Les 10 avantages de gérer les frais professionnels dans la GED
Pour de nombreuses entreprises, gérer les frais professionnels peut vite devenir un casse-tête si l’on s’en tient aux méthodes traditionnelles. Heureusement, l’intégration d’une solution de dématérialisation de notes de frais au système de Gestion Électronique des Documents (GED) révolutionne cette tâche.
Faisons le point pour comprendre comment la GED transforme et optimise la gestion des frais professionnels, rendant votre organisation plus efficace, plus économique et plus respectueuse de l’environnement.
Pourquoi associer la solution Note de frais à un système de GED ?
Processus de remboursement accéléré et automatisé
Lorsque vous associez la gestion des notes de frais à un système de GED, vous automatisez l’ensemble de votre processus de remboursement.
Tout devient numérique – de la soumission initiale à l’approbation finale, jusqu’à l’archivage sécurisé conformément aux exigences légales.
Définissez les niveaux d’approbation pour acheminer les dépenses uniquement vers les parties prenantes pertinentes – parce que votre temps vaut plus que le coût d’une dépense inappropriée qui se glisserait à travers les mailles du filet. Pour une supervision efficace, attribuez cette tâche à :
- Le supérieur immédiat pour s’assurer que les dépenses correspondent bien aux missions du salarié,
- Un comptable pour valider l’alignement des dépenses avec la politique de l’entreprise et l’exactitude des déclarations.
Cette approche dématérialisée simplifie et accélère le traitement des remboursements, permettant une gestion efficace et sans délai, indépendamment de la localisation de vos équipes.
Plafonds de dépenses maîtrisés en harmonie avec le bien-être des collaborateurs
En matière de remboursement des frais professionnels (repas, hébergement, déplacement, etc), un ajustement s’impose souvent. Les forfaits de l’Urssaf définissent des limites, mais toutes les dépenses ne se valent pas : un repas d’affaires peut coûter sensiblement plus qu’un repas durant une mission.
Pour maîtriser les coûts sans lésiner sur le bien-être de vos collaborateurs, il est judicieux de moduler les plafonds de remboursement en fonction du type de dépense. Les nuitées peuvent être plafonnées selon la région ou le pays du déplacement, par exemple.
D’un point de vue comptable, cette approche proportionnée permet de prévenir les dépenses excessives tout en reconnaissant les besoins variés selon les situations. C’est un équilibre entre contrôle des coûts et considération des circonstances réelles de vos employés, reflétant une gestion à la fois prudente et humaine.
Centralisation des opérations financières pour une cohérence documentaire optimale
Quand il s’agit de tenir les rênes de vos opérations financières, rien ne vaut une centralisation à toute épreuve. La GED fait exactement cela : elle rassemble toutes vos données financières, des factures de vente aux bons de commande, en passant par les notes de frais et bien plus encore. Avec elle, vos données financières ne sont pas juste stockées ; elles sont organisées et prêtes à l’emploi, le tout en temps réel.
Votre comptable a besoin de valider les dépenses ? Pas de souci, tout est là, dans le système, trié et à jour. Votre équipe commerciale veut jeter un œil aux dernières factures ? Elles sont déjà dans la GED, facilement accessibles. Et parce que la GED s’intègre avec vos outils métiers (ERP, SIRH, etc), ces données ne sont pas juste centralisées ; elles sont vivantes, respirant au rythme de vos opérations quotidiennes.
C’est cette intégration qui fait que votre GED n’est pas une simple archive, mais un tableau de bord dynamique qui vous donne le contrôle total. Vous avez une vision claire et actuelle de vos finances, chaque minute de la journée. Une gestion sans faille, qui fait gagner du temps à tous et qui rend votre entreprise non seulement plus réactive, mais aussi plus humaine.
Respect des réglementations de numérisation des frais professionnels
La GED veille également au respect des réglementations en matière de numérisation des frais professionnels. Depuis 2017, les justificatifs numériques ont la même valeur légale que leurs versions papier, à condition de respecter certaines règles précises, comme : l’enregistrement au format PDF, la signature électronique et archivage pendant 10 ans minimum.
Avec la GED, ces exigences sont intégrées directement dans votre flux de travail. Vos employés peuvent numériser leurs justificatifs de frais – qu’il s’agisse de notes de frais kilométriques ou de tickets de restaurant – et les enregistrer immédiatement au format conforme. Cela signifie que plus jamais vous n’aurez à trier des piles de papiers chiffonnés qui encombrent le bureau de vos comptables.
Cette dématérialisation simplifie le processus de rapprochement comptable, et garantit également que tous les documents sont archivés selon les normes légales. En cas de problème ou de litige, vous aurez toujours une copie numérique conforme et accessible en un instant. La GED vous offre ainsi une tranquillité d’esprit inestimable, assurant que votre entreprise reste en règle tout en allégeant la charge administrative quotidienne.
En savoir plus :
La puissance stratégique de la GED pour augmenter le Retour sur Investissement (ROI)
Réduction de l’empreinte écologique grâce à la gestion numérique
La gestion électronique des documents contribue grandement à la réduction de l’empreinte écologique de votre entreprise. Selon une étude de Serda Conseil, l’archivage numérique présente un impact environnemental nettement inférieur à celui de son équivalent papier. Par exemple, le stockage de 1 Mo de données dans un système d’archivage électronique (SAE) sur cinq ans génère seulement 0,8 g de CO2, contre 54 g pour l’archivage papier.
En utilisant la GED, vous optez pour une méthode qui réduit significativement les émissions de CO2 liées au traitement et au stockage de vos frais professionnels et l’ensemble de documents. Pour en savoir plus sur les avantages écologiques de la GED, consultez notre article complet ici : Comment l’archivage numérique réduit l’empreinte de carbone ?
Passer à la GED, c’est faire un choix pertinent pour l’efficacité de votre organisation tout en adoptant une stratégie respectueuse de l’environnement.
Notre solution notes de frais associée à la GED vous permet :
- Numérisation complète et gestion électronique des notes de frais : Le processus complet, de la saisie au remboursement, est numérisé. Le système Open Bee transforme les justificatifs papier en données numériques, permettant de se débarrasser des copies physiques et de dématérialiser l’archivage.
- Automatisation et validation des flux de remboursement : les notes de frais sont acheminées automatiquement vers la comptabilité pour un traitement rapide. La saisie des justificatifs s’intègre sans friction aux processus métiers existants, fluidifiant ainsi la gestion financière.
- Règles de gestion des dépenses simplifiées : Open Bee applique automatiquement les politiques de dépenses de l’entreprise, assurant une gestion transparente et sans erreurs, grâce à des protocoles bien définis.
- Archivage normatif et sécurité renforcée : Le module de coffre-fort numérique d’Open Bee confirme que les documents numérisés sont conservés en respectant les exigences légales et réglementaires.
- Accessibilité et flexibilité : La solution Open Bee est disponible en tout lieu, à tout instant, nécessitant seulement une connexion internet. Cette accessibilité améliore considérablement la gestion des dépenses à l’échelle de l’entreprise.