Ce qu’il faut savoir sur le télétravail collaboratif
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Ce qu’il faut savoir sur le télétravail collaboratif

Le télétravail facteur de productivité

« Avec le télétravail, vous pourriez améliorer la productivité de vos salariés d’entre 5 à 30 % ? »

Voilà comment le Ministère de l’Économie et des Finances français introduit le télétravail aux entreprises sur son site internet.
Le télétravail est, depuis plusieurs années, devenu un sujet à la mode dont les nombreux bénéfices sont régulièrement vantés : accroissement de la production et de la productivité, économies sur les locaux et dépenses courantes, amélioration de la qualité de vie des salariés et donc de leur implication et motivation, baisse de l’absentéisme et du turnover…

2 français sur 3 se disent favorables à cette pratique. Pourtant, malgré l’engouement lié à cette nouvelle façon de travailler, une étude IFOP montre que si 25 % des salariés ont déjà pratiqué le télétravail, seulement 6 % d’entre eux l’ont contractualisé de manière officielle. Un taux qui paraît plutôt faible par rapport à la moyenne de 30 % de nos voisins européens.

Le développement des nouvelles technologies de l’information et de communication évolue clairement en faveur de télétravail. En effet, cette pratique est notamment rendue possible grâce aux outils numériques et à leur simplicité de mise en place. De plus, la réforme du code du travail de septembre 2017 est également venue assouplir le recours à cette méthode.

Tous les feux semblent donc au vert : la situation sanitaire va-t-elle être l’élément clé qui va accélérer l’essor du télétravail sur le long terme ? Selon les tailles des entreprises, les collaborateurs n’ont pas les mêmes connaissances technologiques et les mêmes besoins, qu’il faut pourtant bien préparer avant de se lancer.

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Assurer la sécurité des entreprises en télétravail

Le télétravail est une pratique qui séduit, mais qui peut être exposé aux failles de sécurité et aux fuites de données. Même si en informatique le risque 0 n’existe pas, il reste tout à fait possible de le limiter et de l’anticiper de manière assez simple. Les entreprises se doivent de sensibiliser leurs collaborateurs à mettre en place de bonnes pratiques, mais surtout, de prendre des précautions concrètes pour la protection de leurs informations.

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La collaboration est un facteur clé de la réussite. Dans la ruche Open Bee, nous en sommes convaincus. Il est primordial de mettre à disposition des salariés des outils fiables et sécurisés qui favorisent l’échange et le partage de données avec leur entourage professionnel, qu’ils soient en télétravail, en mobilité ou en entreprise. Chacun doit pouvoir avoir le même niveau d’information et avoir la possibilité d’y accéder de manière simple et rapide pour développer une communication unifiée.
Mais chaque service a des problématiques différentes. Il existe de nombreux outils répondant à chacun de leurs besoins, mais finalement très peu permettant de tout centraliser.
Pour faciliter la collaboration et la gestion de mise en œuvre des services informatiques, le mieux est de privilégier un outil pouvant répondre à de nombreux usages et favorisant la communication des services entre eux.

Principaux besoins des collaborateurs :

  1. Veiller à ce que chacun ait accès à la même base documentaire et aux dernières versions des documents de manière sécurisée en déployant un portail de communication.
  2. Offrir la possibilité aux personnes participant à un même projet de travailler et interagir ensemble sur l’élaboration de documents, qu’elles soient internes ou externes à l’organisation.
  3. Permettre aux responsables de services de gérer les priorités, assigner des tâches et suivre en temps réel l’avancement du travail distribué.

Principaux critères de solution à privilégier :

  1. Simplicité d’utilisation : choisir une solution logicielle en mode cloud qui puisse être accessible de tous postes informatiques et périphériques mobiles. Pour faciliter l’adhésion des employés de manière rapide, il est nécessaire de leur fournir des logiciels faciles de prise en main avec une interface utilisateur intuitive. Cela vous dispensera également des formations longues et coûteuses.
  2. Richesse des fonctionnalités : opter pour une solution permettant aux collaborateurs de nombreuses actions via un seul canal de communication : éditer, annoter, modifier, valider et partager des documents en ligne avec son environnement professionnel expert-comptable, conseillers juridiques, fiscaux, RH, financiers, sans avoir à multiplier les logiciels ou les licences supplémentaires.
  3. Planification et supervision du travail à effectuer : sélectionner une solution qui aide les managers à gérer leurs équipes à distance en affectant des tâches à réaliser et en donnant la possibilité de vérifier facilement et en temps réel leur complétion par les collaborateurs.
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