsi une solution de gestion documentaire parfaitement alignée avec le mode de fonctionnement de l’entreprise. Une agence immobilière, par exemple, classant ses documents par bien, locataire et type de document peut reproduire cette même structure dans le logiciel GED adapté au secteur de l’immobilier. Cela facilite grandement la recherche d’informations pour les collaborateurs.
Les points clés pour créer une arborescence efficace dans la GED :
- Analyser les processus métier et identifier les grandes catégories de documents
- Créer des dossiers et sous-dossiers reflétant cette organisation
- Définir des règles de nommage claires et cohérentes pour les dossiers et fichiers
- Communiquer sur cette nouvelle organisation auprès des équipes pour une adoption rapide
- Mettre en place des processus de contrôle régulier pour maintenir la cohérence de l’arborescence dans le temps
Utiliser des métadonnées pertinentes pour caractériser chaque document
En complément d’une arborescence bien pensée, l’utilisation de métadonnées pertinentes est essentielle pour caractériser précisément chaque document. La GED Open Bee permet de définir des métadonnées personnalisées, comme le type de document, sa date de création, son auteur ou encore des mots-clés spécifiques à chaque activité.
Pour un cabinet d’avocats, par exemple, qui gère des milliers de contrats, en ajoutant des métadonnées comme le nom du client, le type de contrat et sa date d’échéance, les juristes peuvent retrouver en un clin d’œil tous les documents liés à un dossier précis.
Grâce à une recherche multicritère puissante, il est possible de retrouver instantanément n’importe quel document dans la GED. L’indexation précise des documents par des métadonnées permet aux utilisateurs d’accéder en quelques secondes au bon document, même des années plus tard. Les noms de fichiers peu explicites ne sont plus un problème. Tous les documents sont parfaitement indexés et facilement identifiables, ce qui fait gagner un temps précieux au quotidien. La recherche avancée permet également de retrouver les documents par les mots clés présents dans les images ou dans les PDF.
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Automatiser les workflows documentaires pour gagner en efficacité
Définir des workflows adaptés aux processus de validation et de signature
La GED Open Bee permet de définir des circuits de validation et de signature électronique adaptés aux processus métier. Cette fois ci, prenons l’exemple d’une compagnie d’assurance qui doit faire valider chaque contrat par plusieurs services. En paramétrant un workflow dans la GED, il est possible d’automatiser l’envoi du document d’un valideur à l’autre, avec des alertes et des rappels pour respecter les délais, chacun étant notifié lorsque son action est requise. Le contrat est ainsi approuvé rapidement, sans risque d’oubli ou de perte. Le circuit de signature est ainsi fluidifié et sécurisé.
Pour mettre en place un workflow de validation et de signature performant, il est recommandé de suivre ces étapes clés :
- Modéliser le processus de validation actuel pour identifier les points d’amélioration possibles grâce à l’automatisation. Cela permet de définir clairement les étapes, les acteurs impliqués et les délais à respecter.
- Paramétrer le workflow dans la solution en y intégrant les bonnes pratiques identifiées. Il est important de tester son bon fonctionnement sur quelques documents réels avant un déploiement à plus grande échelle.
- Déployer le workflow auprès des équipes concernées et les accompagner dans la prise en main de ce nouveau processus. Des workflows personnalisés peuvent être créés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque service, comme la gestion des demandes d’achat, des contrats de travail ou encore des réclamations clients.
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L’automatisation des circuits de validation permet ainsi de gagner en productivité et en efficacité, tout en s’assurant de la conformité des processus.
Bénéficier d’une traçabilité complète des actions réalisées sur chaque document
La GED offre une traçabilité complète de toutes les actions réalisées sur les documents. Les modifications, annotations ou partages sont horodatés et associés à un utilisateur, permettant d’avoir un historique précis de la vie de chaque fichier.
Cette traçabilité est particulièrement précieuse dans des secteurs réglementés comme la santé ou la finance, où la conformité et l’audit des documents sont importants. La GED Open Bee permet de prouver à tout moment qui a accédé à un document et quelles actions ont été réalisées, assurant une gestion documentaire sereine.
Les avantages d’une traçabilité complète avec la GED Open Bee :
- Un historique précis de toutes les actions menées sur chaque document
- Une preuve de conformité aux procédures et réglementations
- Une information rapidement disponible en cas d’audit ou de litige
- Une responsabilisation des collaborateurs qui savent que leurs actions sont tracées
- Un suivi de la vie du document pour une meilleure compréhension des processus
En conclusion, classer efficacement les documents administratifs est un véritable défi pour les entreprises. Une solution GED comme Open Bee permet de relever ce défi, en offrant une gestion centralisée et sécurisée, une indexation précise et une automatisation des workflows. En adoptant ces bonnes pratiques, les DSI peuvent faire de la gestion documentaire un véritable atout pour leur entreprise, source de productivité et de conformité.