Un besoin initial d’automatiser la gestion des factures
Spécialisé dans la fabrication d’aliments pour les animaux d’élevage, le groupe Pilardière a choisi Open Bee™ pour développer un portail de la relation clients, grâce à la solution de dématérialisation de factures clients.
Auparavant, les factures étaient transmises par courrier aux clients. Ensuite, elles étaient archivées au format papier par le service comptable, ce qui prenait un temps considérable pour classer les documents ou pour en retrouver en cas de besoin.
L’opportunité d’en faire profiter différents départements
A l’avenir la documentation du département R&D sera associée
Une volonté d’intégrer la bibliographie R&D pour simplifier et gagner du temps dans les recherches de fichiers.
Une volonté de créer des espaces personnalisés
Créer des espaces personnalisés de partages sécurisés pour les clients et revendeurs et mettre à disposition la documentation commerciale (grilles tarifaires, référentiels qualités…)
Un système documentaire intégré aux outils internes
Grâce aux solutions Open Bee™ Portal et ERP Manager chaque client reçoit désormais ses factures au format numérique dans son espace personnel. La plateforme Open Bee™ est utilisée par la société, pour le renommage des documents administratifs, notamment des accusés de commandes. Elle est également liée à la vente en ligne pour les clients qui achètent sur le site internet du groupe.
Avant : quels étaient les enjeux documentaires ?
Avant la mise en place de la solution Open Bee™, le groupe Pilardière rencontrait plusieurs problématiques liées à la gestion documentaire. Les commandes clients étaient traitées manuellement, les factures envoyées par voie postale, et l’archivage se faisait uniquement au format papier. Ces processus chronophages mobilisaient les équipes administratives, engendraient des coûts d’impression et de courrier élevés, et ralentissaient la relation client. L’absence d’un portail client digitalisé limitait également l’autonomie des partenaires.
- 1h30 de gagné chaque jour pour le traitement administratif
- Chaque dossier est classé et attribué au bon service suivant les règles internes
- Réduction des coûts d'impression, d'affranchissement et d'envoi des factures
Quels ont été les bénéfices de la solution ?
- Automatisation des tâches répétitives pour le traitement administratif des commandes.
- Réduction des coûts d’impression.
- Libère du temps pour plus de relation clients (appels, relances).
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Ils témoignent de notre expertise
Grâce à Open Bee™, nous avons pu réduire considérablement nos coûts d’impression et d’affranchissement ainsi que nos coûts de traitement administratif pour l’envoi des factures.
La mise en place d’un intranet pour l’entreprise, permet aux commerciaux de se connecter facilement et récupérer les documents recherchés à distance pour leur rendez-vous.
Laurianne Serin, Responsable Projets Relations Clients
Groupe Pilardière
Étendre la GED à d’autres services
Suite aux gains constatés par les équipes commerciales et administratives, Pilardière souhaite désormais élargir l’usage d’Open Bee™ à d’autres départements. La R&D prévoit de centraliser sa documentation scientifique et bibliographique dans la plateforme, afin de faciliter les recherches et de gagner du temps. Le service RH envisage également la dématérialisation des dossiers salariés pour simplifier le suivi administratif.
Une approche plus responsable grâce au numérique
En digitalisant ses documents et en réduisant son usage du papier, le groupe Pilardière s’inscrit dans une démarche plus durable. Grâce à la plateforme GED Open Bee™, l’entreprise limite son empreinte écologique tout en optimisant ses processus internes. Moins d’impressions, moins d’expéditions, plus de rapidité et de traçabilité : une transformation numérique responsable au service de la performance.
De plus, le partage de documents via des liens sécurisés permet d’éviter la création de doublons numériques, souvent générés lors des échanges de fichiers par email. L’information est centralisée, fiable, et facilement accessible.
En savoir plus sur ces solutions proposées
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Dématérialiser les factures fournisseurs
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
