La dématérialisation des notes de frais gérée par la GED
Les dépenses professionnelles, notamment liées aux déplacements, engendrent de nombreux frais : repas, nuits d’hôtel ou bien encore indemnités kilométriques. Et qu’on se le dise les tickets papiers, c’est la pagaille : tickets qui s’entassent, s’abîment ou se perdent ! Saviez-vous qu’en moyenne, un collaborateur génère 7 tickets par mois ? Il devient donc essentiel de conserver une trace de toutes les dépenses engagées.
Dans cette vidéo, découvrez en images le module notes de frais Open Bee, intégré dans une solution globale de gestion documentaire et d’automatisation des processus métiers (BPA). Et comment celle-ci vous permet d’envoyer instantanément vos justificatifs en validation, accélérant considérablement leur traitement et le processus de remboursement.
Comment gérer ses notes de frais professionnels ?
Les fonctionnalités clés de l’application notes de frais d’Open Bee
Une solution personnalisable à l’image de l’entreprise
Des plafonds de dépenses sont accordés, et des catégories de frais spécifiques sont mises en place pour l’entreprise. La solution offre la possibilité d’intégrer la politique de dépenses de l’entreprise, y compris la personnalisation du barème kilométrique. Les règles établies par l’entreprise sont aisément applicables par le service comptabilité, et les comptes de charges associés sont respectés en toute simplicité. L’application permet également aux collaborateurs d’enregistrer leurs propres véhicules et de saisir leurs frais kilométriques.
Dématérialisez la gestion de vos notes de frais en toute sérénité
Une gestion électronique des dépenses professionnelles optimisée
En utilisant l’application mobile Open Bee, chaque salarié prend instantanément en photo les reçus et crée pour chaque dépense une note de frais dédiée. Il a aussi la possibilité d’importer une image depuis la galerie, pour l’associer à une note de frais existante ou d’en créer une nouvelle. Fini les formulaires papiers et les demandes de remboursement fastidieuses, tout est accessible depuis un smartphone (une simple connexion internet suffit) !
Une capture intelligente pour des données précises
C’est une fois que les tickets sont importés dans l’application, que la solution de capture intelligente entre en jeu. Elle reconnaît automatiquement les informations essentielles, telles que la date, les montants, le taux de TVA, la catégorie et la devise. Cela permet de garantir que toutes les informations nécessaires sont correctement enregistrées. Il est possible de corriger les données identifiées et d’ajouter, si besoin, un commentaire destiné à la personne responsable de la validation.
Un processus de validation simplifié
Par la suite, toutes les dépenses sont consolidées dans une note de frais qui peut être envoyée dynamiquement pour validation. Lorsqu’une note de frais est reçue, une notification est générée au responsable de la validation (comptable), qui peut alors vérifier chaque dépense ainsi que le compte de charge associé. Il est possible, en cas de dépassement ou d’incohérence dans la saisie de la note de frais, de l’accepter ou de la refuser. Une fois celle-ci validée, les écritures comptables sont automatiquement générées et exportées, déclenchant ainsi l’étape de remboursement.
En savoir plus : Les 10 avantages de gérer les frais professionnels dans la GED
Note de frais dématérialisée : quels avantages ?
Une meilleure visibilité des dépenses
Avec le module notes de frais d’Open Bee, vous optimisez la gestion des notes de frais et vous assurez une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise. Les statuts de remboursement peuvent être facilement suivis, offrant une vision claire de toutes les dépenses engagées. Les calculs laborieux et les dossiers papier éparpillés font désormais partie du passé. L’aperçu précis de l’ensemble des dépenses est proposé par le module. Ceci permet de mieux contrôler le budget, tout en appliquant de manière transparente les politiques de dépenses auprès des collaborateurs. La communication devient fluide entre les différents acteurs du processus.
Réduction des risques d’erreurs et de fraudes
En dématérialisant la gestion des notes de frais, les risques d’erreurs et de fraudes liés à la gestion manuelle sont considérablement réduits. Grâce à l’utilisation de la capture intelligente et de la validation en ligne, les risques d’erreurs de saisie et de manipulations frauduleuses sont minimisés. De plus, toutes les données sont stockées de manière sécurisée dans la plateforme globale de gestion documentaire, ce qui garantit la confidentialité et l’intégrité des données financières.
Réduction sur les coûts de traitement manuel
En adoptant la solution note de frais Open Bee, les coûts liés au traitement manuel des notes de frais sont également réduits. Les tâches répétitives et chronophages sont automatisées, permettant ainsi à l’équipe comptable de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, la dématérialisation des justificatifs papier permet de se conformer à la législation tout en se débarrassant de l’encombrement physique des documents. Grâce à la dématérialisation, les employés peuvent effectuer leurs demandes de remboursement de manière électronique, évitant ainsi les retards supplémentaires. Fini la corvée de déclarer ses dépenses professionnelles.
Simplification de la gestion des notes de frais
Pour simplifier la gestion des notes de frais, optimiser le suivi des dépenses et réduire les coûts liés au traitement manuel, la solution Open Bee est idéale. Grâce à sa plateforme intuitive, les notes de frais peuvent être rapidement envoyées dans des circuits de validation simples ou complexes. De plus, la capture intelligente des informations offre une meilleure visibilité sur les dépenses. Les processus manuels inefficaces, sources d’erreurs, ne sont plus nécessaires.
Par ailleurs, le logiciel notes de frais peut s’intégrer à d’autres modules de la plateforme globale Open Bee, tels que le coffre-fort électronique. Cette intégration permet de regrouper toutes les informations et les documents liés aux notes de frais au sein d’un même environnement sécurisé. Elle permet ainsi de centraliser et de protéger les documents liés aux dépenses professionnelles, simplifiant ainsi les processus de traitement et assurant une conformité optimale aux réglementations en vigueur.
Archivage et le cachet serveur
La conservation des justificatifs joue un rôle essentiel dans ce processus.
Il convient de souligner que la réglementation impose des délais stricts pour la conservation des pièces comptables, telles que les justificatifs de notes de frais qui sont des factures. Le Livre des Procédures Fiscales (LPF) précise que les justificatifs doivent être conservés pendant au moins 6 ans. De plus, l’article L 123-22 du Code du commerce prévoit une durée obligatoire minimum de conservation de 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice au cours duquel les pièces ont été comptabilisées.
La solution Open Bee de dématérialisation de notes de frais propose la fonction d’archivage numérique à valeur probatoire, permettant aux entreprises de se conformer à ces exigences légales pendant toute la période requise. Cette solution autorise la destruction des originaux papier, car elle est conforme aux articles L 102B et L102B2 du Livre des Procédures Fiscales.
Outre la conformité, l’utilisation d’un cachet serveur présente un atout supplémentaire en matière de sécurité et d’authenticité. Ce dispositif permet d’apposer une signature électronique sur les justificatifs, assurant ainsi l’intégrité des documents dans le temps. Grâce à cette mesure de sécurité de haut niveau, les risques d’altération frauduleuse sont considérablement réduits, renforçant ainsi la fiabilité des pièces comptables.
En conclusion, la dématérialisation des notes de frais s’avère être une solution incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs dépenses professionnelles. En plus d’optimiser les processus, la solution simplifie les audits internes et externes, et facilite la conformité aux exigences légales de conservation des pièces comptables, tout en garantissant la fiabilité des informations présentées lors d’un audit. La dématérialisation représente ainsi un levier essentiel pour une gestion transparente, efficiente et responsable des dépenses professionnelles au sein des entreprises, contribuant ainsi à renforcer leur image de marque et leur crédibilité financière.
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