Logiciel GED notaires et greffiers
Gagnez en souplesse et en productivité dans un milieu réglementé
Optimisez la gestion de vos actes notariés
Avec un logiciel notaire
En tant que notaire (ou officier public), vous rencontrez constamment des problèmes liés au papier (peur de perte de papier, perte de temps dans la recherche d’informations, stockage onéreux).
En complément de vos outils de gestion de cabinet, les solutions Open Bee vous permettent de dématérialiser vos actes authentiques, d’archiver en un point unique tous vos documents notariaux et de partager vos informations en toute sécurité.
Découvrez comment la GED Open Bee s’adapte aux professions juridiques, et présente tous les avantages d’une GED notaire.
Vos actes authentiques sont dématérialisés
La solution permet de dématérialiser et de numériser tous vos actes authentiques afin d’en faciliter le traitement notamment avec la signature électronique.
Vos minutes notariales ont une traçabilité renforcée
La minute électronique nécessite une traçabilité renforcée, la solution permet d’apposer dynamiquement un horodatage et un cachet serveur conformes au règlement eIDAS.
Les documents notariaux s’archivent simplement
L’archivage à vocation probatoire permet de respecter les obligations légales en conservant vos documents contractuels.
Améliorez la collaboration dans votre cabinet
Votre cabinet profite d’espaces collaboratifs virtuel réunissant l’ensemble de votre gestion documentaire. Ensuite, publiez et partagez l’information de manière sécurisée et confidentielle auprès de vos collaborateurs internes ou externes désirés.
Sécurité documentaire
- Contrôle des accès par profil d’utilisateur
- Traçabilité des consultations et des modifications
- Chiffrement des données
- Sauvegardes automatiques et restauration grâce au Cloud
Stockage et partage des dossiers clients
- Accès distant sécurisé pour les professionnels itinérants
- Portails clients pour une transmission sécurisée
- Collaboration interne simplifiée
- Dématérialisation des dossiers papiers qui s’empilent dans vos bureaux
Archivez en toute conformité juridique
En conformité avec la norme NF Z42-013 et la charte du numérique notarial, le coffre-fort électronique est une solution pour conserver vos documents à valeur probante (actes de vente, de successions, procurations, etc.).
Plus de productivité et une organisation assurée
Centralisez au format électronique tous vos documents et évitez les recherches et les déplacements dans les salles d’archives, notre moteur de recherche intelligent vous guide.
Classez et identifiez automatiquement les documents grâce à un système d’indexation, adapté à la GED notaire
Accédez à tout moment aux documents et à l’information depuis votre poste et facilitez la communication avec le partage en un simple clic. Mettez en place des circuits de validation de vos documents afin de suivre la gestion d’un dossier en attribuant des rôles spécifiques à chaque collaborateur. Vous suivrez ainsi le traitement des dossiers en un temps réel.
L’archivage légal avec Open Bee
- Une programmation des durées de conservation légale de vos documents
- Horodatage et signature électronique garantissant l’intégrité
- Archivage à valeur probante (coffre-fort numérique)
- Création d’alerte pour gérer la destruction des documents expirés (Gestion de stockage)
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Une plateforme digitale pour les cabinets d’avocats
La profession d’avocat est particulièrement concernée par la sécurisation des échanges de documents. Dans le cadre de projets sensibles, l’espace sécurisé d’échanges et de travail collaboratif que nous mettons à disposition des cabinets leur assure un travail en toute sécurité et en confidentialité […] Sur un marché très volatil, les cabinets d’avocats cherchent à renforcer leurs liens avec leurs clients et créer une relation digitale leur permet de fournir des services à valeur ajoutée. Ce dernier met en place une plateforme extranet sécurisée de partage de documents : extrait de K bis, comptes rendus d’Assemblée générale…
L’article complet : interview détaillée publiée dans le magazine entreprendre
Une question sur la solution GED pour les notaires ?
Nos documents à consulter
- L’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant
Cette fiche produit vous présente un module de capture du courrier entrant basé sur l’intelligence artificielle qui vous permet de révolutionner la manière dont vous allez gérer votre courrier au quotidien.
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- L’intranet d’entreprise en toute mobilité
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés de l’intranet documentaire, plateforme idéale pour partager des fichiers entre collaborateurs
FAQ GED notaire
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel GED pour notaires ?
La GED pour notaires offre une numérisation de pointe et une capture intelligente des actes notariés, tout en assurant une indexation précise et un classement performant qui simplifient la gestion des dossiers clients. La solution permet un partage et un archivage sécurisés des données sensibles, respectant les normes de confidentialité propres aux métiers du droit.
Le système de GED intègre un moteur de recherche rapide muni de la reconnaissance optique de caractères (OCR), adapté pour traiter les terminologies juridiques complexes. Il assure de surcroît un suivi exhaustif des dossiers et des échanges avec les clients et les différentes instances, fournissant ainsi une traçabilité complète et fiable.
L’une des principales qualités de la GED pour notaires réside dans son interopérabilité avec les autres outils spécifiques au métier, renforçant la collaboration et l’efficacité de la gestion des documents au sein de l’étude notariale.
Une GED permet-elle de conserver des actes authentiques (AAE) ?
La gestion des AAE doit être stockée dans une GED permettant le stockage sécurisé tout en conservant la valeur juridique de l’acte. Cela nécessite une intégration des services de tiers de confiance (signature électronique qualifiée, horodatage certifié, etc.). La solution Open Bee est l’une des plus complètes du marché, elle bénéficie de l’ensemble de ces fonctionnalités.
Comment fonctionne le partage sécurisé de documents avec les clients ?
La GED pour notaire que nous proposons, permet de partager des documents confidentiels via des portails clients, des liens sécurisés ou via une plateforme d’échange protégée par mot de passe. Cela garantit la confidentialité et la traçabilité des échanges, en conformité avec la déontologie notariale.
Où sont hébergés les documents dans une GED pour notaire ?
Chez Open Bee les données sont hébergées dans des centres de données sécurisés situés en France, respectant le RGPD et les normes ISO 27001. Open Bee vous conseille ainsi de bénéficier d’une solution qui garantit un hébergement souverain.
La GED est-elle facile à utiliser pour les clercs et les collaborateurs ?
Oui, la dernière solution Open Bee est réputée pour être intuitive et ergonomique. Par ailleurs, vous aurez, non seulement, une visite guidée virtuelle dès la première connexion, mais en plus vous bénéficierez d’un accès à notre plateforme de formation en ligne. De quoi vous accompagner pour votre première prise en main et même au-delà.
Quelle est la durée de conservation des documents dans une GED ?
La solution GED Open Bee, bénéficie de la fonctionnalité Cycle de vie, elle permet de paramétrer les délais de conservation selon les typologies de document. Par exemple : 10 ans pour les pièces comptables, 75 pour certains actes notariés. Elle peut aussi vous notifier de supprimer des documents quand ceux-ci arrivent à échéance, ce qui permet de mieux gérer vos espaces de stockage.
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