Le logiciel GED adapté à la comptabilité

Les solutions Open Bee vous permettent de rechercher, consulter vos documents archivés directement depuis votre progiciel. Le kit web services Open Bee vous permet d’interfacer vos applications métiers pour tout centraliser sur une seule plateforme globale.

Les entreprises sont tenues de respecter des durées de conservation légales pour chaque type de document, qu’ils soient sous format papier ou dématérialisés. Ces délais légaux varient selon la nature et la fonction du document au sein de l’entreprise.

Par exemple, le code de commerce exige que certaines pièces comptables soient conservées au minimum pendant dix ans. Pour aider les entreprises à comprendre ces exigences réglementaires, nous proposons un ebook détaillé qui aborde les standards de conservation pour différents types de documents.

• En savoir plus : La durée de conservation légale des documents

La dématérialisation comptable offre une valeur ajoutée significative pour les entreprises en améliorant leur retour sur investissement grâce aux tableaux de bord stratégiques. Elle réduit les coûts opérationnels en transformant la gestion des factures papier en un processus électronique plus efficace. En plus d’augmenter la productivité et de réduire les dépenses, elle prépare les entreprises à la réforme de 2026, rendant la facturation électronique obligatoire. La dématérialisation améliore la traçabilité, la sécurité et la conformité des échanges comptables, offrant ainsi non seulement des avantages immédiats, mais aussi une base solide pour l’avenir. Open Bee est engagé à faciliter cette transition vers une gestion comptable optimisée et conforme.

On estime que vous réduisez par 5 le délai de traitement d’une facture fournisseur, et que vous réduisez de 60% le coût de gestion de vos factures, pour faire le calcul RSI

L’utilisation d’un coffre-fort numérique dans le service comptable offre un espace sécurisé pour stocker et protéger tous les documents importants tels que les factures, les actes juridiques et les pièces justificatives. Il permet une gestion facile des documents grâce à la classification par mots clés et facilite la recherche rapide des informations nécessaires. De plus, l’archivage à vocation probatoire élimine la nécessité de conserver les originaux papiers.

La dématérialisation des factures fournisseurs avec notre plateforme GED vous offre de nombreux avantages :

• Automatisation complète du traitement des factures, de la capture à la création de l’écriture comptable dans votre ERP ou logiciel financier.
• Notre moteur d’intelligence artificielle vous permet de traiter un grand nombre de factures, quel que soit leur format, et d’extraire facilement les informations clés tout en vérifiant leur exactitude.
• Notre solution vous permet d’être conforme à la loi avec les factures entrantes
  

• Les factures au format « structurés » sont composées d’une structure numérique sécurisée pour faciliter l’échange de données informatisées (EDI).
• Les factures au format « non-structurés » sont généralement les factures en papier qui ont été mises sous forme PDF, que ne sont pas automatisées, donc sont envoyées après des saisies manuelles et risquent d’arriver sur forme de SPAM au destinataire.
• Les factures au format « hybrides », aussi appelées « factures mixtes », sont comme un mix avec les deux formats précédents. Ces factures normalement au format PDF sont accompagnées d’un document numérique qui contient des données essentielles au format structuré.

Peu onéreuse, la PAF est traitée en interne et prépare à un éventuel contrôle fiscal. Grâce à l’automatisation et la digitalisation de votre comptabilité, la mise en place d’une solution GED est une vraie opportunité pour renforcer la conformité et optimiser la gestion du processus de facturation : tout comprendre sur la piste d’audit fiable

La réglementation impose des délais stricts pour la conservation des pièces comptables, telles que les justificatifs de notes de frais qui sont des factures. Le Livre des Procédures Fiscales (LPF) précise que les justificatifs doivent être conservés pendant au moins 6 ans. De plus, l’article L 123-22 du Code du commerce prévoit une durée obligatoire minimum de conservation de 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice au cours duquel les pièces ont été comptabilisées.
Le logiciel note de frais permet l’archivage numérique à valeur probatoire pour vos documents comptables factures, notes de frais…

La GED Open Bee offre une solution complète pour les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF) en automatisant les tâches comptables, centralisant les données financières, optimisant la gestion de trésorerie, sécurisant les données sensibles, respectant les contraintes légales, et facilitant la collaboration avec les commissaires aux comptes. Un atout essentiel pour une gestion financière efficace et stratégique.

• Logiciel GED pour un DAF

La GED joue un rôle clé dans le suivi et la résolution des factures impayées. En centralisant toutes les factures et documents comptables sur une même plateforme, elle permet de détecter rapidement les retards de paiement, d’accéder facilement à l’historique des échanges avec les clients, et de déclencher automatiquement des relances. Couplée à un tableau de bord financier en temps réel, la solution GED Open Bee vous aide à mieux piloter votre trésorerie, à anticiper les risques et à réduire le taux d’impayés. Une vraie valeur ajoutée pour les services comptables dans tous les secteurs d’activité.