Changer de logiciel de gestion documentaire : 4 étapes clés pour réussir
La gestion électronique de documents est un pilier essentiel pour toute entreprise moderne cherchant à optimiser son flux de travail. En outre, c’est un outil incontournable pour se conformer aux exigences réglementaires telles quel la réforme de la facturation en France. Avec l’évolution constante des nouvelles technologies, il peut être nécessaire de changer de logiciel de gestion de documents pour s’adapter aux nouvelles exigences et rester compétitif sur le marché.
À ce stade, une question majeure se pose : comment garantir une transition logicielle sans perturber les opérations quotidiennes tout en assurant la sécurité de toutes les informations accumulées au fil du temps ?
À l’aide de nos spécialistes en projets de dématérialisation, nous avons sélectionné les quatre étapes clés pour réussir votre changement de logiciel, et vous assurer une transition fluide et efficace.
Sommaire
1. Évaluer les besoins en matière de gestion documentaire
2. Rechercher et comparer les logiciels de gestion
3. Sélectionner et tester la solution choisie
4. Planifier la migration et former le personnel
5. Est-ce que le changement de logiciel est facile ?
1. Évaluer les besoins en matière de gestion documentaire
Les raisons qui vous poussent à vouloir changer de logiciel de gestion documentaire peuvent être multiples et variées. Il est essentiel de comprendre ces raisons pour s’assurer que votre futur logiciel répondra aux défis spécifiques de votre entreprise.
Croissance de l’entreprise et besoin de solutions évolutives
Les besoins en gestion documentaire de votre entreprise évoluent en fonction de votre croissance. Votre système actuel peut vite devenir obsolète et incapable de supporter la charge de travail progressive de votre entreprise. Vous pourriez avoir besoin d’un logiciel plus évolutif et capable de mieux s’adapter à l’augmentation de votre volume de documents et aux nouvelles exigences.
Manque de mises à jour et d’innovations
Un autre facteur qui peut inciter au changement de logiciel est le manque de mises à jour et d’innovations sur votre système actuel. Les solutions modernes de GED offrent souvent des fonctionnalités avancées, des améliorations de sécurité et une interface utilisateur plus intuitive. Si votre logiciel actuel ne bénéficie pas des dernières avancées technologiques, il est peut-être temps de passer à une solution plus performante.
Choisir, par exemple, une solution certifiée ISO 27001 peut garantir la protection de vos données confidentielles ou celles de vos clients, ainsi qu’un environnement sécurisé pour l’ensemble de vos opérations.
Moderniser les systèmes de gestion pour rester compétitif
Dans un marché hautement concurrentiel, la modernisation des systèmes de gestion est cruciale pour rester compétitif. Un logiciel de GED efficace améliore la productivité, réduit les délais de traitement et favorise la collaboration entre les équipes. Selon le baromètre France Num 2022 (qui mesure la présence des TPE et PME dans l’environnement numérique), 85 % des entreprises ont déjà investi dans un outil de gestion. Et 81 % des dirigeants sondés considèrent que le numérique représente un bénéfice réel pour leur entreprise.
En investissant dans une plateforme GED, vous vous assurez d’être à la pointe de la technologie et de maintenir votre avantage concurrentiel.
Augmenter la satisfaction des collaborateurs et leur productivité
Un système de gestion documentaire performant a un impact direct sur la satisfaction et la productivité de vos collaborateurs. En effet, la mise en place d’un outil de collaboration facile à utiliser et doté de fonctionnalités pratiques permet à vos équipes de travailler de manière plus efficace, de retrouver rapidement les informations nécessaires et de collaborer plus facilement, et ce même à distance. Ainsi, une meilleure expérience utilisateur stimule la motivation des employés et leur engagement dans leur travail.
Les questions essentielles à se poser avant de choisir un logiciel de gestion
Avant de vous lancer dans le changement de logiciel de GED, il est essentiel de vous poser les bonnes questions et d’évaluer en profondeur les besoins actuels et futurs de votre entreprise.
Pour cela, voici quelques questions clés à prendre en considération lors de cette évaluation :
- Quels sont les types de documents traités en interne ?
Identifiez les différents types de documents que votre entreprise traite régulièrement, tels que les factures, contrats, rapports, courriels, bulletins, etc. Comprendre la diversité de vos documents vous aidera à choisir un logiciel de GED qui dispose des fonctionnalités adaptées et spécifiques à vos besoins.
- Quelles sont les fonctionnalités utilisées actuellement que vous aimeriez conserver ?
Identifiez les fonctionnalités ou les outils spécifiques de votre logiciel de gestion documentaire actuel qui sont essentiels à vos opérations. Cela vous permettra de rechercher une nouvelle solution qui offre ces mêmes fonctionnalités ou qui peut s’intégrer facilement avec les outils que vous souhaitez conserver.
- Quels sont les défis actuels liés à la gestion documentaire ?
Identifiez les problèmes ou les défis auxquels vous êtes confrontés actuellement avec votre logiciel de gestion. Cela peut inclure des problèmes de performance, des temps de recherche de documents trop longs, des difficultés dans la collaboration entre équipes, de temps de validation de documents, etc. Des nouvelles réglementations peuvent aussi vous pousser à changer de logiciel pour pouvoir s’y conformer.
- Quel est le niveau de sécurité nécessaire pour le traitement de ces documents ?
Déterminez le degré de confidentialité et de sécurité requis pour vos documents. Certains documents peuvent nécessiter un niveau de cryptage plus élevé ou une authentification à deux facteurs pour garantir leur protection contre les accès non autorisés.
- Quelles sont les fonctionnalités que vous aimeriez améliorer ?
Réfléchissez aux lacunes et aux limites de votre logiciel de gestion actuel. Quelles fonctionnalités sont manquantes ou pourraient être améliorées pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise ? Ces points d’amélioration vous guideront dans la sélection d’une solution plus performante.
- Quel est le volume de données traitées en termes de gigabit (GB) et quelles sont les métadonnées associées aux documents traités ?
Faites un bilan sur les informations techniques de votre système actuel. Cette étape sera primordiale lors de la recherche du futur logiciel et de la prise de contact avec votre consultant GED, qui pourra mieux comprendre vos besoins.
Prenez le temps de recueillir les réponses à ces questions auprès des différentes parties prenantes de votre entreprise. Cela vous permettra de dresser un tableau complet de vos besoins en matière de gestion documentaire et de prendre une décision éclairée lors du choix de votre nouvelle GED. Cette étape cruciale vous permettra de dresser un état clair et détaillé des exigences de votre entreprise, en prenant en compte à la fois les besoins actuels et les perspectives d’évolution future. Il est essentiel de comprendre que la sélection d’un nouveau système ne se limite pas seulement à combler les lacunes actuelles, mais aussi à anticiper les besoins futurs et à permettre une croissance durable.
Plateforme GED :
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2. Rechercher et comparer les logiciels de gestion
Une fois que vous avez terminé l’étape précédente, vous devriez normalement disposer d’une liste exhaustive des besoins actuels et futurs de votre entreprise, ainsi que des raisons impérieuses qui justifient de l’adoption d’un nouveau système. Vous devriez également avoir identifié les points les plus pertinents nécessitant une attention particulière lors de votre recherche. Il est à noter que cette liste de besoins et de critères peut évoluer au fil du temps, d’où l’importance de choisir une solution évolutive et adaptable.
La deuxième étape consiste à entreprendre une recherche approfondie des différentes solutions de GED disponibles sur le marché. Assurez-vous de consulter des sources fiables telles que des sites d’évaluation de logiciels, des avis d’experts et les retours d’utilisateurs pour avoir une vision globale des performances de chaque solution.
Lors de votre recherche, prenez en compte les caractéristiques clés telles que la convivialité, l’intégration et la complémentarité avec d’autres outils utilisés en interne, la sécurité des données, le support client et les coûts associés. Classez les solutions en fonction de leur pertinence pour votre entreprise en tenant compte des besoins que vous avez identifiés à l’étape précédente.
Vérification des solutions sur le marché
Une fois que vous avez une liste claire de vos besoins et des données à intégrer, procédez à la recherche et à la comparaison des solutions de GED disponibles sur le marché. Lors de cette étape, assurez-vous de vérifier attentivement si chaque solution correspond aux problématiques spécifiques que vous avez identifiées lors de l’étape 1.
Gardez à l’esprit les critères importants et le niveau de support client offert par le fournisseur GED. Recherchez des démonstrations des solutions sélectionnées pour avoir une meilleure idée de leur fonctionnement.
Fonctionnalités d’import des données
Si vous envisagez une migration vers une nouvelle solution de gestion de documents, une question capitale va se poser : comment gérer efficacement le transfert des documents et des données existantes que vous avez accumulées au fil des années ? Votre système d’informations contient probablement des informations précieuses, telles que des documents archivés, des dossiers clients, des contrats importants et bien plus encore. Vous devez étudier les possibilités d’import de ces données pour les intégrer facilement dans la nouvelle solution.
La migration de vos informations existantes est un processus délicat, et il est essentiel de choisir un logiciel de gestion capable d’effectuer cette tâche en douceur.
Vérifiez si le logiciel propose des outils d’importation efficaces qui garantissent que toutes vos données seront correctement transférées. Idéalement, la nouvelle solution devrait permettre de conserver la structure de vos documents, les métadonnées et les liens entre les fichiers.
En tenant compte de ces aspects, vous vous assurez que votre nouvelle plateforme répond aux besoins spécifiques de votre entreprise tout en préservant les informations essentielles de votre ancien système.
Matrice de comparaison GED
Pour faciliter votre processus de recherche et de comparaison des solutions de gestion de documents, nous avons créé un document interactif qui vous permettra de mettre en lumière les principales fonctionnalités d’Open Bee, et de les confronter directement aux fonctionnalités offertes par d’autres solutions disponibles sur le marché.
3. Sélectionner et tester la solution choisie
Une fois que vous avez évalué différentes options, il est temps de sélectionner la solution qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous que la solution choisie est compatible avec vos solutions métiers existantes et qu’elle peut facilement s’intégrer dans vos processus actuels.
Avant de prendre une décision, n’hésitez pas à demander des démonstrations ou des essais des logiciels sélectionnés. Cela vous permettra d’avoir une expérience pratique de l’interface utilisateur et des fonctionnalités offertes. Impliquez également les utilisateurs finaux dans le processus de test pour recueillir leurs commentaires et leurs réactions.
En savoir plus : Comment choisir sa solution GED ?
4. Planifier la migration et former le personnel
La migration vers un nouveau logiciel de GED doit être soigneusement planifiée pour minimiser les perturbations éventuelles dans vos opérations quotidiennes. Établissez un calendrier détaillé pour chaque étape du processus de migration et assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées.
Pour réussir la mise en place d’un logiciel de gestion électronique de documents, il est nécessaire de désigner un chef de projet ou une équipe chargée de superviser ce processus. Cette équipe doit veiller au bon déroulement du projet, évaluer la satisfaction des employés, former le personnel, et s’assurer de la compatibilité avec les systèmes existants.
Ensuite, il est essentiel de rédiger un cahier des charges détaillé en collaboration avec un consultant GED pour définir les besoins spécifiques de l’entreprise. Après avoir testé la solution avec l’aide du consultant et des utilisateurs, vous pouvez la déployer progressivement dans toute l’entreprise en ajustant les paramètres au besoin. La formation des collaborateurs est une étape cruciale pour vous assurer une transition réussie. En suivant l’ensemble de ces étapes, vous pourrez mettre en place un logiciel GED adapté à vos besoins, améliorant l’efficacité et la productivité de votre entreprise.
Nos experts sont là pour vous accompagner à chaque étape du processus et vous aider à réaliser une migration réussie vers notre plateforme de GED.
Est-ce que le changement de logiciel est facile ?
Lorsqu’on aborde le sujet du changement de logiciel, il peut sembler difficile de prime abord, avec les nombreuses étapes à suivre et les données auxquelles il faut prêter attention. Cependant, en choisissant le bon fournisseur de GED, la transition peut être facilitée et accompagnée par un expert et consultant en GED qui vous guidera à chaque étape, de la migration des données à la formation des employés.
Open Bee a développé spécialement pour cela un outil : le Data Importer. Avec une seule clique, vous pouvez importer un grand volume des documents et des métadonnées associées à partir de sources externes telles que votre ancienne GED, des fichiers PDF/XML, ainsi que des fichiers JSON et CSV. Ces documents seront classés automatiquement et de manière organisée dans votre GED Open Bee.
Les métadonnées associées aux documents sont très utiles, car elles vont permettre la GED Open Bee de garder la traçabilité de vos documents, comme la date, le créateur, les modifications, le poids, etc.
Grâce à ces fonctionnalités, la transition vers le nouveau logiciel sera simplifiée et vos documents seront importés et classés de manière efficace dans la Plateforme Globale. Vous pourrez ainsi bénéficier d’un accompagnement personnalisé tout au long du processus, assurant ainsi une transition réussie vers votre nouveau système de gestion de documents.