Objectif zéro papier : comment remplacer les documents papier par le numérique ?
Dans de nombreuses entreprises, la gestion des documents et des archives est encore largement basée sur des méthodes traditionnelles, telles que l’archivage papier. Pourtant, cette méthode présente de nombreux inconvénients qui peuvent désavantager une entreprise à long terme.
Cet article présente les problématiques liées à l’archivage papier dans une entreprise et vous donne une méthode de gestion documentaire plus modernes afin de réduire la consommation de papier en entreprise.
Quels sont les inconvénients du format papier en entreprise ?
Quel que soit le secteur d’activité, votre entreprise génère une quantité importante de documents et elle sera de plus en plus soumise à des audits. Ainsi, la nécessité de gérer et accéder à ces données en toute sécurité devient un enjeu majeur.
Découvrez notre infographie pour connaître les 5 problématiques liées à la gestion papier en entreprise et pourquoi il faut passer à l’archivage numérique.
Comment définir la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents est la première étape à suivre pour réduire le volume de papier en entreprise. Elle consiste à transformer vos documents papier en pièces électroniques, selon le format désiré. Cette opération permet également de faciliter la gestion et la circulation des documents entre les employés.
La dématérialisation peut être réalisée grâce aux scanners des imprimantes multifonctions qui intègrent des logiciels de numérisation. Toutefois, pour respecter les obligations légales, les documents doivent respecter un format et un niveau de sécurité de stockage qui confirmera qu’il s’agit bien de la version originale et non modifiée, on parle alors d’archivage à vocation probatoire.
Ainsi, pour se conformer aux exigences réglementaires, il est recommandé de choisir un logiciel de gestion électronique de document (GED) qui inclut un composant coffre-fort électronique. Vous pourrez ainsi garantir :
- La signature d’un document administratif à valeur juridique dans le cadre de la signature électronique
- L’authenticité et l’intégrité des données associées à une facture pour être conforme à la réforme de facture électronique en France
- La gestion de documents contractuels qui doivent respecter les obligations légales de conservation à vocation probatoire
Choisir une plateforme globale permettra de gérer l’ensemble de vos dossiers dématérialisés quelque soit le service concerné ou la nature du document.
L’outil GED devient indispensable pour une politique zéro papier
Si vous souhaitez atteindre le zéro papier pour collaborer avec des prestataires ou en interne, l’utilisation d’une solution GED facilitera vos échanges car elle restera accessible pour tous les utilisateurs autorisés. Pour aller plus loin, voici une vidéo qui présente les principales fonctionnalités de la plateforme digitale Open Bee pour passer à l’action :
Pourquoi remplacer le papier par des documents numériques ?
Choisir le zéro papier permet de réduire le coût des consommables
Selon une étude relayée par l’ADEME (Agence de la transition écologique), il a été calculé que la consommation de papiers coûtait environ 10 à 25 000 euros HT par an à une entreprise d’une centaine de salariés, rien que pour son usage interne. Avec la dématérialisation, les économies en consommables deviennent non négligeables.
La dématérialisation des documents s’automatise et accélère la gestion de l’information
Grâce à la gestion électronique du document, le flux de documents est maintenant simplifié et automatisé. L’accès à la signature électronique depuis la plateforme gestion de l’information permet aux collaborateurs une augmentation de productivité de 2,2 heures par contrat. Une solution globale peut également s’associer à d’autres modules tels que celui du circuit de validation ou du formulaire électronique permettant un suivi des tâches en temps réel.
La dématérialisation s’adapte à chaque processus métier
L’information étant centralisée, tous les acteurs de votre entreprise ont un accès facilité à leurs documents. De ce fait, les tâches à effectuer par vos collaborateurs sont organisées simplement, et leur quotidien facilité.
Un processus métier peut-être décomposé en plusieurs tâches à automatiser et à transmettre à son équipe. De la création du document, jusqu’à sa validation et son archivage. Ce système d’automatisation est un outil innovant : reproduire les tâches administratives ordinaires, mais de façon numérique, pour une optimisation du temps et une simplification de la vie des salariés et de toutes les parties prenantes.
L’impact environnemental du document numérique est optimisé
L’objectif zéro papier c’est bien, mais une numérisation de vos documents ne s’improvise pas, bien au contraire.
Si vous utilisez plusieurs logiciels qui dispersent le stockage de vos documents sur de multiples serveurs, le coût environnemental peut devenir plus important. Il est donc primordial de centraliser votre gestion documentaire dans une seule et même solution de dématérialisation et de collaboration.
Grâce à cette nouvelle gestion de l’information, la Responsabilité Sociétale et Environnementale de votre entreprise (RSE) aura un impact en plus positif.
Ensemble, nous écrivons le monde de demain : un monde plus simple, plus responsable… et avec moins de papier.
Si vous voulez enfin en finir avec le papier, nous vous invitons à découvrir notre solution de GED ou à en savoir plus en nous contactant directement !