Logiciel GED : Avocats, notaires et greffiers
Gagnez en souplesse et en productivité dans un milieu réglementé
Optimisez la gestion de vos documents
Et sécurisez vos actes notariés
En tant que notaire (ou officier public) vous rencontrez constamment des problèmes liés au papier (peur de perte de papier, perte de temps dans la recherche d’informations, stockage onéreux).
En complément de vos outils de gestion de cabinet, les solutions Open Bee vous permettent de dématérialiser vos actes authentiques, d’archiver en un point unique tous vos documents notariaux et de partager vos informations en toute sécurité.
Découvrez comment la GED Open Bee s’adapte aux professions juridiques, et présente tous les avantages d’une GED notaire.
Vos actes authentiques sont dématérialisés
La solution permet de dématérialiser et de numériser tous vos actes authentiques afin d’en faciliter le traitement notamment avec la signature électronique.
Vos minutes notariales ont une traçabilité renforcée
La minute électronique nécessite une traçabilité renforcée, la solution permet d’apposer dynamiquement un horodatage et un cachet serveur conformes au règlement eIDAS.
Les documents notariaux s’archivent simplement
L’archivage à vocation probatoire permet de respecter les obligations légales en conservant vos documents contractuels.
Améliorez la collaboration dans votre cabinet
Votre cabinet profite d’espaces collaboratifs réunissant l’ensemble de votre gestion documentaire. Ensuite, publiez et partagez l’information de manière sécurisée et confidentielle auprès de vos collaborateurs internes ou externes désirés.
Mettez en place des circuits de validation de vos documents afin de suivre à 360° la gestion d’un dossier en attribuant des rôles spécifiques à chaque collaborateur et en suivant le traitement des documents en un temps réel.
Archivez en toute conformité juridique
En conformité avec la norme NF Z42-013 et la charte du numérique notarial, le coffre-fort électronique est une solution pour conserver vos documents à valeur probante (actes de vente, de successions, procurations, etc.).
Centralisez au format électronique tous vos documents et évitez les recherches et les déplacements dans les salles d’archives
Classez et identifiez facilement les documents grâce à un système d’indexation, adapté à la GED notaire
Accédez à tout moment aux documents et à l’information depuis votre poste et facilitez la communication avec le partage au format PDF, en un simple clic
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Une plateforme digitale pour les cabinets d’avocats
La profession d’avocat est particulièrement concernée par la sécurisation des échanges de documents. Dans le cadre de projets sensibles, l’espace sécurisé d’échanges et de travail collaboratif que nous mettons à disposition des cabinets leur assure un travail en toute sécurité et en confidentialité […] Sur un marché très volatil, les cabinets d’avocats cherchent à renforcer leurs liens avec leurs clients et créer une relation digitale leur permet de fournir des services à valeur ajoutée. Ce dernier met en place une plateforme extranet sécurisée de partage de documents : extrait de K bis, comptes rendus d’Assemblée générale…
L’article complet : interview détaillée publiée dans le magazine entreprendre
Une question sur la solution GED pour les notaires ?
Nos documents à consulter
- L’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant
Cette fiche produit vous présente un module de capture du courrier entrant basé sur l’intelligence artificielle qui vous permet de révolutionner la manière dont vous allez gérer votre courrier au quotidien.
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- L’intranet d’entreprise en toute mobilité
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés de l’intranet documentaire, plateforme idéale pour partager des fichiers entre collaborateurs
FAQ GED notaire
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel GED pour notaires ?
La GED pour notaires offre une numérisation de pointe et une capture intelligente des actes notariés, tout en assurant une indexation précise et un classement performant qui simplifient la gestion des dossiers clients. La solution permet un partage et un archivage sécurisés des données sensibles, respectant les normes de confidentialité propres aux métiers du droit.
Le système de GED intègre un moteur de recherche rapide muni de la reconnaissance optique de caractères (OCR), adapté pour traiter les terminologies juridiques complexes. Il assure de surcroît un suivi exhaustif des dossiers et des échanges avec les clients et les différentes instances, fournissant ainsi une traçabilité complète et fiable.
L’une des principales qualités de la GED pour notaires réside dans son interopérabilité avec les autres outils spécifiques au métier, renforçant la collaboration et l’efficacité de la gestion des documents au sein de l’étude notariale.
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