Les 5 critères pour bien choisir sa solution de télétravail
Télétravail et gestion documentaire : un nouvel équilibre à trouver
Le télétravail s’est imposé comme une nouvelle norme dans de nombreux secteurs, porté par les évolutions technologiques, les attentes en matière de flexibilité, et parfois des impératifs liés à la continuité d’activité. Mais pour qu’il soit réellement efficace, il nécessite bien plus qu’une simple connexion à distance.
Accéder aux bons documents, collaborer de façon fluide, sécuriser les échanges d’information : autant de défis auxquels les entreprises doivent répondre avec des outils adaptés.
C’est pourquoi choisir une solution pour le télétravail sécurisé ne relève pas uniquement d’un choix technique, mais d’une réflexion globale autour de l’organisation du travail, de la sécurité et de la performance. Une gestion télétravail sécurisée repose sur une plateforme capable de centraliser l’information, structurer les échanges et s’adapter aux usages quotidiens des collaborateurs.
Que vous recherchiez une solution pour entreprise télétravail ou des solutions pour télétravailleur en mobilité, voici les 5 critères clés à prendre en compte pour faire le bon choix.
Gestion de contenu et solution de télétravail
Vers une meilleure productivité
Le travail à domicile peut être une réelle opportunité pour votre entreprise non seulement pour faire face à la situation actuelle mais également pour être plus productif demain. A condition de maîtriser l’aspect relatif à la sécurité des données et des connexions.
Aujourd’hui les freins majeurs à l’adoption du travail à domicile sont :
- Un manque d’accès sécurisé aux fichiers dont vos employés ont besoin,
- Une complexité liée au partage de contenu et à l’incapacité de collaborer efficacement sur des projets.
De plus, les responsables de services doivent être en mesure d’affecter des tâches aux membres de leur équipe, de gérer leur charge de travail, de suivre leur activité et d’automatiser autant que possible les processus métiers.
À la vue de ce qui précède et de la situation actuelle à laquelle nous sommes confrontées, voici une liste des 5 principaux éléments à prendre en considération avant de sélectionner et de mettre en œuvre une solution de télétravail de gestion de contenu collaborative :
Voici 6 éléments essentiels à prendre en compte pour choisir sa solution :
1. Rapidité de déploiement
- Recherchez une solution cloud, qui vous permettra une mise en œuvre rapide, en quelques heures.
2. Hautement sécurisée
- Choisissez une plateforme hébergée sur un Datacenter sécurisé — certifié ISO 27001 – et dotée de fonctions avancées de sécurité pour assurer la gouvernance de vos échanges.
- Vérifiez que la solution choisie intègre des mécanismes de double authentification, de chiffrement des documents et des flux de gestions des droits en lecture, modification, partage, … Et, de sauvegarde de vos données.
3. Simple d’utilisation
- Privilégiez une solution logicielle (en mode cloud) disposant d’une interface utilisateur intuitive. Beaucoup de vos employés utilisent déjà des applications personnelles de type Facebook, Instagram, Tweeter, … ils s’attendent à ce que les logiciels fournis par leur entreprise soient tout aussi faciles à utiliser.
- Cela vous permettra d’obtenir leur adhésion et d’éviter le fait de dispenser des formations longues et coûteuses.
- Veillez également à ce que votre solution puisse être utilisée depuis tous postes informatiques et périphériques mobiles iOS ou Android (smartphone, tablette).
4. Collaborative
- Optez pour une solution qui permet à vos collaborateurs d’annoter des documents, de les modifier et de les partager en ligne et en toute sécurité avec des collaborateurs spécifiques ou des partenaires externes à votre organisation (expert-comptable, conseillers juridiques, fiscaux, RH, financiers, …) sans avoir besoin de logiciels ou de licences supplémentaires.
5. Permettant la planification et supervision du travail à effectuer
- Sélectionnez une solution qui permettra à vos responsables de services d’affecter des tâches à réaliser et de vérifier facilement et en temps réel leur complétion par les collaborateurs.
6. Conformité, traçabilité et protection des données
Une gestion du télétravail sécurisée passe aussi par le respect des exigences réglementaires. RGPD, politique de confidentialité, conservation légale des documents : votre solution télétravail doit garantir une gouvernance documentaire irréprochable.
Assurez-vous que la plateforme offre :
- Une traçabilité complète des actions (qui a accédé à quoi, quand, et pourquoi)
- Des fonctions d’horodatage, de signature électronique et de gestion des droits
- Un hébergement sécurisé, conforme aux normes ISO et localisé en Europe
En choisissant une solution pour entreprise télétravail qui intègre ces garanties, vous limitez les risques juridiques, vous rassurez vos collaborateurs, et vous évitez les outils “à la volée” utilisés parfois par les télétravailleurs.
Ce niveau d’exigence n’est pas réservé aux grandes structures : il existe aujourd’hui des solutions sécurisées pour télétravailleur adaptées à tous les profils, capables d’allier sécurité, simplicité et conformité.
Comment une solution GED sécurise le télétravail
Mettre en place une solution de télétravail performante ne se limite pas à équiper ses collaborateurs d’un accès distant. Il faut aussi garantir que les documents soient bien accessibles, protégés, et traçables, même en dehors du bureau.
C’est là qu’un système GED joue un rôle essentiel dans une gestion télétravail sécurisée.
Grâce à une solution GED adaptée :
- Les documents sont centralisés, accessibles à tout moment depuis un espace cloud sécurisé
- Les accès sont contrôlés : chaque utilisateur voit uniquement ce qu’il est autorisé à consulter ou modifier
- Les actions sont tracées : toute modification, consultation ou partage est enregistrée
- La conformité est assurée : conservation légale, respect du RGPD, archivage probatoire
- Les processus métiers restent fluides : circuits de validation, affectation de tâches, notifications…
En optant pour une solution pour entreprise télétravail basée sur une GED, vous permettez à vos équipes de télétravailler sereinement, tout en gardant le contrôle sur vos données sensibles.
Besoin d’une démonstration ? Découvrez comment notre solution GED accompagne concrètement les entreprises dans l’organisation du télétravail sécurisé.