L’application Note de frais s’intègre dans la GED
Une solution simple et automatisée
qui centralise vos notes de frais et vous débarrasse du papier
Dématérialisez la gestion de vos notes de frais en toute sérénité
L’application des notes de frais facilite la gestion des dépenses professionnelles
- Une interface utilisateur intuitive : notre application est conçue pour offrir une expérience fluide et agréable aux utilisateurs de tous niveaux
- Personnalisation : notre solution peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez définir des politiques de dépenses, des catégories personnalisées et des flux d’actions d’approbation adaptés à votre structure organisationnelle.
- Sécurité des données : chez Open Bee, la sécurité des données est au centre de nos priorités. Notre solution utilise des protocoles de sécurité avancés pour protéger vos informations sensibles, assurant ainsi la confidentialité et l’intégrité de vos données.
Il ne s’agit pas seulement d’une application, le module notes de frais s’intègre dans une solution globale de dématérialisation de vos processus métiers et documentaires vous permettant de communiquer avec l’ensemble des équipes de votre entreprise.
Avec la GED Open Bee, faites un pas de géant dans votre transformation digitale et débarrassez-vous enfin de vos reçus papier.
Envoyez et transmettez en temps réel au service comptabilité
Les notes de frais sont saisies et validées en un rien de temps pour un remboursement rapide. Les politiques de dépenses sont transparentes et appliquées sans effort.
Fini les justificatifs papiers qui se perdent
Vos tickets de caisse et vos reçus peuvent enfin être jetés ou détruits. La solution est accessible en tout lieu et à tout moment (une connexion internet suffit !)
Sécurisez vos documents professionnels
Les données sont centralisées dans un seul espace sécurisé et les dépenses des collaborateurs sont suivies et organisées avec plus de précision.
Les fonctionnalités clés du module notes de frais
L’automatisation et la centralisation de vos notes de frais
- Capturez les justificatifs au format papier avec une simple photo depuis l’application mobile,
- Saisissez des multiples dépenses à partir d’un seul justificatif
- Importez les notes de frais déjà au format électronique directement dans notre plateforme,
- Bénéficiez de technologies de reconnaissance et d’algorithmes de déduction avancés pour extraire les informations utiles des justificatifs scannés,
- Consolidez vos dépenses saisies en une seule note de frais selon la période ou le projet concerné,
- Calculez automatiquement vos indemnités kilométriques selon le barème établi par l’URSSAF,
- Automatisez la déduction de la TVA,
- Personnalisez vos catégories et vos plafonds de dépenses propres aux politiques de votre entreprise,
- Gérez votre flotte de véhicules professionnels et permettez à vos équipes d’en faire autant !
Assurez-vous d’être en conformité
Une simple intégration avec les solutions existantes
- Conservez durablement les notes de frais dans un espace sécurisé avec un classement intelligent et automatisé,
- Respectez l’archivage à vocation probatoire conformément à la législation en vigueur et débarrassez-vous des originaux papier.
- Elle permet de dématérialiser la saisie et d’avoir une reconnaissance instantanée des dépenses, jusqu’à l’intégration des écritures dans le logiciel comptable, pour un traitement simplifié et un remboursement plus rapide.
Toute la puissance de la GED avec la note de frais
La gestion dynamisée des notes de frais dans la plateforme
- La capture de vos reçus : Suivez en temps réel la transmission de vos documents, mettez en place un workflow de validation automatisé avec un suivi en temps réel.
- La saisie et la reconnaissance : vos informations se saisissent automatiquement dans les champs, vos notes de frais se classent dynamiquement dans la GED.
- Le contrôle et la validation : analysez dynamiquement vos dépenses suivant les tableaux de bord présentés
- L’intégration comptable : export comptable synchronisé dans votre progiciel métier (Configurateur flexible pour l’export comptable et cinq formats préconfigurés).
- L’archivage sécurisé : avec un archivage à vocation probatoire conforme à la législation en vigueur.
Cachet Électronique : l’intégrité de vos justificatifs
Notre solution dédiée à la gestion des notes de frais intègre le cachet électronique, renforçant significativement la fiabilité de vos justificatifs de dépenses. Ce sceau numérique certifie l’authenticité et la conservation intègre de chaque document, assurant ainsi conformité et clarté dans vos processus financiers.
Une question sur la solution note de frais ?
Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café !
Consultez notre documentation
- Dématérialisation des notes de frais
Cette fiche produit relative à la dématérialisation notes de frais facilite la gestion électronique des dépenses professionnelles
- Accélérez la signature de vos documents
Tous les éléments à connaitre concernant la signature électronique. Une étape clé de la transformation digitale des entreprises…
- L’intranet d’entreprise en toute mobilité
Dans cette fiche retrouvez les éléments clés de l’intranet documentaire, plateforme idéale pour partager des fichiers entre collaborateurs
FAQ Note de frais
Comment fonctionne l’application note de frais ?
La notes de frais Open Bee, disponible en versions web et mobile, offre aux collaborateurs un outil intuitif pour gérer les dépenses professionnelles. En prenant en photo les reçus et en les téléchargeant dans l’application, les détails de chaque dépense sont automatiquement détectés et remplis par la solution. Ces données sont ensuite synchronisées avec le système GED Open Bee pour un traitement et une approbation optimisés.
Comment se faire rembourser une note de frais ?
Les collaborateurs peuvent soumettre facilement leurs dépenses depuis n’importe quel périphérique : ordinateur, tablette ou smartphone, permettant au service comptabilité de les traiter plus efficacement. La note de frais est par la suite envoyée pour révision et approbation aux personnes concernées dans votre entreprise suivant le circuit de validation mis en place. Ce processus de remboursement accélère la prise en charge des notes de frais et garantit une gestion transparente et efficace des dépenses professionnelles réalisées.
Comment gérer les notes de frais ?
Grâce à l’application notes de frais et son intégration avec la GED Open Bee les collaborateurs peuvent rechercher et consulter toutes leurs dépenses en un seul endroit, les trier par date, par catégorie ou par statut d’approbation. Les superviseurs ont également la possibilité d’accéder aux dépenses pour les approuver ou les rejeter, et les données peuvent être exportées pour une analyse plus détaillée ou pour en faire la comptabilité.
Est-il possible de se défaire des justificatifs papier après leur numérisation dans Open Bee ?
La numérisation et l’archivage de documents tels que les dépenses, notes de frais et pièces justificatives dans Open Bee sont conçus pour empêcher toute suppression pendant la durée de conservation légale. Un cachet électronique est automatiquement ajouté à chaque document numérisé, ce qui confère une valeur légale aux fichiers numériques et rend possible l’élimination des versions papier, en accord avec la législation actuelle.
Avec quels logiciels comptables/ERP s’intègre la solution Note de Frais ?
La solution Open Bee Note de Frais s’intègre avec tous les logiciels comptables/ERP tiers grâce à un configurateur de format d’export comptable, permettant de personnaliser le format souhaité. Des formats pré-embarqués sont également disponibles pour les logiciels suivants :
• Sage 100c
• Divalto
• CEGID Business
• CEGID Quadratus
• EBP Compta
Est-il possible de scinder les tickets pris en lot ou sur une seule photo ?
Il est désormais possible de scinder les dépenses d’un seul ticket grâce à la fonctionnalité « Diviser la dépense », qui permet de créer plusieurs dépenses à partir d’un même justificatif pour une gestion optimisée. Lorsque plusieurs tickets doivent être saisis, il convient de prendre une photo par justificatif.
Comment sont gérés les dépassements de plafond ?
Le collaborateur qui saisit la note de frais peut saisir manuellement un dépassement, une alerte indique que le montant est dépassé et le champ « commentaire » de la dépense devient obligatoire pour que le collaborateur justifie le dépassement. Pour le collaborateur qui valide la dépense concernée par ce dépassement est notifiée et la personne en charge de la validation doit cliquer sur cette dépense affichant une boite de dialogue avec une case à cocher pour confirmer le dépassement. La tâche ne peut pas être validée tant que la dépense en question n’a pas été vérifiée.
Comment sont gérés les frais kilométriques dans le module Note de frais ?
Chaque frais kilométrique est associé à un véhicule déclaré sur le profil de l’utilisateur. Lorsqu’une saisie de frais kilométrique est réalisée, la solution calcule automatiquement la somme des kilomètres réalisés sur la période afin d’appliquer automatiquement le tarif de remboursement mis en place par l’URSSAF ou les tarifs personnalisés et pratiqués par l’entreprise.
A découvrir également
Recevez la BeeLetter
Inscrivez-vous et recevez en exclusivité les dernières informations sur l’actualité de la dématérialisation et de la gestion d’Information.