Dans de nombreuses entreprises, la gestion des documents et des archives est encore largement basée sur des méthodes traditionnelles, telles que l’archivage papier. Pourtant, cette méthode présente de nombreux inconvénients qui peuvent désavantager une entreprise à long terme.
Cet article présente les problématiques liées à l’archivage papier dans une entreprise et vous donne une méthode de gestion documentaire plus modernes afin de réduire la consommation de papier en entreprise.
Quels sont les inconvénients du format papier en entreprise ?
5 problematiques de la gestion papier
Quel que soit le secteur d’activité, votre entreprise génère une quantité importante de documents et elle sera de plus en plus soumise à des audits. Ainsi, la nécessité de gérer et d’accéder à ces données en toute sécurité devient un enjeu majeur.
Découvrez notre infographie pour connaître les 5 problématiques liées à la gestion papier en entreprise et pourquoi il faut passer à l’archivage numérique.
Les chiffres clés de la transition numérique des TPE/PME
Selon le baromètre France Num, les TPE et PME françaises sont de plus en plus convaincues des bénéfices concrets du numérique. Et cela se confirme dans les usages :
- 79 % des dirigeants estiment que le numérique apporte un bénéfice réel à leur entreprise (jusqu’à 85 % dans les PME de 10 à 249 salariés).
- 77 % déclarent qu’il facilite la communication avec les clients.
- 42 % considèrent qu’il permet directement de gagner de l’argent.
- 82 % reconnaissent que le numérique facilite l’externalisation de certaines fonctions (comptabilité, paie, communication…).
En matière de compétences, 67 % des TPE PME disent aujourd’hui disposer de ressources numériques internes ou via des prestataires, une tendance en hausse.
🔹 46 % s’appuient sur des compétences internes
🔹 39 % font appel à des partenaires externes.
Ces chiffres confirment une dynamique positive : le numérique n’est plus vu comme une contrainte, mais comme un levier de performance, de croissance et d’agilité.
Comment réussir votre transition vers le zéro papier ?
Adopter une politique zéro papier ne se résume pas à scanner quelques documents : c’est une démarche structurée qui demande de l’organisation et une vision claire. Voici 5 étapes concrètes pour vous lancer efficacement :
1. Faire un état des lieux de vos processus documentaires
Avant toute chose, identifiez les flux de documents qui circulent dans votre entreprise : documents entrants (factures fournisseurs, contrats, courriers), documents internes (bons de commande, fiches de paie, notes de service), documents sortants (factures clients, devis, relances…).
Cartographiez les points d’entrée (papier, email, portail…), les outils utilisés, les doublons éventuels, les personnes impliquées et les contraintes réglementaires (durée de conservation, signature, confidentialité…).
- Nommer un chef de projet interne à l’aise avec le numérique, ou faire appel à un consultant en transformation digitale est fortement recommandé. Une telle transition est un véritable projet structurant, et comme tout projet, elle nécessite un cadrage clair au départ.
Oui, cela demande un peu de temps au lancement, mais le retour sur investissement est vite visible : gain de temps dans la recherche d’information, meilleure collaboration, espace de stockage physique libéré, sécurité renforcée du patrimoine documentaire… Autant de bénéfices qui valent largement le coup.
2. Définir les objectifs et impliquer les équipes dès le départ
La transition vers le zéro papier ne se décrète pas : elle se construit avec et pour les équipes. Pour réussir, il est essentiel de poser des objectifs clairs — réduction des coûts, conformité réglementaire, gain de temps, amélioration de la collaboration — mais surtout d’impliquer les collaborateurs dès les premières réflexions.
Le papier est souvent perçu comme plus rassurant ou plus « concret », en particulier dans les services administratifs ou RH. Passer à un environnement numérique peut donc générer une résistance au changement.
Prenez le temps de comprendre les usages actuels, les points de blocage et les besoins réels de chaque service. Ce diagnostic humain est aussi important que l’audit technique : une bonne solution de GED ne sert à rien si elle ne répond pas aux vraies problématiques des utilisateurs.
- Co-construire le projet avec les utilisateurs, c’est s’assurer que la dématérialisation améliore leur quotidien plutôt que de leur imposer un nouvel outil.
Enfin, pensez à valoriser les bénéfices concrets pour chacun : moins de tâches répétitives, plus d’autonomie, accès rapide à l’information, réduction du stress lié aux recherches de documents urgentes, etc.
3. Choisir la bonne solution de dématérialisation
Toutes les GED ne se valent pas. Optez pour une solution modulaire, sécurisée et compatible avec vos outils actuels (ERP, logiciels comptables, etc.). L’idéal : une plateforme évolutive avec signature électronique, circuit de validation, coffre-fort numérique et moteur de recherche intelligent.
Open Bee, par exemple, propose une plateforme complète pour centraliser l’ensemble de vos flux documentaires, et démarrer avec la numérisation des documents papiers ou l’intégration de documents numériques, grâce à la technologie comme l’OCR, présent dans la GED.
Comment définir la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents est la première étape à suivre pour réduire le volume de papier en entreprise. Elle consiste à transformer vos documents papier en pièces électroniques, selon le format désiré. Cette opération permet également de faciliter la gestion et la circulation des documents entre les employés.
La dématérialisation peut être réalisée grâce aux scanners des imprimantes multifonctions qui intègrent des logiciels de numérisation. Toutefois, pour respecter les obligations légales, les documents doivent respecter un format et un niveau de sécurité de stockage qui confirmera qu’il s’agit bien de la version originale et non modifiée, on parle alors d’archivage à vocation probatoire.
Ainsi, pour se conformer aux exigences réglementaires, il est recommandé de choisir un logiciel de gestion électronique de document (GED) qui inclut un composant coffre-fort électronique. Vous pourrez ainsi garantir :
- La signature d’un document administratif à valeur juridique dans le cadre de la signature électronique
- L’authenticité et l’intégrité des données associées à une facture pour être conforme à la réforme de facture électronique en France
- La gestion de documents contractuels qui doivent respecter les obligations légales de conservation à vocation probatoire
Choisir une plateforme globale permettra de gérer l’ensemble de vos dossiers dématérialisés quelque soit le service concerné ou la nature du document.
4. Mettre en place progressivement la dématérialisation
Inutile de tout transformer en un jour. Commencez par un processus simple (ex : gestion des factures fournisseurs ou des contrats RH), testez, ajustez, puis élargissez à d’autres services.
Cette approche itérative permet de corriger les éventuels blocages et de montrer des résultats concrets rapidement.
5. Former les utilisateurs et suivre les indicateurs clés
La réussite du passage au zéro papier repose autant sur les outils que sur leur appropriation par les équipes. Une fois votre solution GED déployée, la formation n’est pas une option : elle doit être intégrée dans le plan de transition dès le début.
Il ne suffit pas d’envoyer un mode d’emploi par mail : il faut montrer comment cela fonctionne, dans le contexte réel de l’entreprise, avec :
- Des cas d’usage concrets adaptés à chaque service (comptabilité, RH, direction, etc.),
- Des tutoriels courts et interactifs,
- Une accompagnement pas à pas dès les premières connexions.
Chez Open Bee, chaque déploiement inclut une formation utilisateur structurée dès les premières étapes : tutoriels vidéos, exemples concrets et sessions de prise en main.
Mais surtout, nous avons développé un chatbot intelligent basé sur l’IA, entraîné sur notre base de connaissances (tutoriels, cas d’usage, documentation) et capable de répondre en temps réel aux questions liées à l’utilisation de la plateforme.
Ce type d’assistant intelligent offre plusieurs bénéfices clés :
- Réduire le sentiment d’isolement lors de la prise en main,
- Soulager les équipes support en filtrant les demandes récurrentes,
- Renforcer l’autonomie des utilisateurs,
- Et surtout : fluidifier l’adoption du numérique en rendant l’apprentissage plus simple, plus naturel… et moins intimidant.
Former, c’est rassurer. Et rassurer, c’est accélérer l’adhésion.
L’outil GED devient indispensable pour une politique zéro papier
Si vous souhaitez atteindre le zéro papier pour collaborer avec des prestataires ou en interne, l’utilisation d’une solution GED facilitera vos échanges, car elle restera accessible pour tous les utilisateurs autorisés. Pour aller plus loin, voici une vidéo qui présente les principales fonctionnalités de la plateforme digitale Open Bee pour passer à l’action :
Pourquoi remplacer le papier par des documents numériques ?
Choisir le zéro papier permet de réduire le coût des consommables
Selon une étude relayée par l’ADEME (Agence de la transition écologique), il a été calculé que la consommation de papiers coûtait environ 10 à 25 000 euros HT par an à une entreprise d’une centaine de salariés, rien que pour son usage interne. Avec la dématérialisation, les économies en consommables deviennent non négligeables.
La dématérialisation des documents automatise la gestion de l’information
Grâce à la gestion électronique du document, le flux de documents est maintenant simplifié et automatisé. L’accès à la signature électronique depuis la plateforme gestion de l’information permet aux collaborateurs une augmentation de productivité de 2,2 heures par contrat. Une solution globale peut également s’associer à d’autres modules tels que celui du circuit de validation ou du formulaire électronique permettant un suivi des tâches en temps réel.
La dématérialisation s’adapte à chaque processus métier
L’information étant centralisée, tous les acteurs de votre entreprise ont un accès facilité à leurs documents. De ce fait, les tâches à effectuer par vos collaborateurs sont organisées simplement, et leur quotidien facilité.
Un processus métier peut-être décomposé en plusieurs tâches à automatiser et à transmettre à son équipe. De la création du document, jusqu’à sa validation et son archivage. Ce système d’automatisation est un outil innovant : reproduire les tâches administratives ordinaires, mais de façon numérique, pour une optimisation du temps et une simplification de la vie des salariés et de toutes les parties prenantes.
L’impact environnemental du document numérique est optimisé
L’objectif zéro papier c’est bien, mais une numérisation de vos documents ne s’improvise pas, bien au contraire.
Si vous utilisez plusieurs logiciels qui dispersent le stockage de vos documents sur de multiples serveurs, le coût environnemental peut devenir plus important. Il est donc primordial de centraliser votre gestion documentaire dans une seule et même solution de dématérialisation et de collaboration.
Grâce à cette nouvelle gestion de l’information, la Responsabilité Sociétale et Environnementale de votre entreprise (RSE) aura un impact en plus positif.
Vers une empreinte carbone réduite avec le coffre-fort numérique
L’intégration d’un coffre-fort numérique dans votre stratégie de gestion documentaire est un pas de géant vers la réduction de l’empreinte carbone de votre organisation. Cette approche harmonisée et éco-efficient mène à une utilisation réduite des ressources énergétiques et diminue les émissions de CO2, en ligne avec les objectifs de développement durable.
En centralisant vos documents numériques, vous minimisez l’impact environnemental tout en optimisant vos processus opérationnels, illustrant ainsi l’engagement de votre entreprise envers la préservation de notre planète.
Ensemble, nous écrivons le monde de demain : un monde plus simple, plus responsable… et avec moins de papier.
Si vous voulez enfin en finir avec le papier, nous vous invitons à découvrir notre solution de GED ou à en savoir plus en nous contactant directement !
