GED vs Stockage cloud simple : quelle solution pour sécuriser vos documents ?
Stocker et partager des documents en ligne est devenu une pratique courante pour les entreprises, grâce à des solutions cloud comme OneDrive ou Dropbox. Faciles d’accès et simples à utiliser, ces outils permettent une collaboration efficace au quotidien.
Mais lorsqu’il s’agit de gérer des documents professionnels de manière plus structurée, avec des besoins en réglementation, traçabilité ou automatisation, une Gestion Électronique des Documents (GED) peut offrir des fonctionnalités complémentaires. Archivage à vocation probatoire, workflows de validation, recherche avancée… Ces outils permettent de mieux organiser et sécuriser l’information, surtout avec la nouvelle génération de GED packagées, faciles à installer. Alors, comment choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise ? On fait le point.
GED et stockage cloud : un comparatif des fonctionnalités
Les solutions de stockage cloud simple et la GED répondent à des besoins similaires en apparence : stocker, organiser et partager des documents. Pourtant, leurs fonctionnalités diffèrent sur plusieurs aspects clés.
Le tableau ci-dessous vous aidera à mieux comprendre les différences entre ces deux approches :
Quelle solution pour quel besoin ?
Comme décrit dans le tableau, les solutions de stockage cloud sont idéales pour un usage simple et flexible, notamment lorsqu’il s’agit de partager des fichiers et de collaborer en ligne.
En revanche, dès que l’entreprise doit structurer ses documents, automatiser des processus ou répondre à des exigences réglementaires, une GED devient un véritable atout.
Cas d’usage concrets : stockage cloud ou GED ?
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de gestion documentaire. Cependant, lorsqu’il s’agit de conserver des documents professionnels, au-delà du risque de fuite de données, il est essentiel de veiller à respecter les réglementations légales afin d’éviter d’éventuelles sanctions. Voyons quelques exemples concrets.
Quand une solution de stockage cloud suffit :
- Vous avez besoin d’un espace de stockage accessible depuis n’importe où pour vos fichiers bureautiques.
- Vous collaborez principalement sur des documents en temps réel (coédition, partage rapide).
- Votre entreprise gère un volume limité de documents et n’a pas d’exigences spécifiques en matière de réglementation ou de validation.
Quand une GED devient indispensable :
- Vous devez automatiser des workflows : validation de factures, signature électronique, gestion des contrats…
- Vous traitez des documents sensibles ou réglementés (factures, contrats, dossiers RH) nécessitant un archivage à vocation probatoire.
- Vous avez besoin de retrouver rapidement une information grâce à une recherche avancée (OCR, métadonnées, filtres).
- Votre entreprise manipule un grand volume de documents et vous cherchez une solution pour structurer et organiser vos flux documentaires.
- Vous devez partager certains fichiers avec des partenaires ou des clients en externe avec une sécurité accrue.
Une solution cloud simple offre une bonne flexibilité pour le partage et le stockage des fichiers courants, tandis qu’une GED permet une gestion plus avancée des documents, avec des outils dédiés à l’organisation, l’automatisation et la conformité.
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La GED sécurise vos vidéos !
GED Open Bee : l’hébergement des données en France
Open Bee éditeur de logiciel français, garantit également un hébergement des données en France. La solution Open Bee est donc libérée des contraintes liées à l’USA Patriot Act. En effet en vertu de cette loi, les entreprises américaines peuvent être contraintes par les autorités de communiquer des informations ou des données liées à leurs utilisateurs, même si ces utilisateurs se trouvent à l’étranger… La protection des données et la sécurité de l’information sont des préoccupations majeures chez Open Bee.
GED vs solutions de stockage simple : quel choix pour les petites entreprises ?
Par le passé, les solutions de GED étaient souvent perçues comme des projets coûteux et complexes, réservés aux grandes entreprises. Il était donc compréhensible que de nombreuses petites structures privilégient des solutions simples comme Dropbox, Google drive… qui semblaient plus accessibles et faciles à mettre en place.
Aujourd’hui ce n’est plus le cas avec Essential by Open Bee, une GED plug-and-play spécialement conçue pour les petites entreprises, prête en moins d’une heure, sans nécessiter de compétences techniques.
Respect des réglementations : un enjeu majeur pour la gestion documentaire
La conservation des documents en entreprise n’est pas qu’une question d’organisation, c’est aussi une obligation légale. Certaines catégories de documents doivent être conservées pendant une durée minimale imposée par la loi, sous peine de sanctions.
Exemples de durées légales de conservation en France :
- Factures clients et fournisseurs : 10 ans (Article L123-22 du Code de commerce)
- Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans pour l’employeur
Une solution de stockage cloud classique ne permet pas de gérer ces contraintes automatiquement. Rien ne garantit qu’un document ne sera pas supprimé par erreur, ou qu’il sera conservé aussi longtemps que nécessaire.
Comment la GED garantit le respect des durées de conservation ?
Une GED (Gestion Électronique des Documents) permet d’automatiser la gestion du cycle de vie des documents :
✅ Archivage à durée réglementée : en fonction des règles définies, un document ne peut être supprimé avant la fin de sa période légale de conservation.
✅ Protection contre la suppression accidentelle : les droits d’accès et les règles de rétention empêchent une suppression prématurée.
✅ Notifications en fin de cycle : une fois la durée légale atteinte, la GED envoie une alerte pour proposer la suppression du document.
La GED face à la réforme de la facturation électronique
L’une des évolutions majeures en matière de gestion documentaire concerne la réforme de la facturation électronique obligatoire en France, dès 2026. Les entreprises devront émettre et recevoir leurs factures électroniques via des plateformes certifiées, appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Certaines GED, comme Open Bee, intègrent directement un module PDP, permettant aux entreprises de gérer l’ensemble du cycle de vie de leurs factures de manière fluide et conforme, et de transmettre les informations automatiquement à l’administration fiscale.
Contrairement à une simple solution de stockage cloud, une GED permet de répondre aux obligations légales en matière de conservation et de conformité, tout en apportant des outils avancés pour la gestion documentaire. Pour les entreprises cherchant à anticiper les évolutions réglementaires, choisir une GED avec un module PDP peut être un levier stratégique pour sécuriser leurs processus financiers et administratifs.
