Deezer

Deezer, service de musique leader en France

La start-up choisit Open Bee pour dématérialiser ses factures.

Deezer, service de musique leader en France, traitait manuellement les 5.000 factures fournisseurs reçues chaque année au format papier. Afin de l’aider dans sa croissance, la société a souhaité optimiser la digitalisation de son service comptable.

Un besoin d’automatiser la gestion des factures

Chaque facture arrivant au service était tout d’abord transférée aux contrôleurs de gestion pour validation, puis saisie manuellement dans leur progiciel comptable Sage 100 i7. Ce processus ne permettait pas une visibilité précise de l’avancement du circuit de validation ou workflow et provoquait parfois d’importantes pertes de temps.

Simplifier la saisie et la validation des factures

Basé sur des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capturer les informations utiles sur les factures dématérialisées, le logiciel Open Bee™ extrait les données comptables et procède au classement de ces dernières, de manière organisée. Ensuite, chaque facture est intégrée dans un circuit de validation électronique (workflow) et communiquée dynamiquement à un contrôleur de gestion, qui la valide en quelques clics depuis son poste informatique. En parallèle, la directrice du service supervise, à tout moment, les processus de validation. Une fois les factures contrôlées, les collaborateurs procèdent à une ventilation analytique avant d’importer les données dans leur progiciel comptable Sage 100 i7, sans aucune saisie manuelle.

  • La saisie des données est maintenant automatique
  • Chaque dossier est classé et attribué au bon service suivant les règles internes
  • +5000 factures fournisseurs sont dématérialisées chaque année

Quels ont été les bénéfices de la solution ?

  • La saisie est maintenant automatique, les collaborateurs optimisent leur temps de travail dans le traitement et le suivi des documents, en réduisant un maximum la saisie manuelle.
  • A la dématérialisation des factures fournisseurs, un classement des documents intelligent et intuitif suit les règles interne à la société.
  • Possibilité d’accéder à une facture dématérialisée en quelques secondes, juste en saisissant le nom du fournisseur ou le numéro de celle-ci depuis le moteur de recherche de la GED Open Bee™ Portal. 
    Terminé, les pertes de temps liées à la recherche de documents papier dans la salle d’archive !

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