Dématérialisation comptable : pourquoi 52 % des entreprises hésitent encore ?
Dans cet article, nous analysons les résultats de notre étude récente concernant la dématérialisation comptable auprès des décisionnaires, parmi lesquels 52 % ne perçoivent pas l’intérêt de cette transition. Nous examinerons la valeur ajoutée qu’offre la dématérialisation pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus et à sécuriser leurs données.
1. Résistances et perspectives : comprendre le parcours vers la dématérialisation comptable
2. La dématérialisation comptable : quelle valeur ajoutée pour les entreprises
3. Franchir le cap de la dématérialisation : nos solutions pratiques
4. Réponses à vos questions
Résistances et perspectives : comprendre le parcours vers la dématérialisation comptable
La comptabilité, se trouvant à la croisée des chemins entre tradition et innovation, fait l’objet d’un bouleversement numérique sans précédent.
Une étude menée par Open Bee en collaboration avec BVA et Orange auprès de 1208 décisionnaires de TPE/PME révèle que, malgré l’évidente marche vers la dématérialisation, des réticences demeurent.
30% des participants expriment une préférence pour le papier
- Près de 30% des participants expriment une préférence pour le papier, souvent par habitude. Il est frappant de constater que plus de la moitié (52%) ne voient pas l’intérêt de la dématérialisation ou n’identifient pas de documents nécessitant une conservation numérique. Le manque de temps pour se consacrer à ce processus est couramment invoqué.
56 % des décideurs connaissent les nouvelles contraintes liées à la Loi de Finances
- Cette étude a également mis en lumière que la réforme de la facturation, prévue pour 2026, est déjà présente dans l’esprit de nombreux professionnels. En effet, 56 % des décideurs sondés connaissent les nouvelles contraintes liées à la Loi de Finances qui prendront effet en 2026. De surcroît, un peu plus d’un tiers ont déjà franchi le pas en mettant en place des outils leur permettant d’émettre ou de recevoir des factures en format électronique.
Face à cette évolution réglementaire et aux enjeux qu’elle représente, Open Bee se présente comme un acteur clé pour faciliter la transition vers la dématérialisation comptable.
Explorons ensemble les meilleures pratiques de dématérialisation comptable, guidant ainsi les entreprises vers une gestion documentaire optimisée et conforme aux futures obligations légales.
La dématérialisation comptable : quelle valeur ajoutée pour les entreprises ?
Améliorer le ROI grâce à la GED : des tableaux de bord stratégiques
Face aux contraintes opérationnelles et à l’inertie liée aux habitudes de travail, l’adoption de la dématérialisation comptable émerge comme une nécessité stratégique, bien au-delà de la simple innovation technologique.
En adoptant une solution GED comptabilité, les entreprises peuvent non seulement mesurer, mais aussi optimiser leur retour sur investissement (ROI), grâce à des tableaux de bord stratégiques. Ces outils permettent de visualiser la performance en temps réel et d’aligner les efforts sur les objectifs financiers, comme détaillé dans notre article sur le retour sur investissement avec la GED.
Réduction des coûts : les bénéfices tangibles de la démat
La dématérialisation des factures entraîne des économies considérables pour les entreprises. Nous avons dressé un bilan des coûts associés au traitement d’une facture papier par rapport à une facture électronique, mettant en évidence les économies potentielles.
Cette analyse détaille comment la dématérialisation peut diminuer les dépenses tout en optimisant l’efficacité des opérations. Retrouvez les résultats complets de notre étude dans notre article sur la gestion des factures fournisseurs.
La dématérialisation va au-delà de l’amélioration de la productivité ; elle modifie en profondeur les pratiques comptables, engendrant des bénéfices quotidiens tant en termes de temps économisé que de réduction des coûts.
Préparation à la réforme de 2026 : un impératif pour l’avenir de la comptabilité
Au-delà des avantages immédiats, il est impératif de regarder vers l’avenir et la réforme de la facturation électronique prévue pour 2026, qui rendra la dématérialisation incontournable. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique.
Ce changement législatif apporte avec lui son lot de défis, mais également d’opportunités pour améliorer la traçabilité, la sécurité et la conformité des échanges comptables. Open Bee se tient prêt à accompagner chaque entreprise dans cette transition, en assurant une démarche simplifiée et des résultats tangibles.
En savoir plus :
La solution PDP d’Open Bee pour la facturation électronique
Franchir le cap de la dématérialisation : solutions pratiques
Maintenant, passons à la mise en œuvre pour détailler comment passer efficacement au cap de la dématérialisation comptable.
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Pour vous guider pas à pas, nous avons également élaboré un guide complet sur les 7 étapes clés d’un projet de GED, vous permettant d’aborder cette évolution avec sérénité et expertise.
L’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant
La GED pour une numérisation intelligente et intégrée
La transition vers la dématérialisation comptable peut être adoptée en douceur, sans bouleversement notable de vos opérations actuelles, grâce aux capacités avancées de numérisation intelligente des solutions de GED. Cette démarche permet de scanner rapidement les documents papier, de les indexer avec exactitude grâce à des outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de les insérer efficacement dans une base de données numérique.
Cette stratégie hybride assure aux entreprises la mise en place d’un système d’archivage électronique organisé, entraînant une amélioration notable de l’accessibilité et de la gestion des documents. Cette optimisation facilite la recherche et la récupération de données spécifiques, rendant les processus de travail plus cohérents et efficaces.
Validation des factures fournisseurs : l’automatisation au service de la performance
Un aspect crucial de la gestion comptable est le traitement des factures fournisseurs. La mise en œuvre d’une solution de GED offre la possibilité de rassembler tous vos documents fournisseurs dans un emplacement centralisé, aisément accessible via Internet.
L’automatisation du processus de validation des factures transforme considérablement la manière dont les organisations gèrent leurs dépenses. Elle permet de :
- Traiter de manière efficace de grands volumes de factures, tout en garantissant fiabilité et précision.
- Réduire significativement les coûts associés au traitement manuel et aux saisies répétitives.
- Augmenter la productivité de vos équipes comptables, qui peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Anticiper la réforme de la facturation en France, qui exigera la réception des factures uniquement au format électronique dès 2026.
Avec ces améliorations, le chemin vers une comptabilité optimisée devient plus clair. L’automatisation des factures fournisseurs n’est pas simplement une alternative au processus traditionnel : c’est la prochaine étape logique pour les entreprises cherchant à aligner leurs pratiques comptables avec les standards modernes d’efficacité et de conformité.
Envoi de factures clients : fluidité et conformité grâce à l’automatisation
L’envoi et la gestion des factures clients sont des composantes essentielles qui impactent directement la trésorerie et la relation d’une entreprise avec ses partenaires. Dans cet esprit, l’automatisation de ces processus représente un atout stratégique significatif. La mise en place d’une solution de GED simplifie la création d’espaces en ligne dédiés pour chaque client, où il est possible de mettre à disposition de manière sécurisée tous les documents commerciaux nécessaires.
Une intégration fluide avec les progiciels de gestion commerciale permet de distribuer vos factures sans rupture de charge. Que vous utilisiez Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP, ou d’autres, il devient aisé de partager vos documents au sein d’un portail cloud personnalisé et sécurisé. Ce niveau d’automatisation optimise l’ensemble du circuit de facturation, de l’émission à la réception, en passant par l’archivage conforme.
La communication de vos factures vers les administrations publiques se simplifie également, grâce à l’intégration automatique avec des plateformes telles que Chorus Pro, une exigence depuis 2020, rendant ce processus non seulement concret mais également en conformité avec la législation.
Pour renforcer davantage la conformité, et notamment celle liée à la Piste d’Audit Fiable (PAF), l’adoption d’une signature électronique, l’horodatage et la conservation au sein d’un coffre-fort numérique deviennent des pratiques standard. Ces processus garantissent une fiabilité accrue pour l’ensemble du cycle des commandes.
Par ailleurs, la GED aide votre entreprise à :
- Accélérer le règlement des factures en permettant une meilleure visibilité et suivi des paiements.
- Gérer la relance de manière proactive en identifiant les clients qui n’ont pas encore accédé à leurs factures.
- Diminuer les litiges et accroître la communication en établissant un dialogue direct avec vos clients.
- Simplifier l’approbation des paiements en associant systématiquement tous les documents pertinents à la facturation.
En adoptant une démarche centrée sur l’automatisation et la dématérialisation des factures clients, les entreprises bénéficient d’un processus de facturation non seulement plus rapide et efficace, mais aussi aligné avec les attentes de conformité et de suivi financier.
Sécurité des documents comptables : une priorité absolue
Au-delà des fonctionnalités d’automatisation et de conformité réglementaire, la GED sert avant tout à sécuriser les documents comptables, des plus courants aux plus sensibles. Open Bee, fort de sa certification ISO 27001, s’engage à protéger ces informations essentielles, ainsi, l’importance de choisir une solution certifiée devient évidente
Interconnexion avec d’autres services
La GED Open Bee excelle non seulement dans la sécurisation et l’automatisation mais également dans sa capacité à s’intégrer aux autres systèmes informatiques de l’entreprise, comme les ERP, CRM ou autres outils métier.
Elle s’interconnecte avec les différents services essentiels de l’entreprise — comptabilité, ressources humaines, commercial, juridique, etc — pour offrir une vue d’ensemble des informations sur un tableau de bord unifié et simplifié.
Grâce à cette interconnectivité, la GED devient un outil de collaboration indispensable, dynamisant l’échange d’informations et soutenant l’efficience et la synergie des équipes à travers toute l’organisation.