Grande distribution : l’archivage sécurisé
Découvrez comment l’hypermarché Cora Sarreguemines a réduit les pertes de temps liées à l’archivage des factures fournisseurs
Un souhait d’améliorer la gestion des documents
Pour faire de l’archivage au quotidien
Pour le service comptabilité de l’hypermarché Cora de Sarreguemines, la gestion manuelle des factures fournisseurs, bons de réception et frais généraux, reçus au format papier, est particulièrement chronophage. En effet, l’archivage quotidien puis la recherche de factures parmi plusieurs dizaines de milliers de documents, occasionnent des pertes de temps considérables.
Afin de réduire les pertes de temps, le service comptabilité de Cora Sarreguemines a déployé la solution de dématérialisation des factures fournisseurs Open Bee™ e-Fact Pro.
Pour classer les données comptables
Basée sur des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capturer les informations utiles sur les factures numérisées, Open Bee™ e-Fact Pro extrait les données choisies par l’équipe comptable (nom du fournisseur, date de facture) et procède au classement de ces dernières, de manière simple et organisée.
Un moteur de recherche pour tous les documents
Ensuite grâce au moteur de recherche intégré à la GED Open Bee les collaborateurs peuvent retrouver une facture ou tout autre document en quelques secondes, grâce au nom du fournisseur, à la date d’archivage, ou au numéro de facture.
- Archivage de 20.000 factures fournisseurs par an
- Fini les recherches laborieuses dans les archives papier
- Gain de 50% sur le temps de classement des documents
Quels ont été les bénéfices de la solution ?
A travers la mise en place d’une solution automatisée d’archivage des factures fournisseurs, Cora Sarreguemines gagne aujourd’hui 50% de temps précédemment alloué au classement manuel de documents.
Une autre plus-value non négligeable, sera celle offerte par la possibilité d’intégrer une facture dans un circuit de validation électronique (Workflow) et de la communiquer dynamiquement aux contrôleurs de gestion. Ces derniers pourront ensuite procéder à une ventilation analytique grâce à Open Bee™ e-Fact HUB, avant d’exporter les données dans leur progiciel métier. Terminé ainsi les pertes de temps liées à la validation des factures entre les différents services !
En savoir plus sur ces solutions proposées
- Dématérialiser les factures fournisseurs
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- L’intranet d’entreprise en toute mobilité
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés de l’intranet documentaire, plateforme idéale pour partager des fichiers entre collaborateurs