Les 5 critères pour bien choisir sa solution de télétravail
Le télétravail se démocratise
Le travail à domicile est de plus en plus courant, en particulier dans les endroits où l’amélioration des technologies et des performances de connectivité ont coïncidé avec la congestion des transports et la hausse des loyers dans les métropoles.
De plus, la continuité des activités face à des imprévus (comme celui que nous vivons actuellement), est également une raison pour permettre à vos employés de travailler rapidement et efficacement depuis leur domicile.
Gestion de contenu et solution de télétravail
Vers une meilleure productivité
Le travail à domicile peut être une réelle opportunité pour votre entreprise non seulement pour faire face à la situation actuelle mais également pour être plus productif demain. A condition de maîtriser l’aspect relatif à la sécurité des données et des connexions.
Aujourd’hui les freins majeurs à l’adoption du travail à domicile sont :
- Un manque d’accès sécurisé aux fichiers dont vos employés ont besoin,
- Une complexité liée au partage de contenu et à l’incapacité de collaborer efficacement sur des projets.
De plus, les responsables de services doivent être en mesure d’affecter des tâches aux membres de leur équipe, de gérer leur charge de travail, de suivre leur activité et d’automatiser autant que possible les processus métiers.
À la vue de ce qui précède et de la situation actuelle à laquelle nous sommes confrontées, voici une liste des 5 principaux éléments à prendre en considération avant de sélectionner et de mettre en œuvre une solution de télétravail de gestion de contenu collaborative :
Voici 5 éléments essentiels à prendre en compte :
1. Rapide de déploiement
- Recherchez une solution cloud, qui vous permettra une mise en œuvre rapide, en quelques heures.
2. Hautement sécurisée
- Choisissez une plateforme hébergée sur un Datacenter sécurisé — certifié ISO 27001 – et dotée de fonctions avancées de sécurité pour assurer la gouvernance de vos échanges.
- Vérifiez que la solution choisie intègre des mécanismes de double authentification, de chiffrement des documents et des flux de gestions des droits en lecture, modification, partage, … Et, de sauvegarde de vos données.
3. Simple d’utilisation
- Privilégiez une solution logicielle (en mode cloud) disposant d’une interface utilisateur intuitive. Beaucoup de vos employés utilisent déjà des applications personnelles de type Facebook, Instagram, Tweeter, … ils s’attendent à ce que les logiciels fournis par leur entreprise soient tout aussi faciles à utiliser.
- Cela vous permettra d’obtenir leur adhésion et d’éviter le fait de dispenser des formations longues et coûteuses.
- Veillez également à ce que votre solution puisse être utilisée depuis tous postes informatiques et périphériques mobiles iOS ou Android (smartphone, tablette).
4. Collaborative
- Optez pour une solution qui permet à vos collaborateurs d’annoter des documents, de les modifier et de les partager en ligne avec des collaborateurs spécifiques ou des partenaires externes à votre organisation (expert-comptable, conseillers juridiques, fiscaux, RH, financiers, …) sans avoir besoin de logiciels ou de licences supplémentaires.
5. Permettant la planification et supervision du travail à effectuer
- Sélectionnez une solution qui permettra à vos responsables de services d’affecter des tâches à réaliser et de vérifier facilement et en temps réel leur complétion par les collaborateurs.