Immobilier : Une solution GED adaptée
Partagez et conservez vos documents de gestion ou de transactions immobilières en toute sécurité
Optimisez la gestion documentaire de votre agence !
Avec la GED immobilier
En tant que professionnels de l’immobilier, vous devez conserver de nombreux documents papier : Courriers, contrats, états des lieux, pièces justificatives… Cette contrainte est source de réelles problématiques d’archivage, de partage de l’information et de sécurité.
Découvrez comment la GED Open Bee™ peut apporter des réponses efficaces à l’ensemble de vos problématiques.
Notre logiciel GED dédié à l’immobilier vous accompagne dans la transition vers une gestion documentaire totalement digitalisée.
Des dossiers clients toujours accessibles
Accédez aux dossiers clients à tout moment, en agence ou en rendez-vous, la fonction recherche vous donnera accès à l’ensemble de votre documentation.
Qu’il s’agisse de documents de gestion locative, d’actes notariés ou de courriers administratifs, tout est disponible instantanément.
Les informations immobilières centralisées sur une seule plateforme
Classez et organisez en un point unique l’ensemble des documents relatifs à vos dossiers clients (contrats, fiches de vente, mandats, compromis, photos, pièces annexes et justificatives…) au format électronique.
La GED immobilière simplifie aussi la gestion des dossiers de copropriétés, de transactions et de baux commerciaux.
Un suivi et un traitement de l’information accélérés
Accélérez la signature de l’ensemble de vos documents (fiches de visite, compromis de vente, offres d’achat, états des lieux…), que vous soyez à distance, avec vos clients ou en présentiel, utilisant la signature électronique.
Open Bee™ intègre une signature numérique conforme aux normes en vigueur, idéale pour sécuriser les transactions immobilières.
Centralisez en un point unique tous vos dossiers immobiliers
et retrouvez les informations plus rapidement
Quel que soit l’objectif du métier : la transaction immobilière, la promotion, la gestion locative et de copropriétés, la cession d’actifs… À chaque métier correspond un usage adapté à la solution.
Tous vos documents clients et administratifs sont réunis sur une seule plateforme et peu importe leurs formats d’origine (papier, bureautiques, e-mails…).
La plateforme digitale Open Bee s’intègre à vos applications métiers pour une consultation simplifiée (Cegid, SAP, SAGE, …)
Un classement automatique personnalisable : classez les documents dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers en fonction du nom du client, du type de contrat (bail, vente…) ou de la date de signature.
Cette automatisation documentaire est un atout pour gagner du temps et améliorer la productivité des agences immobilières.
Fluidifiez vos échanges immobiliers
Diffusez, au format électronique, les courriers entrants vers les services destinataires et/ou collaborateurs concernés, depuis l’écran tactile de votre solution multifonction.
Communiquez en un simple clic, au format PDF, un document à tous vos collaborateurs !
Partagez simplement toute information, de manière confidentielle et sécurisée, avec vos clients et partenaires (notaires, experts, géomètres…).
Évitez les erreurs de version et garantissez la traçabilité des échanges avec un archivage numérique conforme.
Gagnez en agilité grâce à l’application mobile !
- Accédez rapidement aux dernières versions des documents à tout moment depuis votre smartphone ou tablette grâce aux applications mobiles.
- Vous êtes en visite ou faites un suivi de chantier ? Intégrez des photos dans le dossier d’un bien immobilier directement depuis le terrain.
- Présentez les plans, Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) et autres descriptifs à vos clients durant la visite d’un bien.
Des fonctionnalités clés de la GED pour l’immobilier
- Signature électronique des contrats et mandats : Faites signer rapidement et en toute légalité vos documents essentiels (mandats de vente, baux locatifs, compromis, offres d’achat) où que vous soyez, grâce à l’intégration de la signature électronique certifiée.
- Centralisation et classement intelligent des documents : Tous vos documents (contrats, états des lieux, diagnostics immobiliers, plans…) sont automatiquement classés dans des arborescences personnalisables selon vos critères métier.
- Partage sécurisé avec vos clients et partenaires : Transmettez facilement vos documents aux notaires, clients, géomètres, experts… en toute confidentialité grâce à des liens sécurisés ou des portails collaboratifs.
- Gestion de la facturation et des documents comptables : Dématérialisez et automatisez la gestion de vos factures fournisseurs et clients, avec un classement immédiat et une traçabilité complète, compatible avec vos outils métiers (ERP, CRM, logiciels immobiliers).
- Notifications et suivi des workflows documentaire : Accélérez vos processus métiers en configurant des circuits de validation ou d’approbation automatiques pour vos contrats, factures ou documents administratifs.
Nos clients témoignent
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Cette société du BTP dématérialise ses factures et sa salle d’archivage
Patrice Besnard, Directeur Général
La société Tabarin & Entzmann numérise toutes les factures au fur et à mesure qu’elles arrivent et la comptable peut les enregistrer directement sur son poste.
Les factures sont ensuite automatiquement enregistrées dans la GED. C’est un réel gain de temps pour tout le monde.
Il est très apprécié que les solutions Open Bee™ puissent faire le lien entre la GED et les différents logiciels utilisés en interne. Niveau confidentialité, les feuilles de paie sont sécurisées en choisissant de donner accès ou non à certains documents de la GED est un atout.
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Cette agence immobilière centralise sa gestion documentaire et la sécurise
Karine Leroy-Vincent, Responsable du service documentation de Vilogia.
Nous avons rapidement utilisé la solution Open Bee™ Scan Portal à 100%. Elle nous a permis de gagner beaucoup de temps pour le tri et l’archivage, mais aussi de l’espace physique car nous n’utilisons plus d’armoires pour stocker nos documents. Un autre avantage est que nous pouvons désormais rechercher rapidement des documents, depuis notre poste de travail, à partir de n’importe quel mot-clé et dans son contenu intégral. Auparavant, nous faisions nos recherches dans nos nombreux dossiers papier, tâche qui était particulièrement contraignante et chronophage. -
Le signature électronique s’intègre à la validation et la gestion documentaire
Olivia Bonjour, négociatrice immobilière pour Preux Immobilier.
La signature électronique nous a permis d’être beaucoup plus rapide pour signer des mandats. Notamment dans le cas où nous avons besoin de faire signer un mandat dans le cadre d’une succession par exemple, les 4 signataires s’ils sont au bout de monde, j’arrive à obtenir la signature en quelques jours au lieu de plusieurs semaines auparavant…
En savoir plus sur nos solutions
- Accélérez la signature de vos documents
Tous les éléments à connaitre concernant la signature électronique. Une étape clé de la transformation digitale des entreprises…
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
Questions & Réponses
Spécialistes du secteur immobilier : nous répondons à vos questions.
Qu’est-ce que la dématérialisation pour la gestion locative ?
L’objectif de la dématérialisation dans la gestion locative est de simplifier les tâches administratives et rassembler tous types de documents nécessaires pour les transactions immobilières. La signature électronique permet de signer et faire signer des documents sans avoir à se déplacer. C’est un avantage considérable pour les clients, mais aussi pour les agents qui bénéficient ainsi d’une traçabilité en temps réel de l’avancement des projets. La solution GED aide à centraliser tous les documents importés par les professionnels de l’immobilier ou bien en se connectant aux solutions métiers.
Qu’est-ce qu’une GED pour le secteur immobilier ?
Une GED pour l’immobilier est une solution de gestion documentaire conçue pour centraliser, sécuriser et automatiser l’ensemble des documents liés aux activités des agences, administrateurs de biens ou promoteurs : mandats, baux, compromis, états des lieux, justificatifs, diagnostics, courriers ou photos de biens. Elle permet de classer automatiquement chaque fichier dans une arborescence adaptée aux dossiers clients ou aux biens, d’accélérer la signature des documents, de faciliter les échanges avec les notaires ou les partenaires, et d’assurer un archivage conforme. En unifiant toutes les informations au sein d’une plateforme unique, la GED améliore la productivité des équipes et fiabilise la gestion locative, transactionnelle ou de copropriété.
Pourquoi utiliser une solution GED dans la gestion locative ?
Le gain de temps avec la dématérialisation de documents est considérable puisque le logiciel permet aux agents immobiliers d’y accéder instantanément à distance et d’échanger des informations de dossiers clients en toute sécurité.
Quels types de taches peut-on automatiser dans le logiciel pour le secteur immobilier ?
Un logiciel dans la gestion immobilière peut permettre à la fois : la gestion sur différentes étapes de la vie du contrat de location, l’adoption de la signature électronique pour le processus de vente, l’édition de contrats de bail, relances de paiement pour quittances de loyer, workflow pour la pige immobilière…
Comment la digitalisation peut-elle aider les professionnels de l’immobilier ?
Une meilleure organisation des mandats peut rendre la gestion immobilière plus efficace.
Avec une GED pour la gestion locative il est également possible de mettre à disposition et tenir à jour le registre des mandats de transactions, le registre des actes, le registre répertoire et la mise en service des carnets de reçus et être en conformité avec la loi Hoguet.
Quels sont les défis à relever pour l’immobilier ?
Il est important que l’ensemble des acteurs d’un groupe immobilier (agences, notaires, gestionnaires, propriétaires…) utilise la même plateforme digitale. Cela pour faciliter la collaboration de l’ensemble des services virtuels nécessaires à la bonne gestion immobilière.
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