Tabarin & Entzmann digitalise sa salle d’archivage

Les enjeux d’archivage de la société

Une problématique de stockage des documents

La société Tabarin & Entzmann rencontrait des problématiques de stockage et d’archivage. Notamment, en cas d’incendie, l’entreprise risquait de perdre un grand nombre de données papier qui n’étaient dupliquées nulle part. De plus, lorsqu’un collaborateur avait besoin d’une facture, il devait aller chercher dans les classeurs ou dans les archives, ce qui représentait une perte de temps non négligeable.

Le Directeur Général a connu Open Bee e-Fact Pro par l’intermédiaire de notre partenaire Konica Minolta, qui délivre des solutions multifonctions. Séduit par la solution de numérisation, les produits et leurs concepts évolutifs, l’entreprise de BTP décide de faire l’investissement pour rentabiliser le temps passé à archiver ou à stocker des documents papiers.

Le choix de la dématérialisation

Envisageant initialement une solution de numérisation basique des documents, la société Tabarin & Entzmann a finalement été conquis par les atouts du système de dématérialisation de factures automatisée.

Malgré quelques craintes de se retrouver livrés à eux-mêmes au moment de mettre la solution en place, M. Besnard se dit réellement rassuré avec l’accompagnement d’Open Bee tant pour le produit que pour le service client. La société a même décidé de compléter son offre avec quelques heures de maintenance pour que la solution soit personnalisée davantage à leur fonctionnement interne.

• La GED est connectée aux différentes applications pour tout centraliser
• Chaque dossier est classé et attribué au bon service suivant les règles internes
• +200 factures fournisseurs sont dématérialisées chaque mois

Les bénéfices de la solution GED Open Bee™

• Des documents faciles à classer et à retrouver.
  Directement classées dans les bons répertoires sans que le personnel ait besoin de le faire. La fonction proposée de lire les codes-barres/QR codes et de classer automatiquement les feuilles d’intervention est également très appréciée.
• L’automatisation de la dématérialisation des factures fournisseurs.  Environ 200 par mois et très rapide. Cela permet au service comptabilité de pouvoir se dédier à de nouvelles tâches pour lesquelles il manquait de temps avant.
• Une GED ouverte aux applications extérieures. Facilement intégrable aux applications courantes. Tout est réuni en un seul endroit. La sauvegarde permet de sécuriser les données, contrairement aux documents papiers qui risquent d’être définitivement perdus en cas d’incidents.