Le logiciel GED adapté à la comptabilité
Accélérez le temps de traitement de vos factures
Fluidifiez vos processus financiers et administratifs
La gestion manuelle de la documentation comptable impose des défis conséquents : saisie fastidieuse, validation, classement papier et suivi des multiples documents.
Découvrez comment la GED Open Bee™ dédiée à la comptabilité optimise le traitement de l’ensemble des documents comptables et permet d’accélérer et de fiabiliser le traitement des factures fournisseurs !
Exploitez la puissance de la digitalisation pour une gestion efficace des états financiers, des déclarations fiscales, des bulletins de paie, et des relevés bancaires.
Validation simplifiée des factures
Optimisez vos workflows et suivez en temps réel l’avancement de votre circuit de validation comptable. Grâce à une intégration avec vos systèmes existants, Open Bee™ centralise tous vos documents financiers sur une plateforme numérique unifiée, facilitant l’approbation rapide des factures et la réduction des délais comptables.
Accélération du processus de bon à payer
Accélérez le cycle de vos transactions financières avec la GED. La solution vous permet de réduire considérablement les délais d’attente avant paiement grâce à un processus automatisé qui assure un traitement rapide et fiable des factures, améliorant ainsi votre trésorerie et vos relations fournisseurs.
Archivage électronique sécurisé
Assurez l’intégrité et la confidentialité de vos données comptables avec notre système d’archivage sécurisé. Open Bee™ offre une solution de stockage sécurisée et conforme aux normes réglementaires, permettant une conservation à long terme des documents légaux de manière ordonnée et accessible.
Les fonctionnalités clés
pour la comptabilité
Une reconnaissance automatique des documents comptables
Éliminez la saisie manuelle
Tirez profit des dernières technologies de reconnaissance automatique de documents et éliminez toute saisie de factures fournisseurs dans votre progiciel comptable.
Profitez du classement automatique de la GED
Classez en un point unique tous les documents fournisseurs au format électronique et retrouvez-les instantanément, au moment voulu.
La sécurisation fiscale garantie
Organisez et partagez efficacement vos documents comptables et financiers avec l’ensemble de vos collaborateurs ou intervenants externes : experts-comptables, commissaires aux comptes, auditeurs externes ou même le contrôleur de gestion… Très utiles, nos fonctionnalités GED dédiées à la comptabilité vous permettront de vous accompagner dans la mise en œuvre de la Piste d’Audit Fiable (PAF) et d’apporter la sécurisation fiscale nécessaire pour votre entreprise.
Accélérez la validation de vos factures
Intégrez vos factures fournisseurs dans un circuit de validation électronique : le workflow. Puis assurez-vous de leur approbation dans les délais impartis.
Une vue en temps réel du statut des factures
Pilotez votre activité comptable avec le tableau de bord financier, en disposant d’une vue, en temps réel, de toutes les factures en fonction de leur statut : en attente de traitement, validées ou refusées.
Rapprochez dynamiquement vos factures fournisseurs et vos bons de commande, selon les critères de votre choix (nom du fournisseur, montant, date…).
Les coûts de traitement réduits
Réduisez de 60 % le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur en tirant parti des technologies Open Bee™ permettant d’éliminer :
- La saisie des écritures comptables
- L’archivage et les recherches de documents au format papier
- Les délais de validation
Des questions sur GED comptabilité ?
Avec Open Bee, il est possible d’intégrer 250 écritures comptables de factures fournisseurs au sein de votre progiciel de gestion, en moins de 5 minutes.
Ils témoignent de notre expertise
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La rapidité de contrôle et la précision apportée pour les procédures comptables sont un réel avantage
Open Bee a mis en place un accompagnement personnalisé et un suivi attentif dédiés aux équipes. Cet engagement envers une compréhension approfondie des besoins de ces franchisés Carrefour a permis de rétablir la confiance et d’assurer une transition en douceur vers une solution de gestion des factures à la fois fiable et performante.
Anthéa, Responsable de la Performance Financière, pour les franchisés Carrefour -
Le service comptable d’Int’Air Médical recommande la solution Open Bee
je suis Responsable Comptable et Ressources Humaines, les bulletins de paie étaient distribués physiquement en interne. Nous avons également fait le choix de la dématérialisation des bulletins de paie pour anticiper les obligations légales[…] Aujourd’hui c’est moi qui gère de A à Z les bulletins de paie. Je m’occupe donc de l’impression virtuelle depuis notre ERP RH et je valide ensuite la distribution. Une fois par mois, à la clôture de mes paies, je génère mon fichier, j’envoie les bulletins électroniques aux salariés via la solution Open Bee™.
Mylène GIAJ, Responsable Comptable & RH, Int Air Médical
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Le Directeur Financier nous confie qu’il peut maintenant suivre les factures
Garnier-Thiebaud estime un gain de plus de 20 heures par semaine pour son service comptable sur les tâches de recherche et numérisation de documents grâce à la solution de dématérialisation de factures fournisseurs proposée par Open Bee™.
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La responsable comptable de LF Technologies optimise la gestion des factures avec Open Bee
Anne-Lise, Responsable Comptable et Achats chez LF Technologies, a choisi Open Bee pour transformer les processus de gestion comptable. Avant l’intégration de la solution GED Open Bee, le traitement des factures était chronophage et source d’erreurs. Depuis la mise en place de la solution, LF Technologies a réduit de plus de 50 % le temps de traitement des factures, simplifié les workflows comptables et augmenté l’efficacité globale de l’équipe.
Consultez notre documentation
Ce document a pour objectif de vous fournir un aperçu synthétique sur les durées de conservation imposées pour les documents les plus courants au sein de l’entreprise.
- Deezer accélère et fiabilise le traitement de ses facturesEcommerce
La société Deezer souhaite réorganiser la gestion de ses factures fournisseurs, de la dématérialisation au classement des données comptables.
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
Questions fréquentes
GED comptabilité
Est-ce que le logiciel GED est compatible avec les progiciels de comptabilité ?
Les solutions Open Bee vous permettent de rechercher, consulter vos documents archivés directement depuis votre progiciel. Le kit web services Open Bee vous permet d’interfacer vos applications métiers pour tout centraliser sur une seule plateforme globale.
Quelle est la durée de conservation légale des pièces comptables ?
Les entreprises sont tenues de respecter des durées de conservation légales pour chaque type de document, qu’ils soient sous format papier ou dématérialisés. Ces délais légaux varient selon la nature et la fonction du document au sein de l’entreprise.
Par exemple, le code de commerce exige que certaines pièces comptables soient conservées au minimum pendant dix ans. Pour aider les entreprises à comprendre ces exigences réglementaires, nous proposons un ebook détaillé qui aborde les standards de conservation pour différents types de documents.
La dématérialisation comptable : quelle valeur ajoutée pour les entreprises ?
La dématérialisation comptable offre une valeur ajoutée significative pour les entreprises en améliorant leur retour sur investissement grâce aux tableaux de bord stratégiques. Elle réduit les coûts opérationnels en transformant la gestion des factures papier en un processus électronique plus efficace. En plus d’augmenter la productivité et de réduire les dépenses, elle prépare les entreprises à la réforme de 2026, rendant la facturation électronique obligatoire. La dématérialisation améliore la traçabilité, la sécurité et la conformité des échanges comptables, offrant ainsi non seulement des avantages immédiats, mais aussi une base solide pour l’avenir. Open Bee est engagé à faciliter cette transition vers une gestion comptable optimisée et conforme.
Quel est le coût moyen du traitement d’une facture électronique ?
On estime que vous réduisez par 5 le délai de traitement d’une facture fournisseur, et que vous réduisez de 60% le coût de gestion de vos factures, pour faire le calcul RSI
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique dans le service comptable ?
L’utilisation d’un coffre-fort numérique dans le service comptable offre un espace sécurisé pour stocker et protéger tous les documents importants tels que les factures, les actes juridiques et les pièces justificatives. Il permet une gestion facile des documents grâce à la classification par mots clés et facilite la recherche rapide des informations nécessaires. De plus, l’archivage à vocation probatoire élimine la nécessité de conserver les originaux papiers.
Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs avec notre plateforme GED ?
La dématérialisation des factures fournisseurs avec notre plateforme GED vous offre de nombreux avantages :
- Automatisation complète du traitement des factures, de la capture à la création de l’écriture comptable dans votre ERP ou logiciel financier.
- Notre moteur d’intelligence artificielle vous permet de traiter un grand nombre de factures, quel que soit leur format, et d’extraire facilement les informations clés tout en vérifiant leur exactitude.
- Notre solution vous permet d’être conforme à la loi avec les factures entrantes
Quel format pour la facture électronique en France ?
- Les factures au format « structurés » sont composées d’une structure numérique sécurisée pour faciliter l’échange de données informatisées (EDI).
- Les factures au format « non-structurés » sont généralement les factures en papier qui ont été mises sous forme PDF, que ne sont pas automatisées, donc sont envoyées après des saisies manuelles et risquent d’arriver sur forme de SPAM au destinataire.
- Les factures au format « hybrides », aussi appelées « factures mixtes », sont comme un mix avec les deux formats précédents. Ces factures normalement au format PDF sont accompagnées d’un document numérique qui contient des données essentielles au format structuré.
Quel outil pour la piste d’audit fiable (PAF) ?
Peu onéreuse, la PAF est traitée en interne et prépare à un éventuel contrôle fiscal. Grâce à l’automatisation et la digitalisation de votre comptabilité, la mise en place d’une solution GED est une vraie opportunité pour renforcer la conformité et optimiser la gestion du processus de facturation : tout comprendre sur la piste d’audit fiable
Combien de temps conserver les notes de frais ?
La réglementation impose des délais stricts pour la conservation des pièces comptables, telles que les justificatifs de notes de frais qui sont des factures. Le Livre des Procédures Fiscales (LPF) précise que les justificatifs doivent être conservés pendant au moins 6 ans. De plus, l’article L 123-22 du Code du commerce prévoit une durée obligatoire minimum de conservation de 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice au cours duquel les pièces ont été comptabilisées.
Le logiciel note de frais permet l’archivage numérique à valeur probatoire pour vos documents comptables factures, notes de frais…
Quelles fonctionnalités de la GED pour un DAF ?
La GED Open Bee offre une solution complète pour les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF) en automatisant les tâches comptables, centralisant les données financières, optimisant la gestion de trésorerie, sécurisant les données sensibles, respectant les contraintes légales, et facilitant la collaboration avec les commissaires aux comptes. Un atout essentiel pour une gestion financière efficace et stratégique.