Pourquoi optimiser le cycle de vie de vos documents ?
Les entreprises doivent aujourd’hui répondre à des réglementations plus strictes que jamais, notamment dans le cadre européen du Règlement Général pour la Protection des données (RGPD), mais pas seulement !
La gestion électronique documentaire et de l’information émerge comme une solution incontournable pour vos stratégies de conservation de documents en toute légalité et sérénité ! On vous explique pourquoi dans cet article…
Le cycle de vie d’un document, quesaco ?
Les étapes de vie d’un document, de sa création à sa fin de validité
La vie d’un document est rythmée par différents cycles. Sa création, sa validation/révision, son utilisation, la fin de son usage courant et ses échéances légales ou internes sont autant d’étapes du cycle de vie qui doivent être ponctuées par des dates butoirs, amenant à une nouvelle action de traitement et/ou de changement de statut. De manière générale, un document passe par différents niveaux de conservation :
- L’archivage dit courant ou actif pour un usage régulier et immédiat
- L’archivage intermédiaire pour une consultation occasionnelle, généralement pour des raisons juridiques ou administratives
- L’archivage définitif pour le traitement des données mortes ou inactives, qui se traduit le plus fréquemment par une destruction.
Ces différentes étapes peuvent rapidement s’avérer complexes lorsqu’elles ne sont pas automatisées.
Quels services de l’entreprise sont impactés ?
La quasi-totalité des services de votre entreprise est concernée. Vos données sont soumises à des réglementations spécifiques et doivent donc être conservées pendant une période donnée :
• Ressources Humaines (CV, informations sur les collaborateurs, bulletins de paie …)
• Juridique (contrats, accords spécifiques, …)
• Financier (Impôts, factures, …)
…
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Répondre aux réglementations sur les durées de conservation
En tant qu’entreprise ou organisation gérant des données, vous devez respecter des durées légales de conservation en fonction des types de documents. Alors que certaines représentent des obligations clairement définies par des textes de loi ou réglementaires, d’autres sont des recommandations établies par la CNIL pour vous constituer des points de repère (cf article CNIL : les durées de conservation des données).
Quels que soient votre taille et votre secteur d’activité, l’archivage doit donc être conforme aux réglementations en vigueur, aux accords avec les parties prenantes ou encore à la stratégie de conservation des documents mise en place au sein de votre structure.
Supprimer les coûts inutiles et les risques juridiques
Il n’est pas nécessaire de conserver l’ensemble des documents que vous archivez ; vos coûts de stockage augmentent mais pas seulement. La conservation non réglementaire d’un document est punie par la loi. Vos collaborateurs et sous-traitants en charge du cycle de vie de vos documents doivent donc s’assurer que ceux-ci sont supprimés dans les délais légaux afin d’éviter tout risque juridique. Une solution automatisée du cycle de vie vous aidera aussi bien à gérer les durées de conservation minimales qui concernent généralement des documents comptables ou fiscales, que les durées maximales qui s’appliquent majoritairement aux données personnelles.
Par exemple, une pièce comptable justificative telle qu’un bon de livraison ou encore une facture client/fournisseur doit être conservée à minima pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. A contrario, un CV contenant des informations personnelles ne pourra pas être archivé au-delà de 2 ans.
Retrouvez sur le site web Service-Public les délais de conservation des données, il vous donnera des informations précises pour chaque type de document : Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?
Simplifiez vos processus documentaires grâce à l’automatisation
De nombreux avantages sont à tirer de l’automatisation du cycle de vie de vos documents dématérialisés. Non seulement, la digitalisation facilite la gestion des durées de conservation de vos données notamment grâce avec la mise en rappel des échéances, mais elle permet également de centraliser votre information dans un seul espace et donc de la retrouver instantanément tout en préservant son intégrité.
Autre bénéfice non négligeable, elle permet de vous libérer définitivement des coûts inutiles et contraintes liés à l’archivage papier et manuel. Enfin, le temps gagné par l’automatisation rend vos collaborateurs plus productifs.
Un module de gestion du cycle de vie de vos documents
Une fonctionnalité intégrée à votre GED
Le cycle de vie des documents étape par étape
En quelques étapes seulement, la gestion du cycle de vie de documents professionnels devient un jeu d’enfant pour vos collaborateurs grâce au module cycle de vie de la GED Open Bee :
1- Définissez une règle de durée de conservation en fonction du type de document ou dossier concerné,
2- Attribuez dynamiquement aux documents des critères de conservation (date d’activation, durée de conservation, permissions d’accès, …),
3- Recevez une notification automatique lorsqu’un document arrive à expiration, afin de choisir si vous souhaitez le supprimer définitivement ou le masquer uniquement,
4- Visualisez l’historique de vos documents et exportez-le dans d’autres logiciels utilisés par votre entreprise,
5- Générez des rapports complets en cas de contrôle ou d’audit,
6- Supprimez/modifiez une règle de conservation déjà en place en fonction de l’évolution de la réglementation ou de la stratégie de conservation de votre entreprise.