La stratégie de dématérialisation des factures de Poids Lourds Synergies
Poids Lourds Synergies est un groupe de concessions et ateliers de poids lourds et utilitaires basé en Nouvelle-Aquitaine et Centre-Val de Loire. Fondé en 1985, il compte aujourd’hui 6 sites et plus de 70 collaborateurs. L’entreprise propose une large gamme de services, notamment la vente de véhicules neufs et d’occasion, l’entretien et la réparation, la vente de pièces détachées, et le contrôle technique.
Poids Lourds Synergies présentent en quelques points leur retour d’expérience avec la dématérialisation de ses factures.
La solution Open Bee pour optimiser les process d’achat
Poids Lourds Synergies a connu une révolution dans la gestion des achats grâce à la digitalisation. La dématérialisation des factures fournisseurs est devenue un pilier stratégique pour notre groupe, permettant une meilleure gestion de la trésorerie grâce à l’automatisation du processus de validation des factures. Ce changement a eu un impact direct en réduisant les délais de paiement et en optimisant nos ressources financières.
L’efficacité accrue est également notable : nous avons éliminé les tâches manuelles liées à la gestion des factures papier, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. De plus, la solution de dématérialisation Open Bee s’est intégrée parfaitement avec nos logiciels métiers spécifiques, GDMS dans le domaine des poids lourds et Sage pour la comptabilité.
Efficacité renforcée avec la dématérialisation des factures clients
Impact écologique avec la solution de dématérialisation
Poursuivant notre quête d’efficacité, Poids Lourds Synergies a dématérialisé les factures clients, engendrant des économies sur l’impression, l’envoi et le stockage des factures papier. Cette évolution technologique a permis de réduire les délais de paiement, améliorant notre trésorerie et offrant une meilleure traçabilité et sécurité des données, diminuant ainsi les risques de fraude.
L’aspect écologique de la dématérialisation s’aligne sur notre vision environnementale, en limitant notre consommation de papier et notre empreinte carbone.
Poursuite de la dématérialisation avec la GED
Notre mutation digitale ne s’arrête pas là : après la digitalisation des services comptabilité pour les achats et ventes, nous nous apprêtons à transformer nos formulaires pour optimiser la gestion de nos véhicules de location. Le prochain cap sera le service RH, où nous envisageons d’archiver numériquement les dossiers des salariés et d’optimiser les processus d’intégration grâce à des workflows et des formulaires, nous permettant ainsi de gagner en réactivité.
La plateforme GED déployée pour la transformation digitale
- Amélioration des processus métier
- Accès à l'information en temps réel
- Diminution des coûts d'envoi de facture client
Quels ont été les bénéfices de la solution ?
En renforçant notre infrastructure numérique, nous utilisons Open Bee Portal pour offrir un espace sécurisé cloud à nos utilisateurs permettant aux clients d’accéder facilement à leurs factures et leurs avoirs. Avec des fonctionnalités telles que la traçabilité et l’ajout de certificats d’autorité de confiance sur les documents, Open Bee Portal améliore notre capacité à gérer les documents avec efficacité. De plus, Open Bee renforce notre inter-connectabilité avec Sage, consolidant ainsi notre système de gestion documentaire.
Distinction de la dématérialisation
Le Cas d’OR de l’optimisation des processus d’achat
entre le groupe Poids Lourds x Open Bee
Ils témoignent de notre expertise
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L’humain et la technologie au centre du projet
Un prix qui récompense un vrai travail d’équipe, tout ce que l’on aime ! Le projet a été travaillé sereinement avec anticipation, partages et échanges entre nos équipes et les vôtres, la clé du succès !
La dématérialisation passe par la relation humaine, comme quoi, nous sommes encore bien là !Madame Sophie GRANGER, Directrice administrative et financière, Poids Lourds Synergies.
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Un process de facturation conforme
Ne pas subir la mise en conformité liée de la loi de finance, mais en tirer parti en optimisant nos process de facturation, en réduisant nos coûts et nos impressions.
Monsieur Emmanuel DUDOUET, Responsable des services Informatiques, Poids Lourds Synergies.
En savoir plus sur ces solutions proposées
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Dématérialiser les factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
