Les évolutions 4.7 de la solution de capture intelligente de documents d’Open Bee
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Les évolutions 4.7 de la solution de capture intelligente de documents

Smart Capture est une composante essentielle de la plateforme globale d’Open Bee, conçue pour fluidifier et accélérer la capture intelligente de documents. Cette technologie avancée permet également de faire la reconnaissance, l’indexation et la classification avec une précision remarquable de l’ensemble des documents, qu’ils soient issus de supports papier ou électroniques.

Voyons ensemble dans cet article :

Le module Smart Capture : les 4 points clés à comprendre

Grâce à un large éventail de technologies de reconnaissance telles que l’OCR, le Code à Barres, le QR Code, ainsi que des algorithmes de machine learning, Smart Capture transforme la manière dont les entreprises intègrent leurs documents dans leurs processus métiers.

La numérisation des documents est le premier pas vers une organisation sans papier, permettant une meilleure accessibilité et une réduction des coûts de stockage.

La numérisation de documents : qu’est-ce que c’est ?

La numérisation est le processus de conversion des documents papier en format électronique. Cela facilite leur dématérialisation complète, c-est-à-dire : leur diffusion, leur recherche et leur archivage. Avec Smart Capture d’Open Bee, la numérisation devient un processus fluide et rapide, grâce à l’intégration avec divers périphériques comme les scanners et les multifonctions, ainsi qu’avec les téléphones portables.

schéma numérisation de documents
La technologie de Capture Intelligente d’Open Bee

La reconnaissance automatique des documents

Une fois numérisés, les documents doivent être interprétés. C’est là qu’interviennent des technologies comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), qui transforment les images de texte en données modifiables et interrogeables. Smart Capture enrichit cette étape avec des fonctionnalités avancées telles que la reconnaissance de Code à Barres et de QR Code, permettant une extraction précise des informations.

L’Indexation des documents

L’indexation est un processus clé en gestion documentaire qui consiste à attribuer des métadonnées aux documents numérisés, facilitant ainsi leur recherche et récupération ultérieures ; intégrée au sein de la Smart Capture, cette technologie s’appuie sur des algorithmes de concordances qui utilisent un moteur d’inférence et des bases de connaissances pour une identification précise et une classification efficace des informations.

La classification automatique des documents

La classification organise les documents numérisés en catégories logiques de dossiers, facilitant la gestion, l’accès et les recherches. Grâce à l’apprentissage automatique, Smart Capture apprend des actions des utilisateurs pour améliorer continuellement la précision de la classification.

En résumé, la solution Smart Capture d’Open Bee transforme la manière dont les documents sont traités, en passant d’un format papier encombrant à des données numériques structurées, accessibles et exploitables, jetant ainsi les bases d’une gestion documentaire révolutionnée.

capture GED en entreprise
exemple de documents traités

Concrètement, la solution personnalise, à l’image de votre entreprise, l’organisation de votre documentation professionnelle et s’enrichie continuellement selon les usages des salariés de chaque service concerné.

Les dernières évolutions de la version 4.7 du module Smart Capture.

Nouveautés : l’indexation de cohérence

Jusqu’à présent, l’outil de Capture était déjà performant dans l’extraction d’informations à partir de documents intégrés dans la GED. Cette spécificité est l’une des fonctions clés de l’outil, permettant aux entreprises de structurer et d’analyser une multitude de données textuelles. Avec l’ajout des ‘index de cohérence’, le potentiel de Capture prend une toute nouvelle dimension.

Auparavant, bien que les index scriptés offraient une certaine flexibilité, leur portée restait confinée à des champs d’index spécifiques. C’était déjà en soi une révolution, permettant des contrôles dynamiques et l’ajout de données pertinentes pour les utilisateurs. Cependant, il existait une barrière entre les données récupérées de documents et d’autres sources extérieures.

Avec la notion d’index de cohérence, cette barrière s’effondre. Cette fonctionnalité élargit radicalement la portée de Capture en lui permettant d’intégrer des données provenant de bases de données externes, d’APIs pour des logiciels métiers ou de fichiers divers. Ce qui est remarquable, c’est que ces données ne se contentent pas d’être affichées dans Capture ; elles peuvent également être modifiées au sein de l’application.
En d’autres termes, Capture ne se limite plus à l’indexation de contenu, mais devient un outil de gestion de données complet et interactif.

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Contrôle d’accès approfondi pour une gestion précise des utilisateurs

La sécurité et la précision sont au cœur des dernières mises à jour de Smart Capture, qui introduisent des contrôles d’accès plus rigoureux et des options de personnalisation restreintes.

La nouvelle fonctionnalité permet aux administrateurs de spécifier précisément qui peut ajouter des tiers, renforçant ainsi le contrôle et la sécurité. Cette stratégie d’accès limité s’étend à la modification de modèles, assurant que les configurations critiques sont préservées contre les erreurs de manipulation par des utilisateurs non autorisés.

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Archivage et optimisation des données anciennes

Smart Capture élargit ses horizons en matière de sécurité grâce à l’introduction de processus tels que la confirmation par double vérification, particulièrement pour des opérations critiques comme les suppressions de dossiers. Cette méthode exige de l’utilisateur qu’il saisisse un mot spécifique pour exécuter certaines actions, ce qui ajoute une couche de sécurité essentielle.

La revue de l’archivage dans Smart Capture a été significativement améliorée, permettant ainsi de purger de manière efficace les données obsolètes ou non pertinentes. Cette mise à niveau s’avère cruciale pour les clients d’envergure et ceux qui exploitent la solution depuis plusieurs années, car elle optimise l’application en gérant et en réduisant de façon stratégique l’accumulation massive de logs dans les bases de données, tout en conservant un système performant et réactif.

L’efficacité de cette gestion est cruciale non seulement pour maintenir une base de données allégée, mais aussi pour assurer que les doublons historiques ne viennent pas encombrer le système actuel. Ainsi, les utilisateurs peuvent être assurés que leur base de données est optimisée non seulement en termes de performance, mais aussi en ce qui concerne la précision et la pertinence des données conservées. C’est une élimination sélective qui renforce la fiabilité du système, tout en préservant les lots en cours essentiels et en évitant la suppression des données nécessaires à l’activité en cours.

Cas d’usage : le contrôle de cohérence pour le traitement des factures

Moteur de capture factures
Moteur de capture factures

La fonctionnalité d’index de cohérence de Capture redéfinit le traitement des factures en y intégrant un contrôle dynamique et précis. Imaginons l’exemple concret d’une entreprise traitant des factures fournisseurs liées à des bons de commande et des bons de livraison. Avec les index de cohérence, non seulement la conformité des factures peut être vérifiée instantanément, mais aussi les informations détaillées tirées de systèmes de gestion commerciale peuvent être affichées et modifiées directement dans Capture.

Prenons une facture d’achat de bureaux : Capture identifie les produits et les quantités, puis puise dans la base de données de la solution commerciale pour valider si les commandes et les livraisons correspondent.

Les utilisateurs voient un indicateur visuel de conformité et peuvent cliquer pour obtenir des détails supplémentaires. Si les quantités de produits livrées correspondent à celles facturées, même sur plusieurs livraisons, Capture le confirme. En cas d’incohérence, comme une différence entre le nombre de produits commandés et livrés, l’utilisateur peut rectifier les quantités directement, et Capture ajuste les totaux en conséquence.

Le véritable avantage réside dans la capacité de Capture à intégrer et manipuler les données externes. Une fois les factures validées, les données modifiées sont exportées via une sortie scriptée, permettant une réintégration fluide dans le système commerciale ou d’autres systèmes via API, complétant ainsi le circuit de gestion des données.

En bref, les index de cohérence introduisent une nouvelle ère d’efficacité et de précision, où la vérification et la correction des données sont intégrées de manière transparente dans le processus de traitement des factures.

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