AgriBio Union dématérialise les factures clients

Pourquoi la transformation numérique s’est-elle imposée ?

Une nécessité de supprimer des processus manuels et papier pour soutenir la croissance

Avec la forte progression du marché du bio, Agribio Union a désiré mettre en place des solutions lui permettant d’améliorer sa productivité.
La digitalisation de certains processus métiers est alors apparue comme une réponse évidente pour poursuivre son bon développement. « Nous sommes dans l’amélioration continue, et nous souhaitons garder une longueur d’avance. Avec nos volumes, la gestion manuelle n’était plus possible, il fallait tout automatiser tout en assurant notre conformité RGPD », confie Pascale Rabé.

Un objectif prioritaire : la dématérialisation des factures clients

Agribio Union s’est donc fixé un défi très clair à relever : dématérialiser la gestion de ses factures clients pour dégager davantage de temps aux collaborateurs sur la partie commerciale et la prise de commandes. Pascale Rabé avait trois mots d’ordre pour la réalisation de ce projet : « Faire simple, rapide et pas cher ! Les lourdeurs administratives ? Non merci ! »

Une solution vite adoptée aussi bien par les collaborateurs que par les clients

La mise en place de la plateforme s’est faite très rapidement : seulement deux semaines ont été requises pour assurer le déploiement, le paramétrage et la formation qui se sont déroulés dans de bonnes conditions : « La solution Open Bee est très simple d’utilisation. Habituellement, il y a toujours des peurs et réticences lors de la mise en place d’un nouvel outil, comme la crainte de perdre du temps. Là, je n’ai eu que des commentaires positifs de nos équipes. Et plus de 90% de nos clients l’utilisent aussi. »

• Une réduction de 30% des coûts opérationnels
• 90% de leurs clients l'utilisent aussi
• un gain de temps pour tous les services

Quels sont les bénéfices de la solution ?

Une amélioration de la productivité du personnel tout en réduisant les coûts

Il y a encore trois ans, tout était géré au format papier.

• Le passage à la dématérialisation des factures clients a tout d’abord permis de réduire les coûts opérationnels jusqu’à 30%, entre la diminution de la consommation de papier, d’encre, des frais postaux.
• L’autre réel bénéfice est le gain de temps. « La prise en main rapide de l’outil par nos collaboratrices leur a permis très clairement d’améliorer leur cadence. Leur travail est propre, optimisé et à plus forte valeur ajoutée. Finies les démarches d’envoi par email ou de mise sous plis ; en quelques clics, la facture est contrôlée et déposée dans l’espace dédié et sécurisé du client. »

La centralisation des données :
un gain de temps pour l’organisation dans sa globalité

En amorçant son projet de dématérialisation, Agribio Union avait un 2ème objectif : simplifier et centraliser les documents échangés lors des Conseils d’Administration. Grâce à l’aspect modulaire et évolutif de la solution GED Open Bee, cela a été possible. 
« La mise en place de la plateforme en mode cloud pour centraliser l’information est un gain de temps pour tout le monde. Tout est regroupé à un seul endroit, chaque utilisateur prend connaissance de ses propres documents quand il le souhaite. Il est informé par un système de notification automatique. »
Pour les administrateurs, c’est également plus simple : plus besoin de multiplier les emails. « On partage un cloud sécurisé mais chacun dispose de son propre espace sécurisé et d’une totale confidentialité grâce à l’octroi de droits d’accès et d’actions en fonction du profil utilisateur. Les membres du Conseil d’Administration ne voient que leurs fichiers dédiés et idem pour les clients, qui n’ont accès qu’à leurs factures », nous précise Pascale Rabé.

Une transformation digitale bien amorcée mais loin d’être finie

Agribio Union ne souhaite pas s’arrêter là et a pour ambition de dématérialiser une grande partie de ses processus. Consciente qu’il faut prendre le temps de se stabiliser et de procéder par étape, l’union des coopératives devrait lancer dans quelques mois un nouveau projet : l’automatisation de sa comptabilité fournisseurs… Une solution qu’Open Bee connaît également très bien !