Dématérialisation des notes de frais
Les cas d'usage

L’application Note de frais qui s’intègre dans la GED

Une solution simple et automatisée
qui centralise vos notes de frais et vous débarrasse du papier

Dématérialisez la gestion de vos notes de frais en toute sérénité

L’application des notes de frais facilite la gestion des dépenses professionnelles

  • Une interface utilisateur intuitive : notre application est conçue pour offrir une expérience fluide et agréable aux utilisateurs de tous niveaux
  • Personnalisation : notre solution peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez définir des politiques de dépenses, des catégories personnalisées et des flux d’actions d’approbation adaptés à votre structure organisationnelle.
  • Sécurité des données : chez Open Bee, la sécurité des données est au centre de nos priorités. Notre solution utilise des protocoles de sécurité avancés pour protéger vos informations sensibles, assurant ainsi la confidentialité et l’intégrité de vos données.

Il ne s’agit pas seulement d’une application, le module notes de frais s’intègre dans une solution globale de dématérialisation de vos processus métiers et documentaires vous permettant de communiquer avec l’ensemble des équipes de votre entreprise.
Avec la GED Open Bee, faites un pas de géant dans votre transformation digitale et débarrassez-vous enfin de vos reçus papier.

note de fais

Envoyez et transmettez en temps réel au service comptabilité

Fini les justificatifs papiers qui se perdent

Sécurisez vos documents professionnels

Les notes de frais sont saisies et validées en un rien de temps pour un remboursement rapide. Les politiques de dépenses sont transparentes et appliquées sans effort.

Vos tickets de caisse et vos reçus peuvent enfin être jetés ou détruits. La solution est accessible en tout lieu et à tout moment (une connexion internet suffit !)

Les données sont centralisées dans un seul espace sécurisé et les dépenses des collaborateurs sont suivies et organisées avec plus de précision.

Note de frais -GED
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Les fonctionnalités clés du module notes de frais

L’automatisation et la centralisation de vos notes de frais

  • Capturez les justificatifs au format papier avec une simple photo depuis l’application mobile,
  • Importez les notes de frais déjà au format électronique directement dans notre plateforme,
  • Bénéficiez de technologies de reconnaissance et d’algorithmes de déduction avancés pour extraire les informations utiles des justificatifs scannés,
  • Consolidez vos dépenses saisies en une seule note de frais selon la période ou le projet concerné,
  • Calculez automatiquement vos indemnités kilométriques selon le barème établi par l’URSSAF,
  • Automatisez la déduction de la TVA,
  • Personnalisez vos catégories et plafonds de dépenses propres aux politiques de votre entreprise,
  • Gérez votre flotte de véhicules professionnels et permettez à vos équipes d’en faire autant !

Assurez-vous d’être en conformité

  • Conservez durablement les notes de frais dans un espace sécurisé avec un classement intelligent et automatisé,
  • Respectez l’archivage à vocation probatoire conformément à la législation en vigueur et débarrassez-vous des originaux papier.

Une simple intégration avec les solutions existantes

Elle permet de dématérialiser la saisie et d’avoir une reconnaissance instantanée des dépenses, jusqu’à l’intégration des écritures dans le logiciel comptable, pour un traitement simplifié et un remboursement plus rapide.

Toute la puissance de la GED avec la note de frais

La gestion dynamisée des notes de frais dans la plateforme

  1. La capture de vos reçus : Suivez en temps réel la transmission de vos documents, mettez en place un workflow de validation automatisé avec un suivi en temps réel.
  2. La saisie et la reconnaissance : vos informations se saisissent automatiquement dans les champs, vos notes de frais se classent dynamiquement dans la GED.
  3. Le contrôle et la validation : analysez dynamiquement vos dépenses suivant les tableaux de bord présentés
  4. L’intégration comptable : export comptable synchronisé dans le votre progiciel métier .
  5. L’archivage sécurisé : avec un archivage à vocation probatoire conforme à la législation en vigueur.
gestion note de frais
ged rh

Votre travail administratif simplifié

Une plateforme innovante conçue pour simplifier et optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles. Avec notre solution, vous pouvez dire adieu aux tracas administratifs liés aux notes de frais et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre entreprise.

Vous avez besoin d’informations complémentaires ?

Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café !

Demande de contact

Comment fonctionne l’application note de frais ?

La notes de frais Open Bee, disponible en versions web et mobile, offre aux collaborateurs un outil intuitif pour gérer les dépenses professionnelles. En prenant en photo les reçus et en les téléchargeant dans l’application, les détails de chaque dépense sont automatiquement détectés et remplis par la solution. Ces données sont ensuite synchronisées avec le système GED Open Bee pour un traitement et une approbation optimisés.

Comment se faire rembourser une note de frais ?

Comment gérer les notes de frais ?

Consultez notre documentation

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